Administrative Assistant

Standort: Basel, BS, CH

Über Idorsia Pharmaceuticals Ltd
Idorsia hat ein hochqualifiziertes Team von Fachleuten, das alle Disziplinen vom Labor bis zum Patienten abdeckt; QUVIVIQ™ (daridorexant), eine andere Art der Behandlung von Schlaflosigkeit mit dem Potenzial, dieses wachsende öffentliche Gesundheitsproblem zu revolutionieren; starke Partner zur Maximierung des Wertes unseres Portfolios; eine vielversprechende interne Entwicklungspipeline; und eine spezialisierte Arzneimittelentdeckungsmaschine, die sich auf kleine Moleküle konzentriert, die das Behandlungsschema für viele Patienten ändern können.

Wir suchen einen hochproaktiven und einfallsreichen Administrative Assistant, der als vertrauenswürdiger Partner für den Leiter der technischen Operationen, das TechOps-Führungsteam und die breitere TechOps-Organisation fungiert. Der erfolgreiche Kandidat wird eine Vielzahl von administrativen und operativen Aktivitäten übernehmen, Bedürfnisse antizipieren, Probleme unabhängig lösen und zum reibungslosen Tagesgeschäft der Abteilung beitragen.

Aufgaben

• Als vertrauenswürdiger Partner für den Leiter von TechOps und das TechOps-Führungsteam agieren, proaktive administrative und organisatorische Unterstützung bieten und Bedürfnisse antizipieren.
• Unabhängig eine Vielzahl von administrativen Aktivitäten der Abteilung verwalten und priorisieren, um eine effektive Nachverfolgung und reibungslose Abläufe sicherzustellen.
• Offene Aktionen überwachen und rechtzeitige Nachverfolgung mit internen und externen Stakeholdern sicherstellen.
• Lücken und Ineffizienzen in administrativen Prozessen identifizieren und praktische Verbesserungen vorschlagen.
• Agenden vorbereiten, Besprechungsmaterialien koordinieren und Protokolle für die Sitzungen des TechOps-Führungsteams erstellen.
• Das Organigramm von TechOps, Mailinglisten und SharePoint-Zugriffsrechte pflegen.
• Reisevorbereitungen für den Leiter von TechOps und andere Mitglieder der Abteilung organisieren, falls erforderlich.
• Das Budget der Abteilung verfolgen und regelmäßige Übersichten über Ausgaben, einschließlich Reise-, Schulungs- und Cateringkosten, bereitstellen.
• Als Facility Management Koordinator fungieren, mit dem Site Management kommunizieren, um Büroflächenanforderungen vorherzusehen und die Bürozuweisung mit dem Leiter von TechOps zu koordinieren. Eingehende und ausgehende Post verwalten und die Verfügbarkeit von Büromaterialien sicherstellen.
• Die rechtzeitige Kommunikation relevanter Informationen innerhalb der Abteilung sicherstellen.
• Interne und externe Meetings organisieren, einschließlich Raumreservierungen, Logistik und Empfang von Besuchern. Abteilungs- und Teamevents koordinieren.
• Interviews in Abstimmung mit HR und externen Partnern koordinieren und planen.
• Line Manager bei der Einarbeitung und dem Austritt von Mitarbeitern unterstützen, einschließlich der Koordination von IT-Ausrüstung und damit verbundenen administrativen Aktivitäten.
• Vertragsabläufe und die Sammlung elektronischer Unterschriften koordinieren, einschließlich der Verwaltung von Adobe Acrobat Sign.
• Die Ablage von Rechtsdokumenten verwalten und mit der Rechtsabteilung bezüglich Archivierung und Nachverfolgung kommunizieren.
• Administrative Unterstützung für TechOps-Teams bei der Vorbereitung und Formatierung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) leisten.

Anforderungen

• Relevante Qualifikation in Managementassistenz, Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Bereich, kombiniert mit mehreren Jahren Erfahrung in der Unterstützung einer Abteilung, Division oder eines leitenden Angestellten in einem internationalen Umfeld.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder Abteilungsleitern in einem schnelllebigen Umfeld.
• Hochgradig autonom, einfallsreich und selbstmotiviert, mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Aktivitäten ohne enge Aufsicht zum Abschluss zu bringen.
• Starke organisatorische und problemlösende Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, in unklaren Situationen Prioritäten zu setzen und mehrere konkurrierende Anforderungen zu managen.
• Starkes Verantwortungsbewusstsein und Eigenverantwortung, kombiniert mit einer proaktiven und serviceorientierten Denkweise.
• Ausgezeichnete Detailgenauigkeit und ein zuverlässiger, strukturierter Arbeitsstil. Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, effektiv über Funktionen und Hierarchieebenen hinweg zusammenzuarbeiten.
• Ausgezeichnete Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift. Deutsch und/oder Französisch wären von Vorteil.
• Gute Kenntnisse der Microsoft Office-Anwendungen, einschließlich Word, Outlook, PowerPoint und Visio.
• Mindestens fünf Jahre relevante Erfahrung in der Finanzadministration, im Einkauf und/oder im Bestandsmanagement.
• Erfahrung mit Coupa und SAP S/4HANA wäre von Vorteil.
• Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch im Team effektiv zu arbeiten, auch unter Druck.
• Fundiertes Urteilsvermögen im Umgang mit sensiblen Informationen und nachgewiesene Fähigkeit, strikte Vertraulichkeit zu wahren.
• Erfahrung in der Pharmaindustrie wäre von Vorteil.
• Grundlegendes Verständnis eines GxP-Umfelds und relevanter pharmazeutischer Vorschriften, einschließlich EudraLex Band 4, wäre von Vorteil.

Arbeitsort: Basel Area

Land: Schweiz

Bereich: Technische Operationen

Arbeitszeit: Vollzeit

Art der Anstellung: Unbefristet

Job-ID: 4828

Idorsia setzt sich für die Förderung von Respekt, Fairness und Chancengleichheit für alle Bewerber und Mitarbeiter ein.

Bitte beachten Sie, dass Ihre Anstellung, falls Sie für diese Position ausgewählt werden, einem Hintergrundprüfungsprozess unterliegt, über den Sie zu gegebener Zeit detaillierter informiert werden.