Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung und koordiniere interne Abläufe im Office Management.
- Unternehmen: Modernes Familienunternehmen in Berlin mit über 6.000 qm Fläche.
- Vorteile: Kaffee- und Barista-Kurse, Sommerfeste und frische Leckereien im hauseigenen Coffeeshop.
- Weitere Informationen: Zentrale Rolle mit Gestaltungsspielraum und klaren Prozessen.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse und arbeite in einem unterstützenden Team.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office Management erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Wir suchen eine verlässliche, gewissenhafte Persönlichkeit für unser Office Management – jemanden, der unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt, interne Abläufe zuverlässig koordiniert und als ruhiger Dreh- und Angelpunkt für das gesamte Team da ist.
- Office Management & Empfang
- Besucherempfang und Gastgeberrolle – Gäste willkommen heißen, Meetingräume vorbereiten, für eine angenehme Atmosphäre sorgen
- Organisation der allgemeinen Büroabläufe, Raumbuchungen und Terminkoordination
- Ansprechpartner:in für interne Anfragen aus dem Team – du bist die erste Anlaufstelle
- Post, Dokumenten- & Buchhaltungsvorbereitung
- Postbearbeitung sowie digitale und physische Ablage von Dokumenten
- Pflege von Dokumentenvorgängen im DMS (ELO)
- Vorbereitung von Rechnungen, Belegen und Vertragsunterlagen für die Buchhaltung
- Lieferanten- & Partnerkommunikation
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und allgemeinem Bedarf
- Ansprechpartner:in für externe Dienstleister und Lieferanten im Tagesgeschäft
- Einholung von Angeboten und Abstimmung bei Verträgen mit externen Partnern
- Assistenz der Geschäftsführung
- Erstellung und Formatierung von Briefen, Antworten und Unterlagen für die Geschäftsführung
- Vorbereitung und Organisation von Besprechungen – Räume, Unterlagen, Gäste
- Unterstützung bei Sonderthemen und Projekten in Zusammenarbeit mit HR und Prokura
- Bewerbungsmanagement (organisatorisch/kommunikativ)
- Terminabstimmung mit Bewerber:innen sowie Versand von Einladungen und Absagen
- Kalendereinträge und enge Abstimmung mit internen Ansprechpartner:innen aus HR
Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder im Empfangsbereich
- Sehr gute Organisationsfähigkeit, hohe Sorgfalt und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
- Diskretion und Verlässlichkeit – du arbeitest eng mit der Führungsebene zusammen
- Freundliches, professionelles Auftreten auch in ruhigen, konzentrierten Situationen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (für GF-Korrespondenz)
- Sicherer Umgang mit Outlook/Kalender, Dokumentenablage und MS Office
- Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (z. B. ELO) von Vorteil
- Hands‑on-Mentalität: du erkennst, was gebraucht wird – und erledigst es einfach
- Offenheit gegenüber digitalen Prozessen und neuen Tools
- Interesse an effizienten, strukturierten Arbeitsabläufen und deren Weiterentwicklung
- Bereitschaft, bestehende Abläufe aktiv mitzudenken und wo möglich zu vereinfachen
- Sicherer Umgang mit moderner Bürosoftware und digitalen Ablagesystemen
Benefits
- Ein modernes, wachsendes Familienunternehmen mit über 6.000 qm in Berlin‑Moabit
- Eine zentrale, verantwortungsvolle Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum
- Klare Prozesse, strukturierte Übergaben und kurze Entscheidungswege
- Kaffee‑, Tee‑ & Barista‑Kurse in unserer eigenen Schule
- Mitarbeiter‑, Familien‑ & Freunde‑Specials
- Pizza‑Tage, Sommerfest & unsere legendäre Brockenfahrt mit dem ganzen Team
- Frische Konditorei‑Leckereien & ein hauseigener Coffeeshop – vom Matcha Latte bis zum Eistee
- Offene Kommunikation, kurze Wege & ein Team, das füreinander da ist
Mitarbeiter:in Office Management & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Arbeitgeber: IFBI GmbH
Unser modernes, wachsendes Familienunternehmen in Berlin-Moabit bietet Ihnen eine zentrale und verantwortungsvolle Rolle im Office Management, in der Sie echten Gestaltungsspielraum haben. Mit klaren Prozessen, kurzen Entscheidungswegen und einer offenen Kommunikation fördern wir eine positive Arbeitsatmosphäre, in der Teamgeist großgeschrieben wird. Genießen Sie zudem zahlreiche Benefits wie Barista-Kurse, Mitarbeiter-Events und frische Leckereien aus unserer hauseigenen Konditorei.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Mitarbeiter:in Office Management & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Messen oder Networking-Events in deiner Branche. So kannst du direkt mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze Social Media zu deinem Vorteil! Plattformen wie LinkedIn sind perfekt, um dich mit anderen Fachleuten zu vernetzen und deine Fähigkeiten zu präsentieren. Teile interessante Inhalte und zeige, dass du in deinem Bereich aktiv bist.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen und überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst. Übe deine Antworten auf häufige Fragen, damit du selbstbewusst auftrittst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So hast du die besten Chancen, gesehen zu werden. Zeige dein Interesse und deine Motivation, Teil unseres Teams zu werden – wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter:in Office Management & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Sei authentisch in deinem Anschreiben und lass uns wissen, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch deine Organisationsfähigkeit!
Pass auf die Details auf!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss. Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen gründlich zu überprüfen. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen – und nicht immer den besten.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei IFBI GmbH vorbereitet
✨Sei gut vorbereitet!
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben im Office Management passen. So kannst du gezielt auf Fragen eingehen und deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Präsentiere deine Organisationsfähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine hervorragenden Organisationsfähigkeiten zeigen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit Büroabläufe koordiniert hast oder wie du mit mehreren Aufgaben gleichzeitig umgegangen bist. Das wird dir helfen, deine Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein zu demonstrieren.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Da du als erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen fungierst, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, wie du freundlich und professionell auf verschiedene Situationen reagierst, insbesondere bei der Begrüßung von Gästen oder der Koordination von Meetings.
✨Sei offen für digitale Tools
Da das Unternehmen Wert auf digitale Prozesse legt, solltest du deine Bereitschaft zeigen, neue Tools und Systeme zu erlernen. Informiere dich über Dokumentenmanagementsysteme wie ELO und sei bereit, darüber zu sprechen, wie du dich in neue Software einarbeiten kannst.
