Mitarbeiter:in Office Management & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Willkommen bei der Berliner Kaffeerösterei. Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und behältst auch dann den Überblick, wenn im Büro gerade alles gleichzeitig passiert? Du magst es, wenn Abläufe funktionieren, Dokumente an der richtigen Stelle landen und Gäste sich vom ersten Moment an gut aufgehoben fühlen – ohne dass du dabei groß im Rampenlicht stehen möchtest? Dann bist du bei uns genau richtig. Wir suchen eine verlässliche, gewissenhafte Persönlichkeit für unser Office Management – jemanden, der unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt, interne Abläufe zuverlässig koordiniert und als ruhiger Dreh- und Angelpunkt für das gesamte Team da ist.

Aufgaben

• Office Management & Empfang
• Besucherempfang und Gastgeberrolle – Gäste willkommen heißen, Meetingräume vorbereiten, für eine angenehme Atmosphäre sorgen
• Organisation der allgemeinen Büroabläufe, Raumbuchungen und Terminkoordination
• Ansprechpartner:in für interne Anfragen aus dem Team – du bist die erste Anlaufstelle
• Post, Dokumenten- & Buchhaltungsvorbereitung
• Postbearbeitung sowie digitale und physische Ablage von Dokumenten
• Pflege von Dokumentenvorgängen im DMS (ELO)
• Vorbereitung von Rechnungen, Belegen und Vertragsunterlagen für die Buchhaltung
• Lieferanten- & Partnerkommunikation
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und allgemeinem Bedarf
• Ansprechpartner:in für externe Dienstleister und Lieferanten im Tagesgeschäft
• Einholung von Angeboten und Abstimmung bei Verträgen mit externen Partnern
• Assistenz der Geschäftsführung
• Erstellung und Formatierung von Briefen, Antworten und Unterlagen für die Geschäftsführung
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen – Räume, Unterlagen, Gäste
• Unterstützung bei Sonderthemen und Projekten in Zusammenarbeit mit HR und Prokura
• Bewerbungsmanagement (organisatorisch/kommunikativ)
• Terminabstimmung mit Bewerber:innen sowie Versand von Einladungen und Absagen
• Kalendereinträge und enge Abstimmung mit internen Ansprechpartner:innen aus HR

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder im Empfangsbereich
• Sehr gute Organisationsfähigkeit, hohe Sorgfalt und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion und Verlässlichkeit – du arbeitest eng mit der Führungsebene zusammen
• Freundliches, professionelles Auftreten auch in ruhigen, konzentrierten Situationen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (für GF-Korrespondenz)
• Sicherer Umgang mit Outlook/Kalender, Dokumentenablage und MS Office
• Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (z. B. ELO) von Vorteil
• Hands-on-Mentalität: du erkennst, was gebraucht wird – und erledigst es einfach
• Offenheit gegenüber digitalen Prozessen und neuen Tools
• Interesse an effizienten, strukturierten Arbeitsabläufen und deren Weiterentwicklung
• Bereitschaft, bestehende Abläufe aktiv mitzudenken und wo möglich zu vereinfachen
• Sicherer Umgang mit moderner Bürosoftware und digitalen Ablagesystemen

Benefits

• Ein modernes, wachsendes Familienunternehmen mit über 6.000 qm in Berlin-Moabit
• Eine zentrale, verantwortungsvolle Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum
• Klare Prozesse, strukturierte Übergaben und kurze Entscheidungswege
• Kaffee-, Tee- & Barista-Kurse in unserer eigenen Schule
• Mitarbeiter-, Familien- & Freunde-Specials
• Pizza-Tage, Sommerfest & unsere legendäre Brockenfahrt mit dem ganzen Team
• Frische Konditorei-Leckereien & ein hauseigener Coffeeshop – vom Matcha Latte bis zum Eistee
• Offene Kommunikation, kurze Wege & ein Team, das füreinander da ist

Wir sind die Berliner Kaffeerösterei – eine Berliner Marke, die für Qualität, Leidenschaft und Handwerk steht. Auf über 6.000 qm vereinen wir Rösterei, Konditorei und Chocolaterie unter einem Dach. Unser Office ist die zentrale Schnittstelle: hier laufen Besuch, Post, interne Abläufe und administrative Themen zusammen. Im Office Management bei uns zu arbeiten bedeutet: Verantwortung übernehmen, Strukturen mitgestalten – und wissen, dass das ganze Haus auf einem zuverlässigen Fundament steht. Wir wachsen weiter – und suchen Menschen, die diesen Weg mitgestalten möchten. Du hast Lust, gemeinsam mit uns durchzustarten? Dann sende uns deine Bewerbung – wir freuen uns, dich kennenzulernen!