Executive Assistant

Job Zusammenfassung

Sind Sie ein hochgradig anpassungsfähiger Profi, der in einer schnelllebigen Umgebung gedeiht, gesundes Urteilsvermögen ausübt und konkurrierende Prioritäten mit Zuversicht verwaltet? Wir laden Sie ein, dem Taste Innovation-Team beizutreten und eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung der nächsten Phase des innovationsgetriebenen Geschäftswachstums durch Führungsermöglichung zu spielen. IFF ist ein globaler Marktführer in den Bereichen Aromen, Düfte sowie Gesundheit und Biowissenschaften. Wir liefern nachhaltige Innovationen, die alltägliche Produkte aufwerten.

In unserer Taste Division entwickeln wir einzigartige, technologiegestützte Aromadesigns, die die Identität von Lebensmittel- und Getränkemarken definieren, Trends in der Aromaforschung prägen und den Markterfolg fördern. In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit dem Vizepräsidenten für Taste Innovation und dem Vizepräsidenten für Innovations- und F&E-Strategie zusammen. Als vertrauenswürdiger Partner und rechte Hand ermöglichen Sie Fokus, Ausrichtung und Ausführung, indem Sie Bedürfnisse antizipieren, Prioritäten verwalten und einen reibungslosen Tagesablauf sicherstellen.

Diese strategisch wichtige Rolle befindet sich im Herzen der Taste Innovation und ermöglicht die Umsetzung einer komplexen globalen Innovationsagenda. Sie werden umfassende administrative und operative Unterstützung für das Kalender-Management, globale Reisen, das Ausgabenmanagement und die Veranstaltungskoordination leisten. In enger Zusammenarbeit mit den Innovationsprogrammleitern und der breiteren Gemeinschaft der Executive Assistants helfen Sie, einen nahtlosen Betrieb sicherzustellen und gleichzeitig die Effektivität der Führung und den Geschäftseinfluss zu stärken. Die Rolle bietet breite Einblicke und Entwicklungsmöglichkeiten, erfordert flexible Arbeitszeiten und ermöglicht bei Bedarf Remote-Unterstützung.

Wo Sie einen Unterschied machen können:

• Komplexe Kalender geschickt verwalten und Terminüberschneidungen mühelos navigieren
• Engagierende Meetings organisieren, indem Sie die perfekten Räume buchen, Teilnehmer koordinieren, köstliches Catering arrangieren und durchdachte Agenden erstellen
• Spannende internationale Reisen planen und die Ausgabenprozesse effizient über SAP Concur abwickeln
• Korrespondenz, Präsentationen und Berichte vorbereiten, verfeinern und verbessern, um Klarheit und Wirkung sicherzustellen
• Klare und zeitnahe Kommunikation im Namen des Executives fördern, Vertrauen und Transparenz aufbauen
• Informierte Entscheidungen mit aufschlussreicher Forschung, Datenanalyse und umfassenden Zusammenfassungen unterstützen
• Wichtige Projekte verfolgen und verwalten, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten und Ergebnisse erzielt werden
• Strategische Verbesserungen vorantreiben, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, während starke, kollaborative Beziehungen gepflegt werden.

Was macht Sie zur richtigen Wahl?

• Abschluss eines Bachelor-Studiums (bevorzugt) oder gleichwertige Berufserfahrung in einem relevanten Bereich.
• Mindestens drei Jahre Erfahrung als persönliche oder Executive Assistant, vorzugsweise in einer komplexen Organisationsstruktur
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft 365-Anwendungen (einschließlich Teams, SharePoint, OneDrive, Excel und PowerPoint); Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
• Nachgewiesene Fähigkeit, komplexe internationale Reisearrangements zu koordinieren und dabei verschiedene Zeitzonen und kulturelle Überlegungen mühelos zu navigieren
• Außergewöhnliche Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten, die in schnelllebigen Umgebungen mit einem proaktiven und lösungsorientierten Ansatz gedeihen
• Komfortabel mit Unklarheiten und anpassungsfähig an sich ändernde Prioritäten und Geschäftsbedürfnisse
• Starke zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, Beziehungen über verschiedene Teams und Standorte hinweg aufzubauen, und versiert im Umgang mit digitalen Tools, die Produktivität und Remote-Zusammenarbeit unterstützen.

Wie Sie sich abheben würden:

• Antizipiert Bedürfnisse proaktiv, bietet Lösungen an, bevor Probleme auftreten, und bleibt stets einen Schritt voraus
• Demonstriert gesundes Urteilsvermögen und Diskretion beim Umgang mit sensiblen Informationen, Interaktionen auf hoher Ebene und konkurrierenden Prioritäten
• Bringt eine kontinuierliche Verbesserungsmentalität mit, optimiert Prozesse, Tools und Workflows zur Steigerung der Effizienz und der Effektivität der Führung.

Warum uns wählen?

• Seien Sie ein wahrer Partner für unsere Führungskräfte, unterstützen Sie komplexe Kalender, Prioritäten und Workflows, die direkt Innovation und F&E auf globaler Ebene unterstützen.
• Seien Sie Teil einer mission-driven Kultur, in der Ihre Arbeit wirklich einen Unterschied macht.
• Genießen Sie wettbewerbsfähige Vergütung und Leistungen, die darauf ausgelegt sind, Ihr Wohlbefinden zu unterstützen.

Wir sind ein globaler Marktführer in Geschmack, Duft und Ernährung und bieten unseren Kunden ein breiteres Spektrum an natürlichen Lösungen und beschleunigen unsere Wachstumsstrategie. Bei IFF glauben wir, dass Ihre Einzigartigkeit unser Potenzial entfaltet. Wir schätzen das vielfältige Mosaik der Ethnizität, Nationalität, Rasse, Alter, Geschlecht oder Veteranenstatus. Wir streben nach einem integrativen Arbeitsplatz, der es jedem unserer Kollegen ermöglicht, sein authentisches Selbst zur Arbeit zu bringen, unabhängig von Religion, Geschlechtsidentität und -ausdruck, sexueller Orientierung oder Behinderung.

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