Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei täglichen Abläufen und sorge für einen reibungslosen Empfang.
- Unternehmen: Renommierte Business School in Genf mit dynamischem Umfeld.
- Vorteile: Unbefristeter Vertrag, Vollzeitstelle und ein inspirierendes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Starte am 1. September und bringe deine Fähigkeiten in einem vielseitigen Job ein.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und entwickle deine Karriere in der Bildung.
- Qualifikationen: Zweisprachigkeit in Französisch und Englisch sowie Erfahrung in der Assistenz.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
IFM, eine Institution mit Sitz in Genf, sucht eine dynamische und organisierte Assistenzkraft zur Verstärkung des Teams. Als Assistenzkraft spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der täglichen Abläufe der Schule und tragen zu deren reibungslosem Funktionieren bei.
WIR SUCHEN FOLGENDES PROFIL
- Alter: 27 bis 37 Jahre
- Schweizer Staatsbürgerschaft oder gültige Arbeitserlaubnis
- Wohnsitz in Genf oder Umgebung
ANFORDERUNGEN
- Zweisprachig (Französisch - Englisch): Niveau C1-C2
- Diplom oder gleichwertiger Abschluss
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Assistenzkraft in einem Dienstleistungsunternehmen oder in der Luxushotellerie
- Ausgezeichnete Fähigkeiten im Zeitmanagement
- Starke Kommunikationsfähigkeit, sowohl mündlich als auch schriftlich
- Beherrschung von Tools wie Microsoft Office 365 Suite und Teams
- Fähigkeit, autonom zu arbeiten, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten
QUALITÄTEN
- Enthusiastisch, dynamisch und freundlich
- Ausgezeichnete Umgangsformen, Sinn für Empfang und persönlichen Service
- Vielseitigkeit sowie Sinn für Seriosität und Stabilität
VERANTWORTUNGSBEREICHE
- Verwaltung laufender Aufgaben, wie Telefonmanagement, Empfang von Besuchern, Erstellung von Dokumenten und Korrespondenzverwaltung
- Unterstützung der Geschäftsleitung, der Teammitglieder und der Dozierenden
- Unterstützung der Studierenden und verschiedener Interessengruppen
- Verwaltung von Kalendern, Organisation von Meetings und internen Veranstaltungen
- Verwaltung von Stundenplänen und Dozierenden
- Erstellung und Aktualisierung verschiedener interner Verfahren
- Inventuren, Bestellungen und Lieferantenbetreuung
- Unterstützung bei der Logistik von Veranstaltungen
- Präzise und organisierte Führung und Aktualisierung von Unterlagen, Dateien und Datenbanken
MODALITÄTEN
- Beginn: 1. September
- Vollzeit: 100%
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
Wenn Sie eine proaktive, vielseitige Person sind, die zu einer renommierten Business School beitragen möchte, ist diese Gelegenheit für Sie geeignet. Schließen Sie sich uns an und bringen Sie Ihre Karriere in einem anregenden Umfeld voran. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Um sich zu bewerben, senden Sie bitte Ihren Lebenslauf mit Foto sowie ein kurzes Anschreiben. Wir werden nur auf Bewerbungen antworten, die über die Plattform eingereicht wurden und dem gesuchten Profil entsprechen.
Empfangs und Verwaltungsassistenz Arbeitgeber: IFM Business School
Die IFM Business School in Genf bietet ein inspirierendes Arbeitsumfeld, das auf Teamarbeit und persönlichem Wachstum basiert. Als Verwaltungsassistent/in haben Sie die Möglichkeit, in einer internationalen Institution zu arbeiten, die Wert auf Vielfalt und exzellenten Service legt. Profitieren Sie von einem unbefristeten Vertrag, flexiblen Arbeitszeiten und der Chance, Ihre Fähigkeiten in einem dynamischen Team weiterzuentwickeln.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Empfangs und Verwaltungsassistenz erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei IFM Business School
Wenn du auf der Website von IFM Business School stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Empfangs und Verwaltungsassistenz mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei IFM Business School erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei IFM Business School vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
