Teamlead (m/w/d) Office Management

Wir gestalten Wandel nachhaltig. Digitalisierung, Energiewende, Mobilität – uns bewegen die Themen der Zukunft. Seit mehr als 30 Jahren gestalten wir komplexe Veränderungsprozesse in Politik, Gesellschaft und Wirtschaft. Dabei kombinieren wir strategische Beratung, moderne Kommunikation und Partizipation. ifok ist Teil der internationalen Cadmus Group und beschäftigt rund 300 Mitarbeiter:innen in Bensheim, Berlin, Düsseldorf, Hamburg, München und Brüssel.

Klingt spannend? Ist es auch. Du möchtest Verantwortung übernehmen und die Organisation unserer Standorte mitgestalten? Dann werde Teil unseres Teams an einem unserer Standorte in Bensheim, Berlin, Düsseldorf oder Hamburg und unterstütze uns mit einer Wochenarbeitszeit von mindestens 70 Prozent beziehungsweise 28 Stunden.

In dieser Position führst du ein engagiertes Team, entwickelst Standards im Office Management weiter und sorgst für reibungslose Abläufe vor Ort und standortübergreifend.

Das sind deine Aufgaben:

• Du führst das Team von Standortmanager:innen und Teamassistenzen, das über vier Standorte verteilt ist. Die Betreuung der kleineren Standorte München und Brüssel erfolgt remote.
• Du stellst Regeln, Standards und Arbeitsprozesse auf, die du stetig weiterentwickelst und deren Einhaltung du überprüfst.
• Du sorgst mit funktionierenden Routinen für einen reibungslosen Ablauf im Office Management.
• In deiner Rolle hast du Schnittstellen zu allen internen Teams, insbesondere HR, IT und Buchhaltung.
• Du arbeitest eng mit unseren Standortleitungen zusammen.
• Das Office Management ist das Gesicht von ifok nach innen und nach außen.
• Du arbeitest auch vertretungsweise operativ im Office Management am Standort mit z.B. bei der Postbearbeitung, Telefonzentrale, Bestellungen, Besuchermanagement, u.a).
• Bei Bedarf sind auch bis zu drei Tage pro Woche am Standort für Dich kein Problem.
• Darüber hinaus initiierst und verantwortest du Sonderprojekte im Office Management.

Das bringst du mit:

• Du hast ein abgeschlossenes Studium, kaufmännische Ausbildung oder Hotelfachausbildung und konntest bereits mehrere Jahre Berufserfahrung sammeln.
• Du hast Erfahrung in der Koordination von dezentralen Teams, sowie Erfahrung in der Konzeption von Standards, Regeln und Arbeitsprozessen.
• Dir macht es Freude, mit und für Menschen zu arbeiten und dafür zu sorgen, dass sie sich in ihrer Arbeitsumgebung wohlfühlen.
• Du packst auch selbst an, wenn es klemmt.
• Deine Arbeitsweise ist selbständig, zuverlässig, und engagiert.
• Flexibles Arbeiten ist für dich möglich und kommt dir sogar entgegen, bei Bedarf ins Büro zu kommen ist für dich kein Problem.
• Du zeichnest dich durch ein großes Organisationstalent und eine hohe Serviceorientierung nach innen und außen aus.
• Du bist kommunikationsstark und hast eine ausgeprägte soziale Kompetenz.
• Die Arbeit mit MS Office gehört für dich zum Alltag und du hast fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du bist bereit, in unregelmäßigen Abständen an unsere Standorte in Bensheim, Berlin, Hamburg, München, Düsseldorf und Brüssel zu reisen.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen beziehungsweise gleichgestellte Menschen im Sinne des SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.