Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte spannende Projekte und unterstütze das Team in der Personaladministration.
- Unternehmen: Innovatives Forschungsinstitut mit modernster Ausstattung und engagiertem Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und umfangreiche Sozialleistungen.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Wissenschaft und Verwaltung in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in Verwaltung oder Büromanagement und Teamfähigkeit.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01.01.2027 oder nach Absprache eine engagierte Person (m/w/d) für den Bereich allgemeine Verwaltung und Personalangelegenheiten.
Beschäftigungsumfang: Teilzeit oder Vollzeit
Beginn: 01.01.2027 oder nach Absprache
Befristung: Unbefristet
Über uns
Wir sind ein innovatives Forschungsinstitut im öffentlichen Bereich und arbeiten an zukunftsweisenden wissenschaftlichen Fragestellungen, welches sich auf innovative Oberflächenanalytik und Lasermikromaterialbearbeitung spezialisiert hat. Mit modernster Ausstattung und einem engagierten Team arbeiten wir an zukunftsweisenden Lösungen für Industrie und Wissenschaft. Unser Ziel ist es, durch innovative Forschung und angewandte Wissenschaft neue Standards in der Oberflächen- und Schichttechnik zu setzen.
Ihre Aufgaben
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten und Korrespondenz
- Personalsachbearbeitung: Betreuung von Einstellungen, Vertragsänderungen und Austritten in Zusammenarbeit mit Personalverantwortlichen
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Gremiensitzungen (Vorstand, Kuratorium, Fachbeiräte)
- Erstellung von Sitzungsunterlagen, Protokollen und Beschlussvorlagen
- Organisatorische Unterstützung bei Veranstaltungen, Workshops und Tagungen
- Pflege und Aktualisierung der Verwaltungsdaten und Ablagesysteme
- Mitarbeit bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Auswertungen
- Allgemeine Büroorganisation und Ablaufoptimierung
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Verwaltung, Büromanagement, Rechtswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in der Verwaltung, idealerweise im öffentlichen Sektor, in Verbänden oder Forschungseinrichtungen
- Kenntnisse in der Personalsachbearbeitung und/oder Erfahrung mit Gremienarbeit von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint)
- Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
- Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohes Maß an Diskretion, Verschwiegenheit und Verantwortungsbewusstsein
- Organisationsgeschick und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu betreuen
- Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
- Englischkenntnisse von Vorteil
Wir bieten Ihnen
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle von Wissenschaft und Verwaltung
- Vergütung nach TV-L sowie alle im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen
- Betriebliche Altersvorsorge über die VBLU
- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (nach Einarbeitung)
- Flexible Arbeitszeitgestaltung zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, z. B. zu Fördermittelrecht, EU-Programmen oder Controlling
- Ein kollegiales, wertschätzendes Team in einem lebendigen Forschungsumfeld
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
Wir begrüßen Bewerbungen aller Menschen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Orientierung. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Für inhaltliche Rückfragen steht Ihnen Frau Tanja Kreitner per Mail an: kreitner (at) ifos.uni-kl.de oder telefonisch unter +49 631 20573 – 3233 gerne zur Verfügung.
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiter (m/w/d) für Verwaltung & Personal Arbeitgeber: Ifos GmbH
Als innovatives Forschungsinstitut im öffentlichen Bereich bieten wir Ihnen eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit, die Wissenschaft und Verwaltung vereint. Unsere flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten fördern die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, während individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten Ihre persönliche und berufliche Entwicklung unterstützen. In einem kollegialen Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen schaffen wir ein wertschätzendes Arbeitsumfeld, das auf Innovation und Zusammenarbeit setzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Mitarbeiter (m/w/d) für Verwaltung & Personal erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Ifos GmbH
Wenn du auf der Website von Ifos GmbH stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Ifos GmbH erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ifos GmbH vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
