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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du unterstützt die Geschäftsführung mit Sekretariats- und Assistenztätigkeiten.
- Arbeitgeber: Das Institut für Rehabilitationsmedizinische Forschung forscht in Rehabilitationswissenschaften und Prävention.
- Mitarbeitervorteile: 29 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und Gesundheitsförderung warten auf dich!
- Warum dieser Job: Werde Teil eines netten Teams und arbeite an spannenden Projekten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Organisationstalent sind gefragt.
- Andere Informationen: Die Stelle ist zunächst befristet für 24 Monate mit Verlängerungsoption.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Wir, das Institut für Rehabilitationsmedizinische Forschung mit Sitz in Bad Buchau, führen Forschungsprojekte auf dem Gebiet der Rehabilitationswissenschaften und der Prävention durch. Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz/Sekretär(in) (w/m/d) in Teilzeit oder Vollzeit, zunächst befristet für die Dauer von 24 Monaten (mit Option auf Verlängerung).
Ihre Aufgaben sind
- Bearbeitung aller anfallenden Sekretariats- und Assistenztätigkeiten
- Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
- Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen sowie Protokollführung
- Koordination und Verwaltung von Drittmittel und Zuwendungen
- Aktenführung und Dokumentenverwaltung sowie Ablage und Wiedervorlage
- Betreuung Internetauftritt
Qualifikationen
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, möglichst mit Berufserfahrung im Assistenz- und/oder Sekretariatsbereich
- schnelle Auffassungsgabe, Kommunikationsfähigkeit sowie Organisationsgeschick
- zuverlässiges und präzises Arbeiten
- Kenntnisse in Buchhaltung und Controlling wären ein Plus
Wir bieten
- einen interessanten und vielfältigen Arbeitsplatz in einem netten Team
- Vergütung analog TVöD
- 29 Tage Jahresurlaub plus zusätzlich 24.12. und 31.12. frei
- flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
- Angebote zur Gesundheitsförderung und Mitarbeiterrabatt in der Adelindis Therme Bad Buchau
- teambildende Veranstaltungen
Noch Fragen? Frau Dr. Lena Tepohl beantwortet sie gerne (+49 7582 800 5101).
Ihre Bewerbung senden Sie bitte per Email (eine PDF-Datei, max. 10 MB) an unsere Institutsleiterin Dr. biol. hum. Lena Tepohl (bewerbung@ifr-ulm.de).
Am Kurpark 1
88422 Bad Buchau
T. +49 (0) 7582 800 5300
F. +49 (0) 7582 800 5301
E. sekretariat@ifr-ulm.de
Assistenz/Sekretär(in) (w/m/d) Arbeitgeber: Ifr Ulm
Kontaktperson:
Ifr Ulm HR Team
bewerbung@ifr-ulm.de
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz/Sekretär(in) (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im Bereich der Rehabilitationswissenschaften oder im Sekretariatsbereich tätig sind. Sie könnten wertvolle Informationen über die Unternehmenskultur und die Anforderungen an die Position haben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über das Institut für Rehabilitationsmedizinische Forschung. Schau dir ihre aktuellen Projekte und Publikationen an, um ein Gefühl für ihre Arbeit zu bekommen. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation während des Gesprächs.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Assistenzposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisationsfähigkeit und Kommunikationsstärke unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Teamfähigkeit. In einem kleinen Team ist es wichtig, dass du dich gut integrieren kannst. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz/Sekretär(in) (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweisen über deine Ausbildung. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Anschreiben verfassen: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Betone deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und deine Erfahrung im Sekretariatsbereich.
E-Mail-Bewerbung: Sende deine Bewerbung als PDF-Datei an die angegebene E-Mail-Adresse. Achte darauf, dass die Datei nicht größer als 10 MB ist und dass du einen klaren Betreff wählst, z.B. 'Bewerbung als Assistenz/Sekretär(in)'.
Nachverfolgung: Falls du nach einigen Wochen keine Rückmeldung erhalten hast, kannst du höflich nach dem Stand deiner Bewerbung fragen. Dies zeigt dein Interesse an der Position und kann einen positiven Eindruck hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ifr Ulm vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich bewältigt hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel Organisation erfordert, sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Veranstaltungen oder Reisen geplant hast. Dies zeigt, dass du die nötigen Fähigkeiten mitbringst.
✨Kommunikationsfähigkeit unter Beweis stellen
Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsfähigkeiten betreffen. Du könntest auch eine Situation beschreiben, in der du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Institution, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den teambildenden Veranstaltungen stellst. Das zeigt, dass du nicht nur an der Stelle, sondern auch am Team interessiert bist.
