Forschung für Frieden und Sicherheit
Das IFSH untersucht die Bedingungen von Frieden und Sicherheit – global, regional, lokal. Aus unterschiedlichen fachlichen Perspektiven analysieren wir die komplexen Herausforderungen von Friedens- und Sicherheitspolitik unter sich fundamental wandelnden Rahmenbedingungen. Dabei verbinden wir wissenschaftliche Grundlagenforschung mit Analysen aktueller sicherheitspolitischer Ereignisse und bieten praxisrelevante Empfehlungen für Politik und Gesellschaft.
Für unser Berliner Büro suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Bürohilfe (m/w/d). Die Arbeitszeit umfasst ca. 10 Stunden pro Woche und wird als geringfügige Beschäftigung (Minijob) vergütet. Der Arbeitsort ist Berlin. Die Stelle ist zunächst für zwölf Monate sachgrundlos befristet. Eine Weiterbeschäftigung nach Ablauf der Befristung ist grundsätzlich möglich.
Das Berliner Büro macht seit 2019 die Forschung des IFSH für Politik und Gesellschaft sichtbar und organisiert regelmäßig Veranstaltungen. Die Bürohilfe unterstützt die Büroleitung und Bürokoordinatorin bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und trägt zu einem reibungslosen Ablauf des Büroalltags bei.
Ihre Aufgaben
- Unterstützung der Büroleitung und Bürokoordinatorin bei der Organisation des Büroalltags und der Bürokommunikation (deutsch/englisch).
- Unterstützung von Besprechungen und Veranstaltungen (Raumvorbereitung, Gästebetreuung- und Bewirtung).
- Organisation des Postein- und -ausgangs.
- Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung und Beschaffungsprozessen (Angebote, Preisvergleiche, Bestellungen) sowie Pflege von Vertrags- und Abrechnungsunterlagen in Abstimmung mit Zentralservices in Hamburg.
- Organisation des Bestands von Büro- und Verbrauchsmaterialien (Schreibwaren, Sanitärartikel).
- Koordination von externen Dienstleistern rund um das Raummanagement (Hausmeister, Handwerker, Lieferanten etc.).
- Unterstützung bei Organisation der IT-Infrastruktur in Abstimmung mit der Bürokoordinatorin und der IT-Abteilung in Hamburg (Beschaffung, unterstützende Wartungs- und Installationsmaßnahmen).
- Organisation der Büro- und Lagerbereiche wie Keller mit Materiallager sowie repräsentativer Empfangsbereich und Konferenzraum.
- Koordination der Raumpflege und kleinerer Instandhaltungsmaßnahmen wie Gießen der Zimmerpflanzen, Kontrolle der allgemeinen Sauberkeit, Pflege und unterstützende Wartungsmaßnahmen E-Geräte Küche.
- Unterstützung bei Umsetzung Raumplanung und -nutzung.
- Übernahme weiterer vergleichbarer Aufgaben rund um unser Büro bei Bedarf.
Ihr Profil
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und grundlegende Englischkenntnisse.
- Sie sind mit den gängigen MS-Office-Anwendungen vertraut (Outlook, Teams, Word, Excel).
- Sie verfügen über grundlegende IT-Kenntnisse und sind im Umgang mit gängigen Bürogeräten sicher (Drucker, Kopierer, Scanner, Telefonanlage).
- Sie haben Freude an wiederkehrenden Aufgaben und die Bereitschaft, sich in hausinterne Abläufe gewissenhaft einzuarbeiten.
- Sie arbeiten selbstständig, gewissenhaft und zuverlässig.
- Sie sind teamfähig und serviceorientiert.
- Sie bringen ein gewisses Maß an zeitlicher Flexibilität mit und sind bereit, nach vorheriger Abstimmung gelegentlich auch bei Veranstaltungen außerhalb der üblichen Bürozeiten zu unterstützen.
- Wünschenswerterweise haben Sie in der Vergangenheit bereits Berufserfahrungen im Büroumfeld gesammelt.
Wir bieten
Neben einem spannenden Arbeitsgebiet in einem dynamischen und hochrelevanten Forschungsumfeld können Sie bei uns folgende zusätzliche Vorteile erwarten:
- Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen unserer IFSH-Personalentwicklung
- Flexible Arbeitszeiten
- Tarifliches Leistungsentgelt in Form einer steuerfreien Sachbezugskarte
Weitere Informationen
Das IFSH hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und ist daher in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Schwerbehinderte werden ausdrücklich aufgefordert sich zu bewerben.
Bitte bewerben Sie sich über unser Karriereportal (ifsh./karriere) mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (inkl. Lebenslauf und kurzem Anschreiben).
Bewerbungsschluss ist der 09. Oktober 2026.
Ansprechpartner:in für Ihre Bewerbung
Für nähere Auskünfte steht Ihnen Theres Klose (ifsh/klose) zur Verfügung.
Bürohilfe (m/w/d) im Berliner Büro (Minijob-Basis) Arbeitgeber: IFSH Jobs
Das IFSH in Berlin bietet eine inspirierende Arbeitsumgebung, die sich der Forschung für Frieden und Sicherheit widmet. Als studentische:r Angestellte:r profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, individuellen Weiterbildungsmöglichkeiten und einer betrieblichen Altersvorsorge. Zudem fördern wir aktiv die berufliche Entwicklung unserer Mitarbeiter:innen und legen großen Wert auf ein diverses und inklusives Arbeitsklima.
