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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei das Gesicht unseres Büros und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Wir sind ein innovatives Unternehmen in Augsburg, das sich auf Produktentwicklung spezialisiert.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, moderne Büros und die Möglichkeit, an spannenden Events teilzunehmen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem kreativen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Büromanagement sind erforderlich.
- Andere Informationen: Teilzeitstelle mit der Möglichkeit, wertvolle Erfahrungen zu sammeln.
Der Office Secretary (m / f / d) wird eine hochmotivierte Person sein, die ein Schlüsselmitglied des Teams in unserem Innovations- und Produktentwicklungsbüro (IPG) ist. In unserem neuen, speziell gebauten Büro in Augsburg werden Sie der erste Ansprechpartner für Besucher des Büros und für das Büropersonal sein, an der Organisation interner und externer Veranstaltungen beteiligt sein und das IPG-Team bei administrativen und sekretariellen Aufgaben sowie anderen ad-hoc-Aufgaben unterstützen.
AUFGABEN UND VERANTWORTUNGEN:
- Verwaltung und Durchführung von Aufgaben im Empfangsbereich, z.B. Begrüßung und Unterstützung von Besuchern, Buchung und Betreuung von Besprechungsräumen sowie Bearbeitung von Lieferungen.
- Erster Ansprechpartner für alle Büromatter, z.B. Versand von Paketen, Bestellung von Büromaterialien, Bearbeitung von Rechnungen.
- Erster Ansprechpartner für unser Immobilienmanagement in allen Angelegenheiten, die das Gebäude und andere Dienstleister betreffen.
- Zentrale Anlaufstelle für Kollegen mit administrativen Fragen.
- Effiziente Verwaltung und Organisation des Büroalltags.
- Management des E-Mail-Verkehrs sowie der internen und externen Telefonkommunikation.
- Unterstützung bei der Organisation, Koordination und Umsetzung interner und externer Veranstaltungen.
- Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, einschließlich Reisekostenabrechnung.
- Verwaltung eines effizienten und gut organisierten Ablagesystems.
- Durchführung von ad-hoc-Aufgaben nach Bedarf.
ERFAHRUNG UND QUALIFIKATIONEN:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Büromanagementassistent.
- Erfahrung im Büromanagement.
- Erfahrener Umgang mit MS Office-Programmen und modernen Kommunikationsmitteln.
- Sichere schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, im Team zu arbeiten.
- Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität.
- Sehr gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit zur Priorisierung.
- Lösungsorientiert.
- Flexibilität und Belastbarkeit.
- Freude an der Arbeit mit Menschen und eine ausgeprägte Serviceorientierung.
Office Secretary - part-time (m / f / d) Arbeitgeber: IGEL Technology
Kontaktperson:
IGEL Technology HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Secretary - part-time (m / f / d)
✨Tip Nummer 1
Nutze Networking-Möglichkeiten, um Kontakte in der Branche zu knüpfen. Besuche lokale Veranstaltungen oder Messen, die sich auf Büroorganisation und Verwaltung konzentrieren, um potenzielle Kollegen und Vorgesetzte kennenzulernen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Unternehmenskultur von StudySmarter. Zeige in Gesprächen, dass du die Werte und Ziele des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst, das Team zu unterstützen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten in einem persönlichen Gespräch zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du erfolgreich Aufgaben priorisiert und verwaltet hast.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Flexibilität und Problemlösungsfähigkeiten betreffen. Überlege dir Situationen, in denen du unter Druck arbeiten musstest und wie du diese Herausforderungen gemeistert hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Secretary - part-time (m / f / d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Erklärung, warum du dich für die Position als Office Secretary interessierst. Betone deine Begeisterung für die Arbeit im Team und deine Motivation, in der Innovations- und Produktentwicklungsabteilung zu arbeiten.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Führe spezifische Erfahrungen und Fähigkeiten auf, die direkt mit den Anforderungen der Stelle übereinstimmen. Erwähne deine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und deine Erfahrung im Büromanagement sowie deine Kenntnisse in MS Office und modernen Kommunikationstools.
Betone deine Kommunikationsfähigkeiten: Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, solltest du deine ausgezeichneten schriftlichen und mündlichen Deutsch- und Englischkenntnisse betonen. Gib Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Kollegen und externen Partnern kommuniziert hast.
Schließe mit einem starken Abschluss: Beende dein Bewerbungsschreiben mit einem positiven und selbstbewussten Abschluss. Drücke deine Vorfreude auf ein persönliches Gespräch aus und danke dem Unternehmen für die Berücksichtigung deiner Bewerbung.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei IGEL Technology vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner Erfahrung im Büro-Management und deinen organisatorischen Fähigkeiten zu beantworten. Überlege dir Beispiele aus der Vergangenheit, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du die erste Anlaufstelle für Besucher und Kollegen bist, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und freundlich kommunizierst. Übe, wie du dich vorstellen und Informationen weitergeben würdest.
✨Demonstriere deine Flexibilität
Erwähne Situationen, in denen du flexibel auf Veränderungen reagiert hast. Arbeitgeber suchen nach jemandem, der in einem dynamischen Umfeld gut zurechtkommt und verschiedene Aufgaben gleichzeitig bewältigen kann.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Zeige dein Interesse an der Firma, indem du Fragen zur Teamdynamik und den Werten des Unternehmens stellst. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch an der Integration ins Team.
