Auf einen Blick
- Aufgaben: Sichere Abrechnung und Vertragsmanagement, Unterstützung bei Projekten und Organisation von Events.
- Unternehmen: IGES Institut, führendes Forschungs- und Beratungsinstitut im Gesundheitswesen.
- Vorteile: Attraktive Bezahlung, unbefristete Anstellung, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Kollegiales Arbeitsumfeld mit guten Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Gestalte deine Karriere in einem dynamischen Umfeld mit flachen Hierarchien und Teamarbeit.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Büro- oder Projektmanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Über uns
Das IGES Institut ist ein führendes, privatwirtschaftliches Forschungs- und Beratungsinstitut für Fragen europäischer Gesundheitssysteme, des Marktzugangs sowie der Gesundheitsversorgung in Deutschland und bildet den Kern der IGES Gruppe. Insgesamt beschäftigt die IGES Gruppe rund 200 Expertinnen und Experten aus den Fachrichtungen Medizin, Wirtschaftswissenschaften, Natur- und Sozialwissenschaften, Pharmazie, Statistik und Informatik. Zur IGES Gruppe gehören Unternehmen an Standorten in sechs Ländern Europas. Seit 2025 ist IGES Teil der Athagoras Gruppe, die verschiedene Beratungsunternehmen für die Lifescience-Branche vereint.
Wir suchen für unseren Bereich Gesundheitsversorgung in Berlin eine Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (20-40h/Woche):
Ihre Aufgaben:
- Sicherstellung eines reibungslosen Abrechnungs- und Vertragsmanagements durch präzise Rechnungserstellung und Prüfung auf Vertragskonformität
- Vorbereitung von Bewerbungen auf öffentliche Ausschreibungen, z. B. über das Deutsche Vergabeportal DTVP, E-Vergabeportal, Subreport-ELViS
- Administrative Mitarbeit in Projekten (z. B. Unterstützung beim Projektcontrolling, bei der Organisation von Datenerhebungen, Vorbereitung von Workshops, Unterstützung bei Recherchen, u. a. auch Korrekturlesen von Berichten)
- Kompetente Unterstützung des Geschäftsführers und seines Teams in allen organisatorischen und administrativen Belangen
- Bürotätigkeiten wie Post- und E-Mail-Bearbeitung, Reise- und Terminkoordination, Empfang von Gästen, Vorbereitung von Meetings, Protokollieren etc.
- Veranstaltungsorganisation von Online- und Offline-Events
Ihre Qualifikation:
- Abgeschlossene (kaufmännische oder verwaltende) Berufsausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungs- oder Rechtsanwaltsfachangestellte oder vergleichbare Ausbildung/Studium)
- Nachgewiesene Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich (Büromanagement, Controlling, Finanzen, Einkauf)
- Berufserfahrung im Office Management, als Assistenz oder in ähnlichen Positionen
- Gute Kenntnisse der MS Office-Programme
- Sicherer Umgang mit WebEx, MS Teams und Zoom sowie erste Erfahrung in Content-Management-Systemen von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine gute Ausdrucksweise
- Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit
Unser Angebot:
- Eine spannende, eigenverantwortlich gestaltbare Tätigkeit
- Angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und einer gewachsenen Arbeitskultur
- Sehr gute Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- Einen sicheren Arbeitsplatz mit einer unbefristeten Festanstellung, einer attraktiven Bezahlung und flexiblen Arbeitszeiten
Kontaktinformation:
Wenn Sie diese Aufgabe reizt, freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und des frühestmöglichen Eintrittstermins über diese Webseite oder über personal@iges.com. Für weiterführende Informationen steht Ihnen Frau Antonia Kunz unter der Rufnummer 030/230 809-211 gern zur Verfügung.
Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) Arbeitgeber: IGES GmbH
Das IGES Institut bietet eine herausragende Arbeitsumgebung in Berlin, die durch ein kollegiales Miteinander und flache Hierarchien geprägt ist. Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, einer unbefristeten Festanstellung sowie umfangreichen Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung. Als Teil der Athagoras Gruppe haben Sie die Chance, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, das sich mit wichtigen Fragen des europäischen Gesundheitswesens beschäftigt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Stelle siehst, zögere nicht, direkt über unsere Webseite zu bewerben. Zeig uns, dass du motiviert bist und bereit, die Initiative zu ergreifen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte in der Branche zu knüpfen. Oft erfährt man durch persönliche Empfehlungen von offenen Stellen, bevor sie veröffentlicht werden.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen und die Branche. Je besser du vorbereitet bist, desto selbstbewusster kannst du auftreten und deine Fähigkeiten präsentieren.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Soft Skills! In der Kaufmännischen Teamassistenz sind Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit gefragt. Mach deutlich, wie du diese Fähigkeiten in deinen bisherigen Positionen eingesetzt hast.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und persönliche Ansprache, um deine Motivation für die Stelle zu verdeutlichen. Erzähl uns, warum du genau bei IGES arbeiten möchtest und was dich an der Position reizt.
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Betone relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die zur Kaufmännischen Teamassistenz passen. Wir lieben es, wenn du uns zeigst, was du kannst!
Zeugnisse nicht vergessen:Füge alle relevanten Zeugnisse und Nachweise bei, die deine Qualifikationen untermauern. Das gibt uns einen besseren Überblick über deine bisherigen Leistungen und Erfahrungen.
Bewerbung über unsere Webseite:Nutze unbedingt unsere Webseite für deine Bewerbung! So stellst du sicher, dass wir alles schnell und unkompliziert erhalten. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei IGES GmbH vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das IGES Institut verschaffen. Schau dir die Webseite an, lies aktuelle Berichte und informiere dich über deren Projekte im Gesundheitswesen. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der kaufmännischen Assistenz unter Beweis stellen. Sei bereit, über deine Erfahrungen im Büromanagement oder bei der Organisation von Veranstaltungen zu sprechen.
✨Präsentiere deine MS Office-Kenntnisse
Da gute Kenntnisse in MS Office für die Position wichtig sind, solltest du während des Interviews darauf eingehen, wie du diese Programme in der Vergangenheit genutzt hast. Vielleicht hast du auch spezielle Funktionen verwendet, die dir bei der Arbeit geholfen haben.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In der Rolle als Teamassistenz ist eine klare Kommunikation entscheidend. Übe, wie du deine Gedanken strukturiert und präzise ausdrücken kannst. Achte darauf, dass du sowohl in Wort als auch in Schrift sicher auftrittst, um deine sehr guten Deutschkenntnisse zu demonstrieren.
