Auf einen Blick
- Aufgaben: Sichere Abrechnung und Vertragsmanagement, Unterstützung bei Projekten und Organisation von Events.
- Unternehmen: IGES Institut, führendes Forschungs- und Beratungsinstitut im Gesundheitswesen.
- Vorteile: Attraktive Bezahlung, unbefristete Festanstellung, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Kollegiales Arbeitsumfeld und spannende Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte deine Karriere in einem dynamischen Umfeld mit flachen Hierarchien und viel Verantwortung.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Büro- oder Projektmanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Über uns
Das IGES Institut ist ein führendes, privatwirtschaftliches Forschungs- und Beratungsinstitut für Fragen europäischer Gesundheitssysteme, des Marktzugangs sowie der Gesundheitsversorgung in Deutschland und bildet den Kern der IGES Gruppe. Insgesamt beschäftigt die IGES Gruppe rund 200 Expertinnen und Experten aus den Fachrichtungen Medizin, Wirtschaftswissenschaften, Natur- und Sozialwissenschaften, Pharmazie, Statistik und Informatik. Zur IGES Gruppe gehören Unternehmen an Standorten in sechs Ländern Europas. Seit 2025 ist IGES Teil der Athagoras Gruppe, die verschiedene Beratungsunternehmen für die Lifescience-Branche vereint.
Wir suchen für unseren Bereich Gesundheitsversorgung in Berlin eine Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (20-40h/Woche):
Ihre Aufgaben:
- Sicherstellung eines reibungslosen Abrechnungs- und Vertragsmanagements durch präzise Rechnungserstellung und Prüfung auf Vertragskonformität
- Vorbereitung von Bewerbungen auf öffentliche Ausschreibungen, z. B. über das Deutsche Vergabeportal DTVP, E-Vergabeportal, Subreport-ELViS
- Administrative Mitarbeit in Projekten (z. B. Unterstützung beim Projektcontrolling, bei der Organisation von Datenerhebungen, Vorbereitung von Workshops, Unterstützung bei Recherchen, u. a. auch Korrekturlesen von Berichten)
- Kompetente Unterstützung des Geschäftsführers und seines Teams in allen organisatorischen und administrativen Belangen
- Bürotätigkeiten wie Post- und E-Mail-Bearbeitung, Reise- und Terminkoordination, Empfang von Gästen, Vorbereitung von Meetings, Protokollieren etc.
- Veranstaltungsorganisation von Online- und Offline-Events
Ihre Qualifikation:
- Abgeschlossene (kaufmännische oder verwaltende) Berufsausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungs- oder Rechtsanwaltsfachangestellte oder vergleichbare Ausbildung/Studium)
- Nachgewiesene Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich (Büromanagement, Controlling, Finanzen, Einkauf)
- Berufserfahrung im Office Management, als Assistenz oder in ähnlichen Positionen
- Gute Kenntnisse der MS Office-Programme
- Sicherer Umgang mit WebEx, MS Teams und Zoom sowie erste Erfahrung in Content-Management-Systemen von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine gute Ausdrucksweise
- Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit
Unser Angebot:
- Eine spannende, eigenverantwortlich gestaltbare Tätigkeit
- Angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und einer gewachsenen Arbeitskultur
- Sehr gute Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- Einen sicheren Arbeitsplatz mit einer unbefristeten Festanstellung, einer attraktiven Bezahlung und flexiblen Arbeitszeiten
Kontaktinformation:
Wenn Sie diese Aufgabe reizt, freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und des frühestmöglichen Eintrittstermins über diese Webseite oder über personal@iges.com. Für weiterführende Informationen steht Ihnen Frau Antonia Kunz unter der Rufnummer 030/230 809-211 gern zur Verfügung.
Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) Arbeitgeber: IGES Gruppe
Das IGES Institut bietet eine herausragende Arbeitsumgebung in Berlin, die durch ein kollegiales Miteinander und flache Hierarchien geprägt ist. Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, einer unbefristeten Festanstellung sowie exzellenten Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung. Als Teil der Athagoras Gruppe haben Sie die Chance, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, das sich mit wichtigen Fragen des europäischen Gesundheitswesens beschäftigt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Kaufmännische Teamassistenz interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Ein kurzes, freundliches Telefonat kann oft mehr bewirken als eine E-Mail.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon im IGES Institut arbeiten oder dort Kontakte haben. Empfehlungen können dir einen echten Vorteil verschaffen und deine Chancen erhöhen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die IGES Gruppe und ihre Projekte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zum Team beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Webseite! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem zeigen wir so, dass du wirklich Interesse an der Position hast.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache, um deine Motivation für die Stelle zu verdeutlichen. Erzähl uns, warum du genau bei IGES arbeiten möchtest und was dich an der Position reizt.
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Betone relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die zur Kaufmännischen Teamassistenz passen. Wir lieben es, wenn du uns zeigst, was du kannst, ohne dass wir lange suchen müssen!
Zeugnisse nicht vergessen:Füge alle relevanten Zeugnisse und Nachweise bei, die deine Qualifikationen untermauern. Das gibt uns einen besseren Überblick über deine bisherigen Leistungen und hilft uns, dich besser einzuschätzen.
Bewerbung über unsere Webseite:Nutze unbedingt unsere Webseite für deine Bewerbung! So stellst du sicher, dass alles reibungslos läuft und wir deine Unterlagen direkt erhalten. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei IGES Gruppe vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das IGES Institut verschaffen. Schau dir die Webseite an, lies aktuelle Berichte und informiere dich über deren Projekte im Gesundheitswesen. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der kaufmännischen Teamassistenz unter Beweis stellen. Denk an Situationen, in denen du erfolgreich im Büromanagement oder bei der Organisation von Veranstaltungen gearbeitet hast.
✨Präsentiere deine MS Office-Kenntnisse
Da gute Kenntnisse in MS Office für die Position wichtig sind, sei bereit, deine Erfahrungen damit zu erläutern. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel nennen, wie du Excel für die Datenanalyse oder Word für die Erstellung von Berichten genutzt hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In der Rolle wirst du viel kommunizieren müssen, sowohl schriftlich als auch mündlich. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, deine sehr guten Deutschkenntnisse zu demonstrieren. Ein freundliches Auftreten und eine positive Einstellung können ebenfalls einen großen Unterschied machen.
