Auf einen Blick
- Aufgaben: Sichere Abrechnung und Vertragsmanagement, Unterstützung bei Projekten und Organisation von Events.
- Unternehmen: IGES Institut, führendes Forschungs- und Beratungsinstitut im Gesundheitswesen.
- Vorteile: Attraktive Bezahlung, unbefristete Festanstellung, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Kollegiales Arbeitsumfeld mit hervorragenden Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Gestalte deine Karriere in einem dynamischen Umfeld mit flachen Hierarchien und viel Eigenverantwortung.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Büro- oder Projektmanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Das IGES Institut ist ein führendes, privatwirtschaftliches Forschungs- und Beratungsinstitut für Fragen europäischer Gesundheitssysteme, des Marktzugangs sowie der Gesundheitsversorgung in Deutschland. Die IGES Gruppe beschäftigt rund 200 Expertinnen und Experten aus den Fachrichtungen Medizin, Wirtschaftswissenschaften, Natur- und Sozialwissenschaften, Pharmazie, Statistik und Informatik. Zur IGES Gruppe gehören Unternehmen an Standorten in sechs Ländern Europas. Seit 2025 ist IGES Teil der Athagoras Gruppe, die verschiedene Beratungsunternehmen für die Lifescience-Branche vereint.
Wir suchen für unseren Bereich Gesundheitsversorgung in Berlin eine Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (20-40h/Woche):
Ihre Aufgaben
- Sicherstellung eines reibungslosen Abrechnungs- und Vertragsmanagements durch präzise Rechnungserstellung und Prüfung auf Vertragskonformität
- Vorbereitung von Bewerbungen auf öffentliche Ausschreibungen, z. B. über das Deutsche Vergabeportal DTVP, E-Vergabeportal, Subreport-ELViS
- Administrative Mitarbeit in Projekten (z. B. Unterstützung beim Projektcontrolling, bei der Organisation von Datenerhebungen, Vorbereitung von Workshops, Unterstützung bei Recherchen, u. a. auch Korrekturlesen von Berichten)
- Kompetente Unterstützung des Geschäftsführers und seines Teams in allen organisatorischen und administrativen Belangen
- Bürotätigkeiten wie Post- und E-Mail-Bearbeitung, Reise- und Terminkoordination, Empfang von Gästen, Vorbereitung von Meetings, Protokollieren etc.
- Veranstaltungsorganisation von Online- und Offline-Events
Profil
- Abgeschlossene (kaufmännische oder verwaltende) Berufsausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungs- oder Rechtsanwaltsfachangestellte oder vergleichbare Ausbildung/Studium)
- Nachgewiesene Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich (Büromanagement, Controlling, Finanzen, Einkauf)
- Berufserfahrung im Office Management, als Assistenz oder in ähnlichen Positionen
- Gute Kenntnisse der MS Office-Programme
- Sicherer Umgang mit WebEx, MS Teams und Zoom sowie erste Erfahrung in Content-Management-Systemen von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine gute Ausdrucksweise
- Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit
Wir bieten
- Eine spannende, eigenverantwortlich gestaltbare Tätigkeit
- Angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und einer gewachsenen Arbeitskultur
- Sehr gute Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- Einen sicheren Arbeitsplatz mit einer unbefristeten Festanstellung, einer attraktiven Bezahlung und flexiblen Arbeitszeiten
Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) Arbeitgeber: IGES Institut GmbH
Das IGES Institut bietet eine herausragende Arbeitsumgebung in Berlin, die durch ein kollegiales Miteinander und flache Hierarchien geprägt ist. Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, einer unbefristeten Festanstellung sowie exzellenten Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung. Die eigenverantwortliche Gestaltung der Tätigkeiten und die Zugehörigkeit zu einer renommierten Gruppe in der Lifescience-Branche machen das Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitgeber.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Stelle gefunden hast, zögere nicht, direkt Kontakt mit dem Unternehmen aufzunehmen. Frag nach, ob sie noch Fragen zu deiner Bewerbung haben oder wie der Prozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und kann dir einen Vorteil verschaffen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen über die Stelle, die dich interessiert. Oftmals können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen und dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und die Branche. Überlege dir, welche Fragen du stellen möchtest und wie du deine Erfahrungen am besten präsentieren kannst. Das zeigt, dass du wirklich an der Position interessiert bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Dort findest du alle aktuellen Stellenangebote und kannst sicher sein, dass deine Bewerbung direkt beim richtigen Ansprechpartner landet. So erhöhst du deine Chancen, schnell eine Rückmeldung zu erhalten.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, um sicherzugehen, dass alles passt!
Mach es konkret!:Erzähle uns von deinen Erfahrungen und Fähigkeiten, die direkt zur Stelle passen. Zeige, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben gemeistert hast und was du dabei gelernt hast. Das hilft uns, dich besser einzuschätzen.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg zu uns führt über unsere Karriereseite. Dort findest du alle Infos und kannst deine Bewerbung direkt einreichen. So bist du sicher, dass wir alles bekommen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei IGES Institut GmbH vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das IGES Institut verschaffen. Schau dir die Webseite an, lies aktuelle Berichte und informiere dich über deren Projekte. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im kaufmännischen Bereich unter Beweis stellen. Sei bereit, über deine Erfahrungen im Büromanagement oder bei der Unterstützung von Projekten zu sprechen.
✨Präsentiere deine MS Office-Kenntnisse
Da gute Kenntnisse in MS Office für die Position wichtig sind, solltest du während des Interviews darauf eingehen, wie du diese Programme in der Vergangenheit genutzt hast. Vielleicht hast du auch spezielle Tools oder Funktionen verwendet, die dir bei deiner Arbeit geholfen haben.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Die Rolle erfordert enge Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer und dem Team. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast. Das zeigt, dass du gut ins Team passt.
