Reservations Supervisor - Six Senses Crans-Montana

Department: Reservations

Reports to: Reservations and Revenue Manager

Duties and Responsibilities

Vision and Values

Als Reservations Supervisor verstehe ich die Vision von Six Senses, Menschen dabei zu helfen, sich selbst, anderen und der Welt um sie herum wieder zu verbinden, sowie unsere Werte der lokalen Sensibilität und globalen Sensibilität, gestalteten Erfahrungen, emotionaler Gastfreundschaft, verantwortungsbewusstem Handeln, Spaß und Quirligkeit sowie bahnbrechendem Wohlbefinden. Durch die Annahme der Vision und Werte von Six Senses werde ich ein außergewöhnliches Erlebnis für die Gäste bieten und Gastgeber entwickeln, damit sie das Beste aus sich herausholen können.

Wellness

Ich werde die gesamte Wellness-Philosophie, Konzepte und Programme wie Sleep with Six Senses und Grow With Six Senses vollständig annehmen und schützen. Ich werde sicherstellen, dass alle Wellness-Markeninitiativen vollständig angenommen werden, und regelmäßig an unseren Mission Wellness-Aktivitäten teilnehmen.

Sustainability

Nachhaltigkeit steht im Mittelpunkt unseres Handelns bei Six Senses. Ich werde alle Richtlinien zum Umweltschutz und zur Erhaltung, Wiederverwendung und Minimierung von Abfall, Einkauf und Verpackung, wie die Abschaffung von Einwegplastik bis 2022, befolgen. Ich werde einen harmonischen und sensiblen Umgang mit unserer Umwelt und den kulturellen Gegebenheiten pflegen.

Operational Ownership

In dieser Rolle werde ich die effiziente Operation der Reservierungsabteilung unterstützen und Verantwortung übernehmen, um außergewöhnliche Produkte und Dienstleistungen innerhalb der betrieblichen Standards der Marke bereitzustellen. Ich werde sicherstellen, dass alle festgelegten Richtlinien, Verfahren und Best Practices vorhanden sind und rigoros durchgesetzt werden. Ich werde den Reservations- und Revenue-Manager unterstützen und in Partnerschaft mit anderen Abteilungen arbeiten, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Gäste erkannt und erfüllt werden, und die reibungslose Operation der Reservierungsabteilung überwachen.

Ich werde über umfassende Kenntnisse aller Einrichtungen und Dienstleistungen des Resorts verfügen, einschließlich der verfügbaren Zimmertypen sowie deren Lage und Layout, Verkaufsstatus, Preise und Vorteile aller Paketpläne, der Kreditrichtlinien des Hotels und der Reservierungscodierung. Ich verstehe die Hotelrichtlinien zu garantierten Reservierungen und No-Shows. Ich werde bei Bedarf das Gästegeschichtssystem und das Profil aktualisieren.

Ein hoher Standard an persönlichem Erscheinungsbild, Pflege und Hygiene sowie umfassende Kenntnisse der Sicherheits-, Schutz- und Notfallverfahren werden von mir und allen Gastgebern in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Marke und den gesetzlichen Vorgaben aufrechterhalten.

Ein wichtiger Teil der Rolle besteht darin, mit Gästen und Gastgebern professionell, höflich und positiv zu interagieren und proaktiv Feedback einzuholen. Ich bin verantwortlich für ein außergewöhnliches Gästeerlebnis vom Ankunft bis zur Abreise. Im Falle von Beschwerden werde ich effektiv Maßnahmen zur Servicewiederherstellung durchführen oder unsere Gastgeber dazu anweisen, um die Zufriedenheit der Gäste sicherzustellen.

Aufgaben für diese Rolle:

• Überwachung und Anleitung der Reservierungsmitarbeiter in ihren täglichen Aufgaben.
• Sicherstellen, dass die Checkliste der Reservierungsmitarbeiter täglich ausgefüllt wird und andere zugewiesene Aufgaben erledigt werden.
• Reservierungsmitarbeiter zuweisen, um umgehend auf eingehende Korrespondenz zu reagieren.
• Durchführung von Leistungsbeurteilungen, Coaching und disziplinarischen Maßnahmen, wenn erforderlich.
• Unterstützung und Durchführung aller Schulungen im Bereich Reservierungen.
• Kontrolle des Kontingents für Reisebüros.
• Überwachung und Unterstützung bei der Zuteilung von Zimmern.
• Sicherstellen, dass die Reservierungsmitarbeiter mit allen Gästezimmern, Spa, Gastronomie und Verkaufstechniken, Resort-Einrichtungen, Dienstleistungen, Betriebszeiten, Schlüsselpersonal, besonderen Aktivitäten und Veranstaltungen im Hotel vertraut sind und eine ordnungsgemäße Nachverfolgung aller speziellen Gästewünsche gewährleisten.
• Sicherstellen, dass die Reservierungsmitarbeiter tägliche Berichte für die Reservierungsabteilung und die operativen Abteilungen erstellen.
• Bearbeitung neuer Reservierungen, Aktualisierung und Bereinigung von Reservierungen, Bearbeitung von Vorauszahlungen, Beantwortung von Reservierungs-E-Mails innerhalb von 24 Stunden und Durchführung anderer reservierungsbezogener Aufgaben.
• Kontaktaufnahme mit Gästen oder Reisebüros zur Klärung von Unstimmigkeiten in Vorlieben oder Wünschen vor der Ankunft der Gäste.
• Überwachung des Internetreservierungssystems in Abstimmung mit den zuständigen Mitarbeitern.
• Unterstützung bei der Festlegung von Zimmerpreisen basierend auf den Verkaufstaktiken des Resorts.
• Überwachung und Unterstützung bei der Verwaltung des Gästegeschichts- und Profilsystems.
• Sicherstellen, dass alle Reservierungen täglich mit allen erforderlichen Gästeinformationen, Profilinformationen und Preis-/Markt-/Quellcodes genau und effizient abgeschlossen werden.
• Sicherstellen, dass die statistischen Informationen im Computer eingegeben und aktualisiert werden.
• Reaktionsschnelligkeit bei Überbuchungssituationen, Schließen von Reservierungen an kritischen Tagen und Informieren unserer Mitarbeiter.
• Sicherstellen, dass Gruppenumsätze; neue Gruppen erstellen, Gruppencodes erstellen und Zimmerlisten innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt bearbeiten.
• Kommunikation mit Gruppenvertretern bezüglich Zimmerlisten, Abholung und/oder Abweichungen.
• Überprüfung von Arbeitsmethoden und Verfahren in der Reservierung.
• Unterstützung des Reservationsmanagers bei der Erreichung der maximal möglichen Belegung und des durchschnittlichen Zimmerpreises zur Erfüllung der prognostizierten und budgetierten Zahlen.
• Erstellung von täglichen, wöchentlichen und monatlichen Reservierungsberichten und Statistiken und Sicherstellung, dass diese an die jeweiligen Abteilungen verteilt werden.
• Sicherstellen, dass alle Korrespondenz im Zusammenhang mit Reservierungen entsprechend abgelegt wird.
• Sicherstellen, dass alle Reservierungsmitarbeiter alle Systeme und Verfahren gemäß dem Standardbetriebsmanual befolgen.
• Upselling aller Resort-, Spa-, Erlebnis- und Restaurantangebote.
• Teilnahme an Meetings und Schulungen nach Bedarf.
• Einhalten der Richtlinien und Standards von Six Senses in Bezug auf Service und Betrieb.
• Erfüllung der Leistungsbenchmarks.
• Strikte Einhaltung der LQA-Standards und Gästekommentare.
• Erledigung zusätzlicher Aufgaben, die mir vom Reservations- und Revenue-Manager übertragen werden.

Administration

Die Berichtspflichten für die Rolle werden genau, pünktlich und zur Referenz aufbewahrt. Sofortige Korrekturmaßnahmen werden ergriffen, wenn Probleme identifiziert werden, insbesondere bei Qualitätsbewertungen. Die erforderlichen Meetings und Briefings sind zu besuchen oder durchzuführen, wie vom Direktor für Umsatz angegeben. Sicherstellen, dass Preis- und Inventarparität auf allen direkten Kanälen gewährleistet ist und die Parität über alle Vertriebskanäle angestrebt wird.

Qualität

Die Richtlinien und Standards von Six Senses in Bezug auf Service und Betrieb werden von allen Reservierungsmitarbeitern übernommen und befolgt, sodass unsere Leistungsbenchmarks eingehalten und übertroffen werden. Ich werde sicherstellen, dass alle Reservierungsmitarbeiter mit den Einrichtungen, Preisen, Paketen, Aktionen und Verfügbarkeitsstatus der Immobilie gemäß den IHQ- und LQA-Qualitätssicherungsstandards vertraut sind. Alle Aktivitäten innerhalb der Abteilung werden ethisch, ehrlich und im Rahmen der lokalen Gesetze durchgeführt. Dies umfasst die Wahrung der Genauigkeit und Vertraulichkeit der Daten oder Berichte, die innerhalb der Reservierungsabteilung verfügbar sind.

Finanzielle Leistung

In dieser Rolle werde ich über alle Resort-Promotions und Preise informiert sein, um Gästen auf Anfrage Informationen bereitzustellen und eine umsatzorientierte Philosophie durch Schulung und Bildung zu fördern, damit alle Mitarbeiter aktiv an der Generierung von Umsatzmöglichkeiten beteiligt sind. Ich werde sicherstellen, dass alle Reservierungsunterlagen und -bestände rechtzeitig verfügbar sind und nachbestellt werden.

Allgemein

In dieser Rolle werde ich mich professionell verhalten und ein Beispiel für alle setzen. Ich werde die Prinzipien, Kernwerte, Best Practices, Richtlinien und Ziele von Six Senses einhalten, während ich andere Kulturen und Nationalitäten respektiere und eine positive und proaktive Haltung projiziere, um ein starkes, loyales Team aufzubauen und zu erhalten.

Fähigkeiten und Erfahrungen

Um die Position des Reservations Supervisors auszuführen, habe ich die erforderlichen Qualifikationen, technischen Fähigkeiten und Erfahrungen in einer ähnlichen oder höheren Rolle in Luxushotels mit nachweislichen Ergebnissen. Ich besitze ein Mindestmaß an Hospitality-Diplom/Abschluss von einer anerkannten Hospitality-Schule und mehr als zwei Jahre Erfahrung in einer ähnlichen operativen Rolle im Hotel.

Ich bin persönlich engagiert, sichtbar mit hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten, in der Lage, fokussierte Anweisungen zu geben und weiterhin die herausragende Position der Immobilie auf dem Markt zu etablieren. In Bezug auf das Reservierungsmanagement habe ich ein intuitives Gespür für Produkt- und Servicequalität, eine Leidenschaft für Exzellenz und ein Verständnis für die anspruchsvollen Bedürfnisse des Luxusgastes. Technische Fähigkeiten umfassen fortgeschrittene MS Office-Kenntnisse – Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Ich bin auch mit verschiedenen Hotelsystemen, einschließlich PMS, GDS und CRS-Plattformen, vertraut. Ich habe Kenntnisse über Hotel-/Resort- und Richtlinien bezüglich Reservierungen, Rabatten und detaillierten Verfahren zur Bearbeitung von lokalen und internationalen Zimmerbuchungen. Ich habe ausgezeichnete Kenntnisse in schriftlichem und gesprochenem Englisch und einige Kenntnisse der lokalen Sprache und Bräuche. Ich werde ein umfassendes Verständnis von Six Senses in Bezug auf Richtlinien, Regeln und Vorschriften, Marken- und Betriebsstandards, Einrichtungen und Dienstleistungen aufrechterhalten.

Bemerkungen

Bestimmte Tage und Zeiten basieren auf den geschäftlichen Bedürfnissen, der Saisonalität und den lokalen Arbeitsgesetzen. Die Rolle erfordert auch längeres Stehen und Gehen sowie das Heben schwerer Materialien bis zu 15 kg. Ich erkenne auch an, dass die Rolle dynamisch ist und sich ändern kann, um den betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden. Meine Leistung wird direkt an diesen Aufgaben gemessen.

Anerkennung

Ich erkenne an und stimme zu, dass dies keine erschöpfende Liste von Verantwortlichkeiten ist. Stellenbeschreibungen sind dynamisch und ändern sich je nach den organisatorischen Anforderungen, und ich verstehe meine Rolle, wie sie in dieser Stellenbeschreibung definiert ist, und bemühe mich, alle mir übertragenen Aufgaben zu erfüllen.