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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroalltag und unterstütze die Hauptgeschäftsführung bei wichtigen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Die größte IHK in Nordrhein-Westfalen mit starkem Einfluss auf die Wirtschaft.
- Mitarbeitervorteile: Fachliche Vielfalt, Weiterbildungsmöglichkeiten und betriebliche Altersvorsorge.
- Andere Informationen: Spannende Karrierechancen und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines motivierten Teams und gestalte die Zukunft der Region mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Büroassistenz erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Als größte IHK in Nordrhein-Westfalen vertreten wir die Interessen unserer Mitgliedsunternehmen meinungsstark gegenüber Kommunen, Land und Bund, wir organisieren die duale Berufsausbildung und bieten unseren Mitgliedsunternehmen qualifizierte Beratung und Services.
Für den Bereich der Hauptgeschäftsführung sind wir ab sofort auf der Suche nach einer engagierten Assistenz (m/w/d) des Hauptgeschäftsführers und der Präsidentin. Unbefristet in Vollzeit (40 Stunden/Woche).
Aufgaben
- In dieser Position übernehmen Sie gemeinsam mit einer weiteren Assistentin die Organisation und Koordination des Büroalltags und tragen maßgeblich dazu bei, einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
- Übernahme klassischer Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für den Hauptgeschäftsführer und die Präsidentin, insbesondere Termin- und Kalendermanagement sowie Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen.
- Organisation und Betreuung von Sitzungen, Gremien und Veranstaltungen, insbesondere das Präsidium und die Vollversammlung.
- Postfach- und Korrespondenzmanagement sowie strukturierte Weiterleitung eingehender Informationen.
- Fristenüberwachung und zuverlässiges Nachhalten von Zulieferungen.
- Erstellung und Gestaltung von Präsentationsunterlagen.
- Pflege und Aktualisierung von im Verantwortungsbereich liegenden Inhalten auf der Website.
- Betreuung der Auszubildenden während ihrer Einsatzzeit im Büro.
Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich professionelle Büroorganisation oder Assistenz.
- Einschlägige Berufserfahrung in der Büroassistenz.
- Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, um in jeder Situation den Überblick zu behalten.
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres, souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.
- Persönliches Engagement und Kundenorientierung auf allen Ebenen.
- Teamplayer oder Teamplayerin aus Leidenschaft.
- Sicherheit in der schriftlichen und mündlichen Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
- Routinierter Umgang mit den Anwendungen von Microsoft 365.
Wir bieten
- Fachliche Vielfalt: Ein spannender Aufgabenbereich mit Raum für eigenverantwortliches Arbeiten.
- Motiviertes Team: Teilhabe an einer der wichtigsten Institutionen der Region.
- Karriere: Weiterbildungsmöglichkeiten für Ihre persönliche Entwicklung.
- Zukunftssicherung: Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsmanagement.
- Mobilitätsvorteil: Vergünstigtes Deutschlandticket und Fahrrad-Leasing.
Weitere Informationen zu unseren Zusatzleistungen finden Sie auf unserer Website.
Assistenz (m/w/d) des Hauptgeschäftsführers & der Präsidentin Arbeitgeber: IHK - Industrie- und Handelskammer zu Köln
Kontaktperson:
IHK - Industrie- und Handelskammer zu Köln HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (m/w/d) des Hauptgeschäftsführers & der Präsidentin
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Hauptgeschäftsführer oder der Präsidentin zu sprechen, nutze sie. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Networking ist alles! Nutze Veranstaltungen oder Meetings, um Kontakte zu knüpfen. Sprich mit anderen Assistenten oder Mitarbeitern, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die IHK und ihre aktuellen Projekte. So kannst du gezielt zeigen, wie du zur Organisation beitragen kannst und deine Fähigkeiten einbringst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die besten Chancen, alle Informationen und Vorteile zu erhalten, die wir bieten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (m/w/d) des Hauptgeschäftsführers & der Präsidentin
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähle uns, warum du die perfekte Unterstützung für unser Team bist.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout macht einen guten Eindruck!
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen sorgfältig zu überprüfen. Ein paar kleine Fehler können den Unterschied machen, also sei gründlich!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. Dort findest du alle Infos und kannst sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei IHK - Industrie- und Handelskammer zu Köln vorbereitest
✨Informiere dich über die IHK
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich intensiv über die IHK und ihre Rolle in Nordrhein-Westfalen informieren. Verstehe die aktuellen Themen und Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert ist, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und Assistenz unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Termine koordiniert oder Veranstaltungen organisiert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Da die Position viel Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und selbstbewusst auftreten. Übe, wie du deine Gedanken strukturiert und präzise ausdrücken kannst, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Organisation. Frage beispielsweise nach den Herausforderungen, die die Assistenz des Hauptgeschäftsführers und der Präsidentin mit sich bringt.