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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere den Büroalltag für die Geschäftsführung.
- Arbeitgeber: IHK Köln – starke Partnerin für über 150.000 Unternehmen.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristete Vollzeitstelle, Weiterbildungsmöglichkeiten und Gesundheitsmanagement.
- Andere Informationen: Spannender Aufgabenbereich mit Raum für eigenverantwortliches Arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines motivierten Teams und gestalte die Zukunft der Region mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Büroassistenz.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Wir suchen für den Bereich der Hauptgeschäftsführung eine engagierte Assistenz (m/w/d) des Hauptgeschäftsführers und der Präsidentin. In dieser Position übernehmen Sie gemeinsam mit einer weiteren Assistentin die Organisation und Koordination des Büroalltags und tragen maßgeblich dazu bei, einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Sie arbeiten eng mit den relevanten Schnittstellen im Haus zusammen und unterstützen dabei, Abläufe effizient und strukturiert zu gestalten.
Unbefristet in Vollzeit (40 Stunden/Woche).
Ihre Aufgaben
- Übernahme klassischer Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für den Hauptgeschäftsführer und die Präsidentin, insbesondere Termin- und Kalendermanagement sowie Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen.
- Organisation und Betreuung von Sitzungen, Gremien und Veranstaltungen, insbesondere das Präsidium und die Vollversammlung.
- Postfach- und Korrespondenzmanagement sowie strukturierte Weiterleitung eingehender Informationen.
- Fristenüberwachung und zuverlässiges Nachhalten von Zulieferungen.
- Erstellung und Gestaltung von Präsentationsunterlagen.
- Pflege und Aktualisierung von im Verantwortungsbereich liegenden Inhalten auf der Website.
- Betreuung der Auszubildenden während ihrer Einsatzzeit im Büro.
Was Sie mitbringen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich professionelle Büroorganisation oder Assistenz.
- Einschlägige Berufserfahrung in der Büroassistenz.
- Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, um in jeder Situation den Überblick zu behalten.
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres, souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.
Das zeichnet Sie aus
- Persönliches Engagement und Kundenorientierung auf allen Ebenen.
- Teamplayer oder Teamplayerin aus Leidenschaft.
- Sicherheit in der schriftlichen und mündlichen Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
- Routinierter Umgang mit den Anwendungen von Microsoft 365.
Darauf können Sie sich freuen
- Fachliche Vielfalt: Ein spannender Aufgabenbereich mit Raum für eigenverantwortliches Arbeiten.
- Motiviertes Team: Teilhabe an einer der wichtigsten Institutionen der Region.
- Karriere: Weiterbildungsmöglichkeiten für Ihre persönliche Entwicklung.
- Zukunftssicherung: Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsmanagement.
- Mobilitätsvorteil: Vergünstigtes Deutschlandticket und Fahrrad-Leasing.
Klingt spannend? Dann werden Sie Teil unseres Assistenz-Teams und unterstützen Sie unser Leitungsbüro mit Kompetenz, Organisationsstärke und Leidenschaft. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen über unsere Karriereseite.
Kontakt
Interessiert, aber noch Fragen? Melden Sie sich gerne jederzeit bei uns - wir freuen uns auf den Austausch!
Felicia Graber
Personalmanagement und Ausbildung
0221 1640 2050
felicia.graber@koeln.ihk.de
Über uns
Die Industrie- und Handelskammer zu Köln ist starke Partnerin von über 150.000 Unternehmen in Köln, Leverkusen, dem Rhein-Erft-Kreis, dem Rheinisch-Bergischen Kreis und dem Oberbergischen Kreis. Wir vertreten die Interessen unserer Mitgliedsunternehmen mit klarer Stimme und setzen uns aktiv für optimale wirtschaftliche und politische Rahmenbedingungen ein, um Innovation, Wachstum und Erfolg in der Region zu fördern. Unser engagiertes Team aus Expertinnen und Experten sorgt mit Leidenschaft und Know-how dafür, dass die Anliegen unserer Mitgliedsunternehmen auf allen Ebenen gehört werden. Zudem ermöglichen wir in der Aus- und Weiterbildung optimale Rahmenbedingungen, um die Entwicklung unserer jungen Nachwuchstalente sowie die Weiterbildung bestehender Fachkräfte voranzutreiben.
Assistenz (m/w/d) des Hauptgeschäftsführers & der Präsidentin Arbeitgeber: IHK Köln
Kontaktperson:
IHK Köln HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (m/w/d) des Hauptgeschäftsführers & der Präsidentin
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Assistenzposition interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt mit dem Personalmanagement aufzunehmen. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Stelle oder zum Unternehmen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in der Branche arbeiten oder bereits bei der IHK Köln sind. Empfehlungen können dir einen echten Vorteil verschaffen und zeigen, dass du gut vernetzt bist.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die IHK Köln und ihre Projekte. Zeige, dass du die Werte des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst, den Büroalltag effizient zu gestalten.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich über unsere Karriereseite! Das zeigt, dass du die Initiative ergreifst und die richtigen Schritte unternimmst, um Teil unseres Teams zu werden. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (m/w/d) des Hauptgeschäftsführers & der Präsidentin
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Gliedere deine Unterlagen in übersichtliche Abschnitte, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein gut organisiertes Dokument hinterlässt einen positiven Eindruck!
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss. Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung sorgfältig zu überprüfen. Fehler können schnell den Eindruck erwecken, dass du nicht sorgfältig arbeitest – und das wollen wir nicht!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist über unsere Karriereseite. Dort findest du alle Informationen und kannst deine Unterlagen direkt einreichen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei IHK Köln vorbereitest
✨Informiere dich über die Organisation
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir Zeit nehmen, um mehr über die Industrie- und Handelskammer zu erfahren. Schau dir ihre Mission, Werte und aktuelle Projekte an. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und Kommunikation unter Beweis stellen. Bereite dich darauf vor, diese Beispiele im Gespräch zu erläutern, um deine Eignung für die Position zu untermauern.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da die Rolle eine enge Zusammenarbeit mit anderen erfordert, ist es wichtig, deine Teamplayer-Qualitäten zu betonen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und bringe diese Erfahrungen ins Gespräch ein.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite einige Fragen vor, die sich auf die Unternehmenskultur und das Team beziehen. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du dich in das bestehende Team integrieren kannst.