Assistent/in der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

MAKE SCIENCE REAL I&L Biosystems ist ein europaweit führender Anbieter innovativer Laborlösungen. Seit über 30 Jahren sind wir verlässlicher Partner für Kunden in der Biotechnologie, Zellbiologie und Mikrobiologie – von der Anschaffung bis zum Service. Unser Erfolgsfaktor: wissenschaftliche Expertise, persönlicher Service und langfristige Kundenbeziehungen. Unser European Campus befindet sich in Troisdorf (zwischen Köln und Bonn). In dieser internationalen Rolle wirst du eng mit Kollegen in ganz Europa zusammenarbeiten. Wir garantieren dir, dass du dich von Anfang an in unserer Organisation wohlfühlen wirst.

Gehört organisieren zu deinen leichtesten Übungen? Du bist proaktiv, serviceorientiert und unterstützt die Führungsebene mit Leidenschaft? Du fühlst dich wohl in einem dynamischen, internationalen Umfeld und es fällt dir leicht, Prioritäten zu setzen, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu jonglieren und trotzdem den Überblick zu behalten? Wenn ja, dann werde Teil unseres Teams!

MEHR ÜBER DIE POSITION

Als Assistent/ Assistentin der Geschäftsführung (M/W/D) wirst du die rechte Hand unseres CEO und des CFO sein und dafür sorgen, dass sie sich auf strategische Entscheidungen konzentrieren können, indem du die administrativen, operativen und gezielte kommunikativen Aufgaben übernimmst. Du wirst im Zentrum unserer Organisation stehen, alles im Blick behalten und zu unserem Wachstum und Erfolg beitragen.

• Verwalte die Kalender des CEO und CFO, plane Meetings und bereite Agenden, Dokumente und Präsentationen vor.
• Bearbeite die E-Mail-Korrespondenz und stelle sicher, dass zeitnahe Nachverfolgungen und Aufgaben erledigt werden.
• Sei der zentrale Ansprechpartner zwischen der Führungsebene und internen/externalen Stakeholdern.
• Unterstütze die Umsetzung strategischer Initiativen und wichtiger Projekte.
• Organisiere internationale Reisen für den CEO und CFO, Geschäftsevents, Messen und Unternehmensbesprechungen.
• Selbständige Aufbereitung von Informationen sowie Auswertung zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen.
• Pflege und verwalte wichtige Dokumente, Verträge, Berichte und Korrespondenz.
• Identifiziere und adressiere wichtige Kommunikationsbedürfnisse und -möglichkeiten innerhalb der Organisation.
• Fördere eine positive Unternehmenskultur, indem du die Führungsebene unterstützt und mit den Mitarbeitern interagierst.

DARÜBER FREUEN WIR UNS

Du bist ein Profi, der vertrauliche Informationen mit Integrität und Diskretion behandelt. Dein herzlicher und serviceorientierter Ansatz sorgt dafür, dass sich deine Mitmenschen immer wertgeschätzt und unterstützt fühlen. Mit ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten und Liebe zum Detail sorgst du dafür, dass alles reibungslos läuft, selbst in Situationen mit hohem Druck. Darüber hinaus hast du ein repräsentatives Auftreten und agierst selbstbewusst und professionell.

Deine Erfahrungen umfassen außerdem:

• 5+ Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position in der Unterstützung der Geschäftsleitung in einem internationalen Umfeld.
• Gelebte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten.
• Eine serviceorientierte Denkweise, die dich als echten Botschafter/ echte Botschafterin unseres Unternehmens auszeichnet.
• Der sichere Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen und die Fähigkeit, sich an eine neue Software anzupassen.
• Grundkenntnisse in Vertragsmanagement, Compliance und regulatorischen Angelegenheiten.
• Verhandlungsfähige Englisch- und Deutschkenntnisse (Niederländisch wäre von Vorteil).
• Flexibilität bei den Arbeitszeiten und Reisebereitschaft bei Bedarf.
• Du möchtest mindestens 30 Stunden pro Woche arbeiten.

BENEFITS

• Hybrides Arbeiten
• Informeller Arbeitsraum
• Antrieb zum Lernen und Entwicklung
• Gute Pensionsplan & Versicherungen
• Events

UNSER ANGEBOT FÜR DICH

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt, abhängig von deinem Bildungsweg und deiner Erfahrung.
• Eine angenehme und informelle Arbeitsatmosphäre mit einer "Duz"-Kultur, in der wir Wissen teilen und uns gegenseitig unterstützen.
• Ein starker Fokus auf deine Entwicklung, z. B. durch Einzelgespräche, Coaching und international (Produkt-)Schulungen sowie 24/7 Zugang zu unserer eigenen Lernplattform "I&L Academy".
• Ein Umfeld der Gleichwertigkeit mit Respekt für das Wissen und die Erfahrung des Einzelnen.
• Teamevents mit allen europäischen I&L-Niederlassungen, um deine internationalen Kollegen besser kennenzulernen und den Teamgeist weiter zu stärken.
• 27 + 2 Urlaubstage.
• Flexible Arbeitszeiten in einem Gleitzeitmodell.
• Ein 13. Monatsgehalt in Form von Urlaubs- und Weihnachtsgeld.
• Betriebliche Altersvorsorge (BAV)
• Ermäßigte Mitgliedschaft bei Fitnessstudio-Einrichtungen.

JETZT BEWERBEN

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