Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Dokumentenmanagement-Team und koordiniere spannende Projekte für die Energiewende.
- Unternehmen: Familienunternehmen mit über 500 Mitarbeitenden und internationalem Fokus auf Umwelt- und Lebensqualitätsprojekte.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein modernes Arbeitsumfeld mit tollen Extras.
- Weitere Informationen: Freue dich auf ein internationales Team und eine sympathische Unternehmenskultur.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft und arbeite in einem dynamischen Team mit vielfältigen Kulturen.
- Qualifikationen: Studium oder Ausbildung im Bereich Informationsmanagement oder Projektmanagement; Erfahrung im Dokumentenmanagement von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Ein Team, in dem man sich wohlfühlt: Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden an 8 Standorten in Deutschland. Als Ingenieurs- und Beratungsdienstleister sind wir weltweit in Projekten tätig, welche die Energiewende vorantreiben, den Schutz der Umwelt fördern und zur Verbesserung unser aller Lebensqualität beitragen. Die Position ist in unserem Abteilung PMO & Dokumentenmanagement mit aktuell etwa 15 Mitarbeitenden angesiedelt.
Aufgaben, die motivieren:
- Operative Unterstützung und qualifizierte Vertretung des Teilprojektleiters Dokumentenmanagement im Tagesgeschäft sowie Übernahme fachlicher Koordinationsaufgaben innerhalb des Dokumentenmanagement-Teams.
- Mitarbeit bei der Steuerung, Prüfung und Organisation der Ablage sowie der termingerechten Übergabe von Projektunterlagen, ID-/OD-Dokumenten und Lieferergebnissen an den Auftraggeber.
- Organisation, Pflege, Konsolidierung und Nachverfolgung der Master Document List (MDL) einschließlich Statuspflege, Forecast-Erstellung und Terminüberwachung.
- Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentenmanagement- und Qualitätssicherungsstandards, Dateinamenskonventionen, Prüfprozessen und Ablagestrukturen im Projekt.
- Operative Betreuung und Weiterentwicklung von Dokumentenmanagementsystemen auf Basis von Microsoft 365, insbesondere SharePoint Online als zentrale Plattform für Ablage, Steuerung und Zusammenarbeit.
- Einrichtung, Pflege und Optimierung von SharePoint-Bibliotheken, Metadaten, Ansichten, Berechtigungen und standardisierten Vorlagen gemäß den Projektanforderungen.
- Unterstützung von Dokumentenerstellern, Planlaufmanagement und DCC-Personal bei formalen Anforderungen, Systemanwendungen, Uploads und Prüfprozessen.
- Erstellung und Aufbereitung von KPI-Auswertungen, Statusberichten sowie Entscheidungsgrundlagen zum Dokumentenfortschritt.
- Enge Abstimmung mit PMO, Projektsteuerung, Dokumentensteuerung, Planlaufmanagement und weiteren internen sowie externen Schnittstellen zu operativen Fragestellungen.
- Mitwirkung bei Schulungen, Wissensmanagement sowie der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen, Templates und Dokumentationsstandards im Projektumfeld.
Qualifikationen, die überzeugen:
- Abgeschlossenes Studium, kaufmännische oder technische Ausbildung mit Zusatzqualifikation; bevorzugt in Informationsmanagement, Projektmanagement, Bau-/Ingenieurwesen, Wirtschaftsingenieurwesen oder vergleichbarer Fachrichtung.
- Von Vorteil: Qualifizierung im Dokumentenmanagement, Projektmanagement oder in Microsoft 365 / SharePoint Online; gute Kenntnisse in Dokumentenlenkung, Qualitätsmanagement und digitaler Zusammenarbeit.
- Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im Dokumentenmanagement, PMO, Project Controls oder vergleichbaren Projektfunktionen; Erfahrungen in Infrastruktur- oder Großprojekten sind wünschenswert.
- Fundierte Kenntnisse in Dokumentenmanagementprozessen, Dokumentenlenkung, Dokumentenprüfung, Statusverfolgung, Master Document Lists sowie formalen QS-Anforderungen.
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365, insbesondere SharePoint Online, Teams, Excel und PowerPoint.
- Gutes Verständnis für Metadatenstrukturen, Versionierung, Berechtigungskonzepte, Bibliotheken, Such- und Ablagestrukturen sowie Vorlagenmanagement.
- Bereitschaft zu projektbezogenen Reisen und Abstimmungsterminen; Führerschein von Vorteil.
- Ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit sowie ein sicheres und professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern.
- Hohe Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise, Genauigkeit sowie die Fähigkeit, Prioritäten zielgerichtet zu setzen und operative Themen konsequent nachzuverfolgen.
- Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit, Lernbereitschaft und Flexibilität in einem dynamischen Projektumfeld.
- Keine disziplinarische Führungsverantwortung, jedoch fachliche Anleitung, Koordination und Vertretung von Aufgabenpaketen innerhalb des Dokumentenmanagements.
- Prozess- und serviceorientierte Denkweise sowie aktiver Beitrag zur Standardisierung, Digitalisierung und kontinuierlichen Verbesserung der Dokumentenmanagementlandschaft.
Worüber wir uns freuen:
Wenn Sie für Ihren Job brennen, egal welcher ethnischen Herkunft, Religion oder Weltanschauung Sie angehören. Auch Geschlecht, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität spielen für uns keine Rolle. Hauptsache, Sie passen zu uns!
91% unserer Mitarbeitenden stimmen der Aussage zu, dass ILF in Deutschland ein "Great Place to work" ist: Sympathische Unternehmenskultur und gelebte VIEFalt: Viele lokale aber auch überregionale Live-Events prägen unser Miteinander und der Großteil der Mitarbeitenden ist per "Du". Besonders stolz macht uns die Internationalität unseres Teams mit mehr als 30 unterschiedlichen Nationen.
Moderne Arbeitsumgebung: An allen Standorten sind unsere Arbeitsplätze technisch hochwertig und mit höhenverstellbaren Schreibtischen ausgestattet. Auch wenn es uns von anderen Unternehmen vielleicht nicht unterscheidet: Wir bieten freie Getränke, den obligatorischen Obstkorb und weitere Snacks für Zwischendurch inklusive Eis im Sommer.
Entwicklung und Netzwerken: Wir planen für alle Mitarbeitenden jährliche Weiterbildungsbudgets ein, die für externe Angebote (z.B. Udemy) und unsere interne ILF-Academy genutzt werden können. Außerdem wird in regelmäßigen Feedbackgesprächen auf Wunsch die Möglichkeit neuer oder erweiterter Verantwortungsbereiche besprochen. Unsere Nachwuchskräfte treffen sich regelmäßig im Club der Jungingenieur:innen.
Über das Gehalt hinaus: Wir beteiligen unsere Mitarbeitenden an Unternehmensgewinnen, honorieren Mitarbeiterempfehlungen sowie Fachartikel und -vorträge mit großzügigen Prämien und würdigen herausragende Projekte mit unseren Excellence Awards. Zusätzlich kann sich jeder Mitarbeitende wahlweise für eine Pluxee Guthabenkarte, eine Zusatzkrankenversicherung oder den EGYM-Wellpass entscheiden.
Gesund und nachhaltig: Wir erstatten die monatlichen Kosten für das Jobticket und bieten die Option auf Bike-Leasing. Außerdem bezuschussen wir die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio und Arbeitsplatzbrillen. Bei Fragen aus allen Lebensbereichen bekommen Sie mit unserem externen Employee Assistance Program unkomplizierte und schnelle Unterstützung.
Work-Life-Balance: Für individuelle Bedürfnisse in allen Lebenslagen finden wir passende Lösungen in Bezug auf Arbeitszeit (flexible Arbeitszeitgestaltung inkl. Gleitzeitkonto und verschiedene Teilzeitvarianten) und Arbeitsort (z.B. mobiles Arbeiten, Standortwechsel, Auslandseinsätze). Zusätzlich zu 30 Urlaubstagen und Sonderurlaubstagen bei besonderen Anlässen wie z.B. Hochzeit oder Umzug sind Heiligabend und Silvester jedes Jahr frei.
Internationalität & Vielfalt: Wir sind Teil der von den Gründerfamilien geführten ILF Gruppe mit über 45 Standorten und mehr als 3.700 Mitarbeitenden und arbeiten in nationalen sowie internationalen Projekten mit diversen Teams aus über 30 Nationen.
Stellvertretende Teilprojektleitung Dokumentenmanagement (m/w/d) Arbeitgeber: ILF Consulting Engineers Germany GmbH
Als Teil eines mittelständischen Familienunternehmens bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld zu arbeiten, das auf Teamarbeit und persönliche Entwicklung setzt. Unsere moderne Arbeitsumgebung, flexible Arbeitszeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten fördern nicht nur Ihre berufliche, sondern auch Ihre persönliche Entfaltung. Zudem profitieren Sie von einer attraktiven Vergütung, Gewinnbeteiligungen und zahlreichen Zusatzleistungen, die Ihre Work-Life-Balance unterstützen.
Kontaktdaten:
ILF Consulting Engineers Germany GmbH Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Stellvertretende Teilprojektleitung Dokumentenmanagement (m/w/d) erhalten könnten
✨Nutze Ingenieur-Events und Messen
Ingenieurs-Events und Messen sind der perfekte Ort, um persönliche Kontakte zu knüpfen. Schau dir die nächsten Karrieretage oder Fachmessen in deiner Nähe an. Dort kannst du nicht nur potenzielle Arbeitgeber treffen, sondern auch direkt mit Fachleuten plaudern, die dir Insider-Tipps geben können.
✨Schnapp dir Praktika und Werkstudentenstellen
Wenn du noch nicht das passende Vollzeitangebot gefunden hast, lohnt es sich, zunächst Praktika oder Werkstudentenstellen in deinem Wunschunternehmen zu ergattern. Diese Positionen bieten dir nicht nur wertvolle Einblicke, sondern auch die Möglichkeit, nach dem Abschluss übernommen zu werden. Lass uns deine Suche unterstützen, indem du auf unserer Website nach offenen Stellen schaust!
✨Werde Mitglied in Ingenieur-Communities
In vielen Städten gibt es spezielle Ingenieur-Communities oder Foren, wo sich Gleichgesinnte treffen. Dort kannst du nicht nur deinen Horizont erweitern, sondern auch direkt von anderen erfahren, wo die besten Stellen ausgeschrieben sind. Networking ist in unserer Branche Gold wert!
✨Nutze Alumni-Netzwerke
Falls du an einer Hochschule studiert hast, schau mal in deren Alumni-Netzwerk rein. Oft gibt es dort spezielle Jobangebote oder Mentorenschaften, und du kannst von den Erfahrungen früherer Absolventen profitieren. So findest du schnellere einen Fuß in die Tür bei Unternehmen, die dich interessieren!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Stellvertretende Teilprojektleitung Dokumentenmanagement (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Technische Fähigkeiten im Fokus:Wenn du dich bei ILF Consulting Engineers Germany GmbH für die Position als Stellvertretende Teilprojektleitung Dokumentenmanagement (m/w/d) bewirbst, stelle sicher, dass dein Lebenslauf deine technischen Fähigkeiten und Projekte klar hervorhebt. Welche Software, Technologien oder Ingenieurmethoden beherrschst du? Achte darauf, relevante Zertifikate oder spezielle Ausbildungen anzugeben!
Praktische Erfahrungen zählen:Ingenieurwesen lebt von praktischen Erfahrungen! Wenn du Praktika oder Projekte hast, in denen du dein Wissen anwenden konntest, führe diese in deinem Lebenslauf auf. Zeige, wie du Probleme gelöst und Ergebnisse erzielt hast – Zahlen und Fakten werden hier sehr geschätzt!
Motivation für das Unternehmen:In deinem Anschreiben solltest du nicht nur deine Qualifikationen betonen, sondern auch, warum du für ILF Consulting Engineers Germany GmbH arbeiten möchtest. Welche Werte oder Projekte des Unternehmens sprechen dich an? Zeige, dass du nicht nur irgendeinen Job suchst, sondern dass du einen Beitrag zu unserem Team leisten möchtest.
Saubere und klare Struktur:Achte darauf, dass deine Bewerbungsunterlagen klar strukturiert sind. Verwende Absätze und Aufzählungen, um Informationen übersichtlich zu präsentieren. Ein gut gegliedertes Dokument macht es einfacher, deine Qualifikationen auf den ersten Blick zu erkennen und hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ILF Consulting Engineers Germany GmbH vorbereitet
✨Technisches Wissen nachweisen
Im Ingenieurwesen zählt technisches Wissen unglaublich viel, also sei bereit, spezifische technische Fragen zu beantworten. Mach dich mit gängigen Werkzeugen und Software in deinem Bereich vertraut, und stelle sicher, dass du bereit bist, dein Verständnis über Konstruktions- oder Analyseverfahren zu demonstrieren.
✨Einen Projektportfolios präsentieren
Gerade bei einer Vollzeitstelle im Ingenieurwesen erwartet man oft, dass du praktische Erfahrungen vorweisen kannst. Bereite eine Auswahl von Projekten vor, an denen du gearbeitet hast, und erarbeite, wie du Herausforderungen gemeistert hast. Zeige, wie deine Erfahrungen zu den Anforderungen bei ILF Consulting Engineers Germany GmbH passen.
✨Zusammenarbeit und Teamarbeit betonen
Ingenieure arbeiten selten alleine. Sei bereit, Beispiele anzuführen, wo du in einem Team gearbeitet hast oder interdisziplinär mit anderen zusammengearbeitet hast. Zeige, wie du deine individuellen Stärken in einer Gruppenarbeit einsetzen konntest und welche Rolle du gespielt hast.
✨Fragen zur praktischen Anwendung stellen
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die alltäglichen Herausforderungen bei ILF Consulting Engineers Germany GmbH zu erfahren. Frage gezielt nach Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt sein könntest, und wie das Team mit technischen Hürden umgeht. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine mentale Vorbereitung auf die Realität des Jobs.
