Mitarbeiter:in in der Personalverrechnung

Wir, die Abteilung Verwaltung, üben bei ILF Austria eine bereichsübergreifende Funktion aus, die in sehr viele Prozesse involviert ist. Im Daily Business unterstützen wir vor allem unser Management und die Fachabteilungen mit den Führungskräften und Mitarbeiter:innen bei ihrer täglichen Projektarbeit und damit bei der Erfüllung des Kerngeschäfts. Wir versuchen täglich, einen konstanten und organisierten Fluss von Informationen innerhalb von ILF aufrechtzuhalten.

Das Aufgabenspektrum der gesamten Abteilung ist sehr breit gefächert und auf vier Gruppen verteilt:

• Buchhaltung & Einkauf: Die Kolleg:innen kümmern sich zuverlässig und eigenverantwortlich um die vollständige Dokumentation aller relevanten Geschäftsfälle – von der Bestellung bis zur Bezahlung. Die termingerechte und korrekte Bearbeitung liefert wichtige Bausteine für das interne und externe Reporting.
• Controlling: Die Kolleg:innen sind Business-Partner:innen in der Organisation, die proaktiv in den Dialog mit den Abteilungen gehen. Dadurch wird eine hohe Datenqualität gewährleistet und betriebswirtschaftliche Transparenz geschaffen, um verlässliche Analysen und Prognosen zu erstellen, die zu einer ergebnisorientierten Unternehmenssteuerung beitragen.
• Personalverrechnung: Die Kolleg:innen sind für die ordnungsgemäße und fristgerechte Gehaltsabrechnung verantwortlich. Sie sind Ansprechpartner:innen für Geschäftsführung, Führungskräfte und Belegschaft bei abrechnungsrelevanten, arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Themen.
• HR (Human Resources): Die Kolleg:innen sind Business-Partner:innen für die gesamte Organisation mit dem gemeinsamen Fokus auf eine hohe Mitarbeiter:innenzufriedenheit. Die Beratungs- & Service-Leistungen entsprechen mit den Themenschwerpunkten Recruiting & Onboarding, Personalentwicklung inkl. Nachfolgeplanung, Employer Branding und Exitmanagement den Phasen entlang des gesamten Employee Lifecycle.

Unsere Abteilung hat ca. 35 Mitarbeiter:innen, die mit Führungskräften und Expert:innen der verschiedenen Fachbereiche zusammenarbeiten. Es handelt sich dabei um zertifizierte Finanzbuchhalter:innen, Personalverrechner:innen und Steuerberater:innen sowie um Controller:innen, Einkäufer:innen und HR-Mitarbeiter:innen. Nicht zu vergessen auch unsere Teamassistent:innen, die sich um die Belange all unserer Gruppen kümmern.

„Besonders stolz macht mich das harmonische Miteinander. Wir sind ein bunt gemischtes Team, in dem alle Altersgruppen, verschiedene Nationen und verschiedene Berufsgruppen vereint sind. Trotz der vermeintlichen Unterschiede begegnen wir uns offen und mit Respekt, unterstützen uns gegenseitig und können uns aufeinander verlassen. Stolz macht mich auch das hohe Maß an Flexibilität und Einsatzbereitschaft, mit welchem wir gemeinsam den täglichen Herausforderungen im Daily Business begegnen.“

„Erfolg in meiner täglichen Arbeit bedeutet für mich bzw. für uns im ganzen Team, wenn wir einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter bei einem Problem helfen konnten und uns am Ende eines Telefonats oder eines Besuchs in unserem Büro ein “Vielen lieben Dank, was würden wir nur ohne euch machen” zu Ohren kommt – einfach ein tolles Gefühl, von seinen Kolleginnen und Kollegen so wertgeschätzt zu werden.“

„Als Mitarbeiter im Controlling begeistert es mich, wie unser Teamgeist es uns ermöglicht, gemeinsam Prozesse im Unternehmen zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und der Verwaltung zu stärken. Durch fundierte Analysen und sorgfältige strategische Planung bieten wir wertvolle Einblicke und setzen uns für langfristige Verbesserungen ein.“

„Eine besondere Freude ist, dass für gute Leistungen Excellence Awards vergeben werden und diese auch in einem feierlichen Rahmen überreicht werden. Auch schätze ich die zwischenmenschlichen Interaktionen mit den verschiedensten Standorten und Nationalitäten. Auf ein gutes Arbeitsklima wird bei uns sehr viel Wert gelegt.“

„Besonders schätze ich an meiner Arbeit die Vielseitigkeit meiner Aufgaben, den freundlichen und höflichen Kontakt in unserem Haus, unsere hellen Büros und auch die gemeinsamen Aktivitäten innerhalb der Abteilung sowie am Standort, um das Miteinander zu fördern.“

„Am nettesten finde ich, obwohl hier bei ILF so viele verschiedene Personen und Charaktere arbeiten, dass wir trotzdem alle gut harmonieren, auf uns schauen und uns alle verstehen. Ich finde, wir sind eine tolle Gruppe!“

„Wir haben die Möglichkeit, auch als Buchhaltung länderübergreifend arbeiten zu können, und dürfen damit auch viel Erfahrung mit ausländischen Steuerthemen sammeln.“

Zu den Aufgaben gehören:

• In 5 Ländern monatlich eine pünktliche und korrekte Gehaltsabrechnung sicherstellen und damit für mehr als 920 zufriedene Mitarbeiter:innen sorgen.
• Jährlich ca. 500 Bewerbungsgespräche weltweit führen, um erfreulicherweise viele der Bewerber:innen später beim Onboarding zu begleiten und damit ILF im Wachsen unterstützen.
• Jährlich mehr als 8.000 Lieferantenrechnungen verbuchen, in den Genehmigungslauf schicken und anschließend fristgerecht überweisen, um als verlässlicher Vertragspartner zu gelten.
• Für dutzende ausländische Projektbetriebsstätten die ertragssteuerliche, lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abwicklung vornehmen.