Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte und strukturiere Projektdokumente in einem dynamischen Team.
- Unternehmen: Familienunternehmen mit über 500 Mitarbeitenden und internationalem Fokus.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und kostenlose Snacks.
- Weitere Informationen: Tolles Arbeitsumfeld mit internationalem Team und vielen Events.
- Warum dieser Job: Gestalte die Energiewende aktiv mit und arbeite an spannenden Projekten.
- Qualifikationen: Studium oder Ausbildung im relevanten Bereich und Erfahrung im Dokumentenmanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 41850 - 51150 € pro Jahr.
Ein Team, in dem man sich wohlfühlt: Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden an 8 Standorten in Deutschland. Als Ingenieurs- und Beratungsdienstleister sind wir weltweit in Projekten tätig, welche die Energiewende vorantreiben, den Schutz der Umwelt fördern und zur Verbesserung unser aller Lebensqualität beitragen. Wir suchen zur befristeten Unterstützung in unserem Projekt Sued-Ost-Link einen Dokumentenmanager (m/w/d), vorwiegend vor Ort im jeweiligen Bauabschnitt bzw. im Baustellenbüro Magdeburg.
Aufgaben, die motivieren:
- Verwaltung und strukturierte Ablage sämtlicher Projektdokumente im Dokumentenmanagementsystem (DMS)
- Steuerung und Überwachung des Dokumentenflusses zwischen internen und externen Projektbeteiligten sowie Sicherstellung der definierten Bearbeitungs- und Freigabeprozesse
- Durchführung formaler Qualitätsprüfungen hinsichtlich Vollständigkeit, Richtigkeit und Einhaltung der projektspezifischen Dokumentationsvorgaben
- Sicherstellung einer revisionssicheren Dokumentation und Archivierung gemäß vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben
- Unterstützung und Schulung der Projektmitarbeitenden im Umgang mit dem DMS und den definierten Dokumentationsprozessen
- Erstellung regelmäßiger Statusberichte zu Dokumentation, offenen Prüfungen und Dokumentationsqualität
- Koordination mit Auftragnehmern des Kunden, insbesondere Mischlosen und Fachlosen, hinsichtlich Einreichung, Prüfung und Nachverfolgung von Dokumenten
Qualifikationen, die überzeugen:
- Abgeschlossenes Studium, z. B. Bauingenieurwesen, Wirtschaftsingenieurwesen, Archivwesen; abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Dokumentenmanagement, explizite Weiterbildung von Vorteil
- Fundierte Kenntnisse von Dokumentationsprozessen und -anforderungen in Bau- bzw. Infrastrukturprojekten
- Kenntnisse im Bereich revisionssichere Dokumentation und Archivierung sowie einschlägiger Normen, Richtlinien und projektspezifischer Dokumentationsvorgaben
- Praktische Erfahrung mit DMS/CDE-Systemen, insbesondere Thinkproject, SharePoint oder vergleichbaren Systemen
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Bereitschaft zur projektbezogenen Tätigkeit vor Ort im Baustellenbüro Magdeburg
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, kunden- und serviceorientiertes Auftreten
- Kooperative Zusammenarbeit mit internen und externen Projektbeteiligten in interdisziplinären Projektteams
- Sehr gutes Organisationsvermögen; eine strukturierte, sorgfältige und qualitätsorientierte Arbeitsweise sowie Ergebnis- und Lösungsorientierung
- Analytisches Denken und hohe Detailgenauigkeit, Fähigkeit zur Koordination und Nachverfolgung komplexer Dokumentenprozesse
- Hohe Eigeninitiative, Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein sowie Flexibilität und Lernbereitschaft
- Belastbarkeit, auch bei hohem Dokumentenaufkommen und Termindruck und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten
Worüber wir uns freuen:
Wenn Sie für Ihren Job brennen, egal welcher ethnischen Herkunft, Religion oder Weltanschauung Sie angehören. Auch Geschlecht, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität spielen für uns keine Rolle. Hauptsache, Sie passen zu uns!
91% unserer Mitarbeitenden stimmen der Aussage zu, dass ILF in Deutschland ein "Great Place to work" ist: Sympathische Unternehmenskultur und gelebte Vielfalt: Viele lokale aber auch überregionale Live-Events prägen unser Miteinander und der Großteil der Mitarbeitenden ist per "Du". Besonders stolz macht uns die Internationalität unseres Teams mit mehr als 30 unterschiedlichen Nationen.
Moderne Arbeitsumgebung: An allen Standorten sind unsere Arbeitsplätze technisch hochwertig und mit höhenverstellbaren Schreibtischen ausgestattet. Auch wenn es uns von anderen Unternehmen vielleicht nicht unterscheidet: Wir bieten freie Getränke, den obligatorischen Obstkorb und weitere Snacks für Zwischendurch inklusive Eis im Sommer.
Entwicklung und Netzwerken: Wir planen für alle Mitarbeitenden jährliche Weiterbildungsbudgets ein, die für externe Angebote (z.B. Udemy) und unsere interne ILF-Academy genutzt werden können. Außerdem wird in regelmäßigen Feedbackgesprächen auf Wunsch die Möglichkeit neuer oder erweiterter Verantwortungsbereiche besprochen. Unsere Nachwuchskräfte treffen sich regelmäßig im Club der Jungingenieur:innen.
Über das Gehalt hinaus: Wir beteiligen unsere Mitarbeitenden an Unternehmensgewinnen, honorieren Mitarbeiterempfehlungen sowie Fachartikel und -vorträge mit großzügigen Prämien und würdigen herausragende Projekte mit unseren Excellence Awards. Zusätzlich kann sich jeder Mitarbeitende wahlweise für eine Pluxee Guthabenkarte, eine Zusatzkrankenversicherung oder den EGYM-Wellpass entscheiden.
Gesund und nachhaltig: Wir erstatten die monatlichen Kosten für das Jobticket und bieten die Option auf Bike-Leasing. Außerdem bezuschussen wir die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio und Arbeitsplatzbrillen. Bei Fragen aus allen Lebensbereichen bekommen Sie mit unserem externen Employee Assistance Program unkomplizierte und schnelle Unterstützung.
Work-Life-Balance: Für individuelle Bedürfnisse in allen Lebenslagen finden wir passende Lösungen in Bezug auf Arbeitszeit (flexible Arbeitszeitgestaltung inkl. Gleitzeitkonto und verschiedene Teilzeitvarianten) und Arbeitsort (z.B. mobiles Arbeiten, Standortwechsel, Auslandseinsätze). Zusätzlich zu 30 Urlaubstagen und Sonderurlaubstagen bei besonderen Anlässen wie z.B. Hochzeit oder Umzug sind Heiligabend und Silvester jedes Jahr frei.
Internationalität & Vielfalt: Wir sind Teil der von den Gründerfamilien geführten ILF Gruppe mit über 45 Standorten und mehr als 3.700 Mitarbeitenden und arbeiten in nationalen sowie internationalen Projekten mit diversen Teams aus über 30 Nationen.
Dokumentenmanager (m/w/d) in Magdeburg Arbeitgeber: ILF
Als mittelständisches Familienunternehmen bieten wir nicht nur ein angenehmes Arbeitsumfeld, sondern auch zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten für unsere Mitarbeitenden. Mit einer sympathischen Unternehmenskultur, flexiblen Arbeitszeiten und einem starken Fokus auf Work-Life-Balance schaffen wir eine Atmosphäre, in der sich jeder wohlfühlen kann. Zudem fördern wir die internationale Zusammenarbeit und Vielfalt in unserem Team, was uns zu einem attraktiven Arbeitgeber macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Dokumentenmanager (m/w/d) in Magdeburg erhalten könntest
✨Netzwerke in der Bauindustrie nutzen
In der Bauindustrie gibt es viele Plattformen und Events, wo wir uns vernetzen können. Schau dir lokale Bau-Messen oder Branchennetzwerke an, um mit Unternehmen in Kontakt zu treten. Oft haben sie auch kurzfristige Projekte, bei denen sie Unterstützung benötigen.
✨Praktische Erfahrungen sammeln
Nutze Plattformen wie Praktika oder befristete Stellenangebote, um dir praktische Erfahrungen im Bauwesen aufzubauen. Du wirst sehen, dass viele Firmen bereit sind, Praktikanten einzustellen, besonders in Zeiten mit hohem Arbeitsaufwand.
✨Direktwerbung bei Bauunternehmen
Setze auf direkte Ansprache! Gehe zu den Unternehmen in deiner Nähe, wie z.B. ILF, und erkundige dich nach freien Stellen. Ein persönliches Gespräch kann oft den Unterschied machen und zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Bauprojekte beobachten
Halte Ausschau nach großen Bauprojekten in deiner Region. Oft werden kurzfristig Arbeiter benötigt. Wenn du direkt mit Projektleitern oder Bauleitern ins Gespräch kommst, hast du bessere Chancen auf eine befristete Anstellung.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Dokumentenmanager (m/w/d) in Magdeburg mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig dein handwerkliches Geschick!:Im Bauwesen ist es wichtig, dass du praktische Fähigkeiten und Erfahrungen nachweisen kannst. Füge spezifische Projekte, an denen du gearbeitet hast, in deinen Lebenslauf ein, und erwähne deine Kenntnisse in gängigen Bauverfahren oder -techniken.
Bau viel auf deine Arbeitsproben!:Für eine befristete Stelle wollen wir sehen, dass du genau weißt, was du tust. Stell eine Mappe oder Dokumentation zusammen, die Bauprojekte zeigt, an denen du beteiligt warst. Falls du Zertifikate hast, die deine Fähigkeiten im Bauwesen belegen, schnapp sie dir und häng sie an!
Erläutere deine Motivation!:In deinem Bewerbungsschreiben solltest du nicht nur deinen Werdegang anreißen, sondern auch klar machen, warum du dich für diese befristete Stelle bei ILF interessierst. Zeig uns, dass du mit deinem Wissen und Engagement einen echten Mehrwert bringst!
Sprich die Sprache des Bauens!:Verwende in deinen Unterlagen die Begriffe und Fachbegriffe, die in der Branche üblich sind. Das zeigt nicht nur dein Wissen, sondern hilft uns auch, deine Bewerbung auf den ersten Blick zu verstehen. Setz deinen Fokus auf relevante Erfahrungen und dein passendes Skillset.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ILF vorbereitet
✨Baustellenkenntnis zeigen
Im Bauwesen ist es wichtig, dass du ein gutes Verständnis für Baustellenabläufe und Sicherheitsprotokolle hast. Teile während des Interviews spezifische Erfahrungen, die du auf Baustellen gemacht hast, und betone deine Fähigkeiten im Hinblick auf Teamarbeit und Problemlösung.
✨Technische Fähigkeiten im Fokus
Bereite dich darauf vor, technische Fragen zu beantworten, die auf deine Fähigkeiten mit Bau-Software oder zur Erstellung von Plänen eingehen. Dinge wie CAD-Programme oder Baustellenmanagement-Tools können zur Sprache kommen, also sei bereit, zu zeigen, dass du damit vertraut bist.
✨Flexibilität betonen
Mit einem befristeten Vertrag wird oft erwartet, dass du schnell ins Team integriert wirst. Betone deine Fähigkeit zur Anpassung und dein Lernen in neuen Situationen. Zeige, dass du bereit bist, dich in verschiedene Aufgaben und Teamdynamiken einzufügen.
✨Fragen zur Projektplanung vorbereiten
Bereite einige gute Fragen zur Projektplanung und den laufenden Projekten von ILF vor. Das zeigt dein Interesse und deine Initiative. Du könntest fragen, wie sie mit unvorhergesehenen Herausforderungen auf der Baustelle umgehen oder welche Technologien sie gerade einsetzen.
