Coordinator Office Management & Buchhaltung

Mach Dich bereit für eine Veränderung

• Office Management: Als Teamplayer:in und echtes Organisationstalent bist Du Ansprechpartner:in für alle organisatorischen und administrativen Aufgaben im Büroalltag. Dazu gehört auch die Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen in unserem Düsseldorfer Büro, die Pflege von Akten und Dokumenten sowie die Bereitstellung von Material, Hard- und Software für unsere Kolleg:innen. Als Büro-Allrounder:in sorgst du dabei nicht nur für Ordnung, sondern hältst dem gesamten Team den Rücken frei. Am Empfang bist Du der erste Kontaktpunkt für Telefonanrufe, E-Mails sowie unsere Besucher:innen und bist die erste Ansprechperson für unsere externen Dienstleiter:innen.
• Rechnungsprüfung und vorbereitende Buchhaltung: Du bist verantwortlich für die sorgfältige Prüfung und Vorkontierung der Eingangsrechnungen unserer Unternehmensgruppe. Dabei achtest Du auf die korrekte Verbuchung aller relevanten Geschäftsvorfälle und kümmerst Dich um die vorbereitende Buchhaltung. Du stehst im engen Austausch mit unserem externen Steuerbüro und sorgst für eine reibungslose Finanzbuchhaltung.
• Projektadministration und -finanzen: Bei Dir laufen die administrativen und finanziellen Fäden unseres Tochterunternehmens ChangePartner zusammen. Du bist verantwortlich für das Anlegen neuer Aufträge im ERP-System und die korrekte, fristgerechte Erstellung der Ausgangsrechnungen. Dazu hältst du stets Kontakt zu den Projektleiter:innen, erstellst regelmäßig Berichte, die einen klaren Überblick über die Projektfinanzen geben und unterstützt damit das Projektmanagement und Controlling.

Bring etwas Neues mit: Dich

Uns ist die richtige Mischung aus fachlicher und persönlicher Kompetenz sowie einer teamorientierten und pragmatischen Grundeinstellung wichtig. Wir achten daher immer auf ein stimmiges Gesamtpaket, welches für diese Stelle idealerweise die folgenden Qualifikationen umfasst:

• Ausbildung & Berufserfahrung: Du verfügst über eine kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Buchhaltung, oder hast bereits in einer vergleichbaren Stelle im Office Management und/oder in der Buchhaltung Erfahrungen gesammelt.
• Organisationstalent: Dich zeichnet eine organisierte, zuverlässige und präzise Arbeitsweise aus und Du handelst selbstständig und eigenverantwortlich, bringst Dich aber auch gerne im Team ein.
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst gerne und serviceorientiert – das Arbeiten mit Menschen macht Dir Spaß, sei es im Team oder mit unseren internen und externen Kund:innen.
• Zahlenaffinität: Du arbeitest gerne mit Zahlen und bringst ein hohes analytisches Denkvermögen mit.
• IT Kenntnisse: Du bist sicher im Umgang mit Office365 und hast idealerweise bereits Erfahrung in der Arbeit mit einem ERP-System und/oder einer Buchhaltungssoftware, z. B. DATEV. Darüber hinaus hast du Lust, deine Ideen für die weitere Digitalisierung und Prozessinnovationen einzubringen.
• Freude am Lernen: Du lernst gerne dazu und stärkst mit uns gemeinsam das Fundament für weiteres Wachstum. Dazu bringst Du gerne eigene Ideen zur Verbesserung der Abläufe in deinem Aufgabenbereich, im Team Corporate Functions und darüber hinaus ein.

Bitte bewirb Dich auch dann, wenn du nicht alle Punkte erfüllst.

Wir geben Dir unser Bestes

• Zusammen sind wir stark: Es sind immer wieder die Begegnungen mit Kolleg:innen, die unseren Arbeitsalltag bereichern. Wir bieten daher modern ausgestattete Arbeitsplätze im Herzen von Düsseldorf und Berlin an, die zum Austausch einladen. Bei regelmäßigen Teamevents, von Segeltörns über unsere legendären Volleyball-Turniere am Sommerfest bis hin zu Spieleabenden schaffen wir dabei Erinnerungen, die bleiben.
• Die Balance macht es: Wir wissen, dass es im Leben um mehr als Arbeit geht. Deshalb gehen wir auf individuelle Bedürfnisse ein und schaffen im Team füreinander Spielräume für flexible Arbeitszeiten.
• Wir schätzen Transparenz, auch beim Gehalt: Wir achten auf eine transparente und leistungsorientierte Vergütung und sprechen regelmäßig offen über den aktuellen Gehaltsspiegel.
• Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt: Deshalb fördern wir das Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden durch Benefits wie das Deutschlandticket, ein Jobrad oder eine betriebliche Altersvorsorge.
• Wir stehen an Deiner Seite: Durch unser strukturiertes Onboarding-Konzept begleiten wir Dich ab Tag 1 bei Deiner beruflichen Reise bei IMAP und unterstützen Dich durch eine:n Mentor:in.
• Wir bringen Deine Entwicklung auf das nächste Level: Wir betrauen Dich von Anfang an mit verantwortungsvollen Aufgaben, die Deinen Stärken entsprechen und fördern Dich gleichzeitig durch passgenaue persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten.
• Du bist richtig und wichtig: Wir sind ein interkulturelles und interdisziplinäres Team. Daher ist uns ein wertschätzender sowie rücksichtsvoller Umgang miteinander wichtig. Wir bieten einen sicheren Raum für Mitarbeitende unterschiedlicher Kulturen, Nationalitäten, ethnischer Zugehörigkeiten, sexueller Orientierungen, Religionen, unterschiedlichen Geschlechts und Alters.

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