Office Manager (w/m/x)
Business Unit: Food & Nutrition
Standort: Köln, Hamburg
Über IMCD
IMCD Group mit Hauptsitz in Rotterdam, Niederlande, ist ein weltweit führender Partner für Distribution und Formulierung von Spezialchemikalien und Ingredienzen. Wir sind ein starker, innovativer Geschäftspartner und Lösungsanbieter für Hersteller von Konsum-, Industrie- und Gebrauchsgütern in zahlreichen Geschäftsbereichen: Advanced Materials, Beauty & Personal Care, Coatings & Construction, Food & Nutrition, Home Care I&I (Industrial & Institutional), Industrial Solutions, Lubricants & Energy, and Pharmaceuticals.
In enger Partnerschaft mit unseren Lieferanten bieten wir ein umfassendes Produktportfolio. Mit über 80 Anwendungslaboren in 60 Ländern entwickeln wir gemeinsam Formulierungen und bieten Lösungen, die es unseren Geschäftspartnern ermöglichen, Produkte herzustellen, die einen positiven Einfluss auf die Welt von heute und morgen haben. Unsere Teams konzentrieren sich auf kommerzielle und operative Exzellenz und nutzen die besten digitalen und logistischen Instrumente, um für unsere Partner A World of Opportunity zu eröffnen.
Im Jahr 2025 erwirtschaftete IMCD mit über 5.200 Mitarbeitenden einen Umsatz von 4.779 Millionen Euro. Die Aktien der IMCD N.V. sind an der Euronext Amsterdam notiert (Symbol: IMCD) und im niederländischen ESG AEX Index enthalten – als eines von 25 Unternehmen innerhalb der AEX- und AMX-Indizes, die die besten ESG-Initiativen durchführen.
1996 eröffnete IMCD Deutschland als eine der ersten Tochtergesellschaften seinen Hauptsitz in Köln. Dieser wird durch einen strategischen Standort in Hamburg ergänzt. Deutschlandweit arbeiten aktuell rund 270 Experten an immer neuen Lösungen für den Erfolg unserer Geschäftspartner.
Entfalte ein neues Element, Element [E]
IMCD hat das Periodensystem um ein neues, bisher fehlendes chemisches Element erweitert: Element [E]. Es steht für unsere Employees (Mitarbeitenden) und ihren Entrepreneurial mindset (Unternehmergeist). Sie sind die treibende Kraft hinter unserem Erfolg.
Die Position:
Als Office Manager (w/m/x) in unserer Business Unit Food & Nutrition stellst Du gemeinsam mit Deinem Team die operative Leistungsfähigkeit der Business Unit sicher und sorgst für einen exzellenten Kunden- und Lieferantenservice. In einer zentralen Schnittstellenfunktion zwischen Vertrieb, Einkauf und Management verantwortest Du effiziente Abläufe, das KPI-Monitoring, die Weiterentwicklung von Prozessen und die Erreichung unserer Serviceziele. Dabei gestaltest Du Prozesse, Systeme und die Zusammenarbeit innerhalb der Business Unit aktiv mit und leistest einen wichtigen Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung unserer Strategie.
Wen wir suchen:
Wir suchen eine Persönlichkeit mit
- einer ausgeprägten Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Kunden, Lieferanten und Kollegen
- einer positiven, verlässlichen und pragmatischen Art, die Herausforderungen lösungsorientiert angeht
- Teamspirit, Verlässlichkeit und der Motivation, gemeinsam Erfolge zu erzielen
Deine Aufgaben:
- Verantwortung für die Organisation und kontinuierliche Weiterentwicklung des Back Office Teams innerhalb der Business Unit Food & Nutrition
- Förderung einer ausgeprägten Servicekultur gegenüber Kunden, Lieferanten und internen Schnittstellen
- Enge Zusammenarbeit mit dem Business Unit / Operations Manager als Ansprechpartner für operative Themen, Prozesse und Systeme
- Unterstützung bei der Steuerung und Auswertung relevanter KPIs wie Auftragsbearbeitung, Antwortzeiten, Reklamationen oder Monatsabschlüssen
- Vertriebs- und einkaufsseitige Betreuung unserer Kunden und Lieferanten entlang der gesamten Auftragsabwicklung
- Bearbeitung und Nachverfolgung von Kundenanfragen, Aufträgen und Reklamationen
- Sicherstellung effizienter und strukturierter Abläufe zwischen Vertrieb, Einkauf, Logistik und weiteren internen Schnittstellen
- Mitarbeit bei der Optimierung von Prozessen sowie aktive Mitgestaltung unserer Arbeitsweise
- Unterstützung bei Reporting-, Forecast- und Planungstätigkeiten
- Verantwortung für Stammdaten sowie die Nutzung und Weiterentwicklung unserer Systeme wie Salesforce und JD Edwards
Deine Qualifikationen & Fähigkeiten:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Vertriebsinnendienst, Customer Service, Einkauf, Supply Chain, Operations oder einem vergleichbaren Umfeld
- Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Menschen zum Erfolg zu führen ergänzt durch Erfahrung in der Koordination von Aufgaben, Projekten oder Teams
- Hohe Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und internen Ansprechpartnern
- Strukturierte, organisierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten
- Ausgeprägter Teamgeist, Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, gemeinsam anzupacken
- Digitale Affinität und Interesse an modernen Systemen, Prozessen und KI-gestützten Arbeitsweisen
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie idealerweise Erfahrung mit CRM- und ERP-Systemen
- Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
Das bieten wir Dir:
- Mitarbeit in einem kompetenten und kollegialen Team mit flachen Hierarchien
- Attraktiver und moderner Arbeitsplatz im Herzen von Köln oder Hamburg
- Flexible Arbeitszeiten mit erweiterten Möglichkeiten zum Mobile Working
- Moderne IT-Ausrüstung (Diensthandy und Laptop)
- 38,5 Stundenwoche (bei Vollzeit) und 30 Tage Urlaub
- Vielfältige Weiterbildungsangebote und leistungsfördernde Unternehmenskultur
- Förderung von abteilungsübergreifendem Kennenlernen der Kollegen (regelmäßige Mitarbeiter- und Team-Events)
- Vermögenswirksame Leistungen und ein attraktiver Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
- Monatlicher steuerfreier Sachbezug als Gutschein in Höhe von 50,00€ oder eine Urban Sports Club Mitgliedschaft M
Haben wir Dein Interesse geweckt?
Dann würden wir Dich gerne kennenlernen!
Bewirb Dich direkt über unser Karriereportal mit Deinem Lebenslauf und relevanten Abschluss- & Arbeitszeugnissen (Anschreiben optional).
Bei Rückfragen zu dieser Position steht Dir Jennifer Rehberg unter der 0221 7765 336 zur Verfügung.
IMCD Deutschland GmbH – Human Resources - Konrad-Adenauer-Ufer 41-45 - 50668 Köln - www.imcd.de
Office Manager (w/m/x) Arbeitgeber: IMCD
Die IMCD-Gruppe ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Werkstudenten die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten. Mit einem modernen Arbeitsplatz im Herzen von Köln oder Hamburg, flexiblen Arbeitszeiten und einer starken Unternehmenskultur, die Weiterbildung und abteilungsübergreifendes Kennenlernen fördert, ist IMCD der ideale Ort für Studierende, die praktische Erfahrungen in der Chemiebranche sammeln möchten.
