Auf einen Blick
- Aufgaben: Sichere Bewilligungen für Veranstaltungen an der ETH Zürich und unterstütze Veranstalter:innen.
- Unternehmen: ETH Zürich – dynamisches, internationales Umfeld mit Gestaltungsspielraum.
- Vorteile: Flexible Arbeitsmodelle, Lifelong Learning, und zahlreiche Vergünstigungen.
- Weitere Informationen: Vielfalt und Nachhaltigkeit sind zentrale Werte unserer Unternehmenskultur.
- Warum dieser Job: Gestalte kreative Lösungen und arbeite in einem vielfältigen Team.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im administrativen Bereich und gute IT-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
In der Abteilung Campus Services unterstützen wir Lehre, Forschung und Verwaltung in den Bereichen Logistik, Mobilität und Veranstaltungen. Wir stellen zudem ein umfassendes Informationsmanagement sowie die Orientierung an der ETH Zürich sicher und verantworten das Gastronomie- und Detailhandelsangebot.
Für die Sektion Events und Partner Organisations suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine initiative und selbständig arbeitende Persönlichkeit als Fachspezialist:in Bewilligungen (m/w/d) in der Gruppe Eventsupport.
In dieser Funktion sorgst du dafür, dass Veranstaltungen und Aktivitäten auf allen ETH-Flächen und an allen Standorten korrekt, sorgfältig und lösungsorientiert bewilligt werden. Du begleitest Anfragen von Anfang bis Ende und bist für Veranstalter:innen eine kompetente, verlässliche Ansprechperson. Dabei stellst du sicher, dass Vorgaben eingehalten werden – und suchst gleichzeitig nach praktikablen Lösungen im Spannungsfeld von Interessen, Machbarkeit und Verantwortung.
Konkret bedeutet das:
- Beratung interner und externer Kund:innen zu Veranstaltungen und Aktivitäten unter Berücksichtigung der geltenden Vorgaben und Richtlinien der ETH Zürich
- Selbstständige Prüfung und Beurteilung von Bewilligungsanfragen hinsichtlich Machbarkeit, Durchführbarkeit sowie möglicher Auswirkungen mit besonderem Fokus auf Sicherheit, Qualität und Reputation der ETH
- Vorbereitung von Bewilligungsentscheiden, klare Kommunikation der Entscheide sowie Überprüfung der Einhaltung der erteilten Auflagen; zudem Bearbeitung von Rekursverfahren
- Unterstützung weiterer Fachbereiche innerhalb der Gruppe sowie gruppenübergreifend bei Bedarf
Du arbeitest gerne strukturiert, übernimmst Verantwortung und fühlst dich in einem dienstleistungsorientierten Umfeld wohl. Gleichzeitig behältst du auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.
Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (mind. 3‑jährige Lehre) sowie mehrere Jahre Berufserfahrung im administrativen Bereich
- Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit ausgeprägter Planungs‑ und Organisationsfähigkeit
- Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich rasch in neue Themengebiete einzuarbeiten
- Sehr gutes räumliches Vorstellungsvermögen sowie eine vernetzte und analytische Denkweise
- Idealerweise Erfahrung im Projektmanagement
- Hohe IT‑Affinität, sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse und idealerweise Erfahrung mit CRM‑Systemen
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
- Resilienz, Durchsetzungsvermögen und ausgeprägte Teamorientierung
Wir bieten:
- An der ETH Zürich erwartet dich ein dynamisches, internationales Umfeld
- Es erwartet dich Gestaltungsspielraum und praxisnahe und kreative Lösungen sind sehr willkommen
- Flexible, gemeinsam gestaltbare Arbeitsmodelle
- Wir leben: Lifelong Learning
- Vergünstigungen wie z.B. ÖV‑Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung, attraktive Vorsorgeleistungen etc.
Diversität und Nachhaltigkeit:
Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.
Fachspezialist:in Bewilligungen (m/w/d) Arbeitgeber: Immigration Policy Lab
Die ETH Zürich ist ein hervorragender Arbeitgeber, der ein dynamisches und internationales Umfeld bietet, in dem kreative Lösungen und Gestaltungsspielräume geschätzt werden. Mit einem starken Fokus auf lebenslanges Lernen, flexiblen Arbeitsmodellen und attraktiven Zusatzleistungen wie ÖV-Abonnements und Kinderbetreuung fördert die ETH eine inklusive und nachhaltige Arbeitskultur, die Vielfalt und Chancengleichheit aktiv unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Fachspezialist:in Bewilligungen (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im Auge hast, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Auswahlprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Branche arbeiten. Oft erfährt man so von ungeschriebenen Stellen oder erhält wertvolle Tipps für das Vorstellungsgespräch.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die ETH Zürich, ihre Werte und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Zeige, dass du die Organisation verstehst und wie du einen Mehrwert bieten kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Webseite! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Außerdem kannst du dich über aktuelle Stellenangebote und Neuigkeiten informieren.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Fachspezialist:in Bewilligungen (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Wahl für die Stelle als Fachspezialist:in Bewilligungen bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Gliedere deine Unterlagen übersichtlich und achte darauf, dass alle wichtigen Informationen schnell zu finden sind. Das zeigt uns, dass du organisiert und detailorientiert arbeitest!
Pass auf die Details auf!:Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreibfehler und achte darauf, dass alle Angaben korrekt sind. Ein fehlerfreies Dokument hinterlässt einen guten Eindruck und zeigt, dass du dir Mühe gibst und Verantwortung übernimmst.
Bewirb dich direkt bei uns!:Nutze unsere Website, um dich zu bewerben. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet und wir sie schnellstmöglich bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Immigration Policy Lab vorbereitet
✨Verstehe die Anforderungen
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Stelle als Fachspezialist:in Bewilligungen vertraut. Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den geforderten Kompetenzen passen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und Problemlösung unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Position zu verdeutlichen.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Selbstbewusst auftreten
Zeige während des Interviews Selbstbewusstsein und Professionalität. Achte auf deine Körpersprache, halte Blickkontakt und sprich klar und deutlich. Das vermittelt einen positiven Eindruck und zeigt, dass du die Verantwortung für die Position übernehmen kannst.
