Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Grants Office bei administrativen Prozessen und koordiniere spannende Forschungsprojekte.
- Unternehmen: ETH Zürich, eine der besten Hochschulen weltweit mit innovativer Arbeitskultur.
- Vorteile: Attraktive Sozialleistungen, Sportangebote und Vergünstigungen für ÖV-Abonnemente.
- Weitere Informationen: Wachse in einer wertschätzenden Kultur und trage zu positiven gesellschaftlichen Veränderungen bei.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Forschung und arbeite in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung im administrativen Bereich und sicherer Umgang mit digitalen Tools.
Das Grants Office ist die zentrale Anlaufstelle für Forschungsförderung an der ETH Zürich und unterstützt Forschende aller Karrierestufen beim Identifizieren, Einwerben und Verwalten kompetitiver nationaler und internationaler Forschungsgelder. Wir begleiten zudem den Evaluationsprozess der ETH-Departemente und betreuen die ETH-internen Forschungsförderprogramme (Projekt- und Talentförderung), führen die Geschäftsstellen der Forschungskommission und der Preiskommission und unterstützen die Vizepräsidentin für Forschung in strategischen, konzeptionellen und organisatorischen Fragen.
Zur Verstärkung unseres Sekretariats suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte, initiative und organisationsstarke Persönlichkeit. Die Stelle verbindet klassische Sekretariatsaufgaben mit der Mitarbeit in vielfältigen administrativen Prozessen im Forschungsumfeld. Wer Freude daran hat, Abläufe zu koordinieren, Daten sorgfältig zu pflegen und verlässlich den Überblick zu behalten, findet bei uns ein spannendes Tätigkeitsfeld.
In einem dynamischen und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld übernehmen Sie administrative und organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit diversen Prozessen im Grants Office, führen das allgemeine Sekretariat vom Grants Office (inkl. Telefondienst, Terminorganisation, Materialbestellung) und unterstützen die Fachpersonen zusätzlich in folgenden Bereichen:
- Verwaltung von Drittmittelprojekten, inkl. Pflege von Schnittstellen mit relevanten Verwaltungseinheiten, sowie Vorbereitung und Qualitätssicherung von Entscheidungs- und Korrespondenzdokumenten
- Organisation von Informationsveranstaltungen für Forschende und Pflege der entsprechenden Kommunikationskanäle
- Organisation der Besuche der externen Gutachter im Rahmen der departementalen Evaluationen
- Finanzadministration: Spesen erfassen, Rechnungen kontieren, Budget, Trendrechnung
- Personaladministration: Ein-/Austritte, Support bei der Einarbeitung
- Qualitätssicherung, insb. Monitoring und Pflege der Datenbanken im Grants Office
Sie bringen fundierte Berufserfahrung im administrativen Bereich mit, vorzugsweise in einer äquivalenten Position im Hochschulumfeld. Sie zeichnen sich durch einen sicheren Umgang mit digitalen Tools aus, wobei Kenntnisse in File-Maker oder anderen Datenbanksystemen von Vorteil sind. Sie sind eine teamfähige, lösungs- und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit grosser Eigeninitiative und Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld und mit verschiedenen Anspruchsgruppen. Sie arbeiten gerne sorgfältig, exakt und behalten auch bei einer Vielzahl paralleler Aufgaben und in hektischen Situationen den Überblick. Eine hohe Serviceorientierung sowie ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein zeichnen Ihre Arbeitsweise aus. Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden ihr Profil ab.
Wir bieten Ihnen ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einer offenen, wertschätzenden und kollegialen Arbeitskultur. Ihr Arbeitsplatz im historischen ETH-Hauptgebäude bietet eine moderne Infrastruktur sowie eine hervorragende Anbindung an den öffentlichen Verkehr. Darüber hinaus profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, darunter Vergünstigungen, wie z.B. für ÖV-Abonnemente und Car-Sharing, ein vielseitiges Sportangebot des ASVZ, verschiedene Angebote zur Kinderbetreuung sowie attraktive Sozial- und Vorsorgeleistungen.
Die ETH Zürich unterstützt eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.
Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert.
Mitarbeiter:in Administration im Grants Office (m/w/d) Arbeitgeber: Immigration Policy Lab
Die Immigration Policy Lab in Zürich ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld zu arbeiten. Unsere Forschungsstation Früebüel fördert nicht nur Ihre berufliche Weiterentwicklung durch gezielte Schulungen und Workshops, sondern bietet auch attraktive Vorteile wie ÖV-Abonnemente und Car Sharing, um Ihre Work-Life-Balance zu unterstützen. Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das sich leidenschaftlich für innovative landwirtschaftliche Lösungen einsetzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Mitarbeiter:in Administration im Grants Office (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Immigration Policy Lab
Wenn du auf der Website von Immigration Policy Lab stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter:in Administration im Grants Office (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Immigration Policy Lab erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Immigration Policy Lab vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
