Office Manager:in am Institut für Maschinelles Lernen mit Fokus Finanzen (m/w/d)

40%, Zürich, befristet. Das Language, Reasoning and Education Lab ist Teil des Instituts für Maschinelles Lernen und gehört zum Departement Informatik der ETH Zürich. Es bietet ein internationales, lebendiges und anspruchsvolles Arbeitsumfeld.

In dieser abwechslungsreichen Position unterstützen Sie den Professor und sein Team in administrativen und organisatorischen Aufgaben und übernehmen dabei eine wichtige koordinierende Rolle mit einem vielseitigen Tätigkeitsbereich. Zudem übernehmen Sie die finanzadministrative Betreuung einer weiteren Professorin am selben Institut. Es erwartet Sie eine spannende Aufgabe mit viel Eigenverantwortung in einem offenen und dynamischen Umfeld. Dabei sind Sie auch im Admin-Team des Instituts eingebunden. Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet. Es besteht die Möglichkeit einer Verlängerung sowie einer Aufstockung des Beschäftigungsgrades. Im Zuge zukünftiger Anpassungen der Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung kann sich zudem der Tätigkeitsbereich weiterentwickeln. Der Stellenantritt ist per 1. September 2026 oder nach Vereinbarung.

Stellenbeschreibung

• Personalmanagement: Sie begleiten Ein- und Austritte, beraten die Forschungsgruppen und Professor:innen in vielfältigen administrativen Fragen und verwalten Personaländerungen. Zudem betreuen Sie akademische Gäste.
• Finanzmanagement: Sie verantworten die Verwaltung von Mitteln und Budgets, koordinieren Rechnungen und Spesenabrechnungen und betreuen Projekte einschließlich des Reportings. Finanzmanagement einer weiteren Professur am selben Institut.
• Events: Planung und Durchführung von Veranstaltungen.
• Teamarbeit im Institut: Aktive Mitarbeit im Admin-Team zur gemeinsamen Planung und Umsetzung von Veranstaltungen und für eine effektive Kommunikation innerhalb des Instituts.

Profil

• Sie bringen eine kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung und mindestens 2-3 Jahre Berufserfahrung mit und haben idealerweise bereits Erfahrungen im Hochschulumfeld gesammelt.
• Sie arbeiten sorgfältig, haben ein Auge für Details und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick.
• Eine schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität unterstützen Sie dabei, die täglichen Aufgaben effizient zu meistern.
• Teamarbeit bereitet Ihnen Freude. Mit Ihrer ausgeprägten Sozialkompetenz und Ihren kommunikativen Fähigkeiten tragen Sie zu einer positiven und kollegialen Atmosphäre bei.
• Sie erkennen Problemstellungen und Herausforderungen und tragen dazu bei, diese zu adressieren.
• Sie sind engagiert, selbstständig, verantwortungsbewusst und arbeiten proaktiv.
• Sie beherrschen Deutsch stilsicher und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse – die Kommunikation im Institut erfolgt überwiegend auf Englisch.

Arbeitsort

Wir bieten Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt. Sie sind sowohl in Ihrer Arbeitsgruppe (Professor, Postdoktorierende, Doktorierende) als auch in dem Admin Team innerhalb des Institutes und des Departements integriert. Dort wird ein regelmässiger Austausch untereinander gepflegt und es herrscht eine unterstützende und offene Atmosphäre. Nach Absprache mit Ihrem Vorgesetzten können Sie die Arbeitszeit zwischen Büro und Home Office aufteilen. Familien und besondere Rahmenbedingungen finden Berücksichtigung. Die ETH Zürich bietet vielfältige Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten. Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung etc. Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLICA. Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich.

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für ihre exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.