KÖLN: Operations Coordinator (m/w/d): Fokus Kunden, Prozesse & Koordination

Gestartet in Köln, sind wir heute NRW-weit tätig und wachsen bewusst mit Fokus auf Qualität, Effizienz und Kundennutzen. Unsere Kund:innen – vom Einzelmakler bis zum großen Immobilienunternehmen – vertrauen auf klare Prozesse, schnelle Lieferung und konstant hohe Qualität hinsichtlich unseres breiten Produktportfolios. Wir produzieren nicht einfach Medien, sondern schaffen echten Mehrwert für die Vermarktung und denken dabei immer einen Schritt voraus. Unser Anspruch: die komplette Medienproduktion auf hohem Niveau übernehmen, damit sich unsere Kund:innen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Aufgaben:

• Verantwortung für das operative Tagesgeschäft: Du sorgst dafür, dass unsere Abläufe rund um Kundenanfragen, Aufträge und Termine strukturiert, zuverlässig und effizient funktionieren.
• Kundenkommunikation & -betreuung: Du bist zentrale Ansprechperson für unsere Kund:innen – per Telefon und schriftlich – und stellst sicher, dass sie sich jederzeit gut betreut fühlen.
• Koordination von Projekten & Terminen: Du steuerst die Abstimmung zwischen Kund:innen, Fotograf:innen und unserem internen Team und behältst dabei stets den Überblick.
• Auftragsabwicklung & Prozesssicherheit: Du stellst sicher, dass alle Schritte von der Anfrage bis zur Auslieferung reibungslos ablaufen und Deadlines eingehalten werden.
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung: Du arbeitest direkt mit uns zusammen und unterstützt dabei, unsere Strukturen und Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln.
• Prozessoptimierung im Alltag: Du erkennst Verbesserungspotenziale und bringst pragmatische Ideen ein, um Abläufe klarer, effizienter und skalierbarer zu gestalten.
• Struktur & Dokumentation: Du sorgst dafür, dass relevante Informationen sauber dokumentiert und in unseren Systemen gepflegt werden.
• Schrittweise Übernahme von Verantwortung: Mit Deiner Entwicklung wächst auch Dein Verantwortungsbereich im operativen Bereich.

Ein besonders wichtiger Teil Deiner Rolle ist der aktive Kundenkontakt: Du hast Freude daran, mit Menschen zu kommunizieren, Beziehungen aufzubauen und nachzufassen. Für Dich ist es selbstverständlich, lieber einmal mehr zum Hörer zu greifen, als Dinge offen zu lassen. Genau diese Haltung sorgt dafür, dass sich unsere Kund:innen jederzeit gut betreut und verstanden fühlen.

Wir suchen eine Person, die:

• strukturiert denkt und organisiert arbeitet.
• Verantwortung übernimmt und proaktiv mitdenkt.
• Freude an Kommunikation hat – insbesondere am Telefon (Bestands- und Neukunden).
• offen ist, sich in neue Themen einzuarbeiten.
• Lust hat, aktiv an einem wachsenden Unternehmen mitzuwirken.

Qualifikation:

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft (mindestens Bachelor) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Keine Vorerfahrung im Bereich Fotografie/Videografie notwendig – wichtig ist Dein Interesse an unserem Geschäftsmodell sowie Deine Motivation, Dich in unsere Branche einzuarbeiten.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsstärke sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel strukturiert zu steuern.
• Hoher Eigenantrieb und Verantwortungsbewusstsein – Du arbeitest selbstständig, denkst mit und übernimmst gerne Verantwortung.
• Teamorientierte Persönlichkeit mit dem Anspruch, gemeinsam Lösungen zu finden und Dinge voranzubringen.
• Starkes Prozessdenken und technisches Verständnis – Du erkennst Zusammenhänge schnell und denkst in effizienten Abläufen.
• Hohe IT-Affinität: Du arbeitest routiniert mit digitalen Tools und nutzt diese gezielt, um Deine Aufgaben effizient zu organisieren, zu dokumentieren und zu steuern.
• Fähigkeit, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen, zu analysieren und strukturiert zu verbessern oder neu aufzusetzen.
• Freude an Kommunikation – insbesondere am Telefon und im direkten Austausch mit Kund:innen.
• Reisebereitschaft zu Kundenterminen sowie idealerweise Führerschein Klasse B / eigener PKW.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du arbeitest gerne remote, schätzt dabei aber den engen, persönlichen Austausch im Team und bist proaktiv in der Kommunikation.
• Idealerweise wohnst Du in Köln/NRW-weites Kölner Umfeld.

Benefits:

• Die Möglichkeit, ein wachsendes Unternehmen aktiv mitzugestalten und nicht nur auszuführen – Du bist Teil unserer Entwicklung, nicht nur des Tagesgeschäfts.
• Langfristige Perspektive mit der Chance, Deine Rolle und Deinen Verantwortungsbereich Schritt für Schritt auszubauen.
• Faire und leistungsgerechte Vergütung, die Deiner Entwicklung und Verantwortung entspricht.
• Flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten mit klarer Remote-Struktur – gleichzeitig legen wir Wert auf persönlichen Austausch, insbesondere in der Einarbeitungsphase vor Ort (Köln).
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung: Du arbeitest eng mit uns zusammen und erhältst Einblicke in Themen wie Aufbau, Skalierung und Strukturierung eines wachsenden Unternehmens.
• Kurze Entscheidungswege & ehrliche Kommunikation – wir treffen schnell Entscheidungen und sprechen Dinge offen an.
• Echter Gestaltungsspielraum: Deine Ideen sind ausdrücklich gewünscht und fließen aktiv in unsere Weiterentwicklung ein.
• Ein wertschätzendes, strukturiertes Umfeld mit hoher Kommunikationsfrequenz und starkem Teamgefühl – auch im Remote-Setup.
• Uns ist nicht nur wichtig, was Du kannst, sondern vor allem wer Du bist. Wir suchen Dich als Person – jemanden, der zu IMMO PICTURES passt, unsere Werte verinnerlicht und hochmotiviert ist, gemeinsam mit uns zu wachsen.

Wenn Du Verantwortung übernehmen willst, Gestaltungsspielraum suchst und Teil eines Unternehmens sein möchtest, das bewusst wächst und langfristig denkt, freuen wir uns darauf, von Dir zu hören!