Du telefonierst gern, formulierst präzise und bringst Struktur in den Büroalltag?
Bei uns verbindest du Kundenkontakt mit Backoffice und Organisation – mit Schwerpunkt auf telefonischen Erstgesprächen mit Eigentümern, Terminvereinbarung und Kundenbetreuung.
Wer wir sind
Seit 2010 begleiten die Immobilienspezialisten Eigentümer und Interessenten beim Kauf, Verkauf und bei der Vermietung von Immobilien in Berlin und Umgebung – vom ersten Kennenlernen bis zur Schlüsselübergabe. Unser Anspruch ist eine persönliche, kompetente Betreuung in jeder Phase. Wir arbeiten als kleines Team mit kurzen Wegen, flachen Hierarchien und direkter Abstimmung. Du unterstützt uns im Kundenkontakt, im Schriftverkehr und im Backoffice.
Deine Aufgaben
- Eigentümerakquise: Du sprichst neue Kontakte an, bearbeitest Anfragen und fasst verbindlich nach. Du stellst unsere Leistungen im Rahmen eines groben Erstgesprächs überzeugend vor und vereinbarst persönliche Beratungstermine für unsere Makler. Deine Kontaktaufnahme wird vorher angekündigt – keine Kaltakquise.
- Kundenbetreuung: Du koordinierst Besichtigungen, beantwortest Rückfragen und informierst Eigentümer über den Stand der Vermarktung.
- Korrespondenz: Du bearbeitest E-Mails und Schreiben an Kunden, Behörden, Wohnungsverwaltungen, Banken und Finanzierungspartner.
- Unterlagen und Koordination: Du beschaffst Objektunterlagen, bereitest Vertrags- und weitere erforderliche Dokumente für die Immobilienvermittlung vor und koordinierst Termine und Abstimmungen mit Kunden, Notariaten und weiteren Partnern.
- Backoffice und Büroorganisation: Du führst die Ablage, hältst Objekt- und Kundenakten aktuell und bereitest Termine organisatorisch vor. Du behältst Fristen und offene Vorgänge im Blick.
- CRM und Tagesplanung: Du dokumentierst Kontakte und Gespräche in Propstack, pflegst Wiedervorlagen und planst deine Aufgaben selbstständig anhand gemeinsam abgestimmter Ziele und Prioritäten.
Das bringst du mit
- Kommunikationsstärke: Du kommunizierst überzeugend und verbindlich und hast Freude an aktiver telefonischer Kundenansprache. Du hörst aufmerksam zu und fasst respektvoll und beharrlich nach. Verkaufserfahrung ist willkommen.
- Sprachkompetenz: Du beherrschst Deutsch sehr sicher in Wort und Schrift und verfasst stilistisch sichere, grammatikalisch und orthografisch fehlerfreie Korrespondenz. Auch auf Englisch betreust du Kunden zuverlässig telefonisch und schriftlich.
- Arbeitsweise: Du arbeitest gewissenhaft, zeigst Eigeninitiative und bringst Organisationstalent mit. Nach der Einarbeitung organisierst du deinen Arbeitsalltag eigenständig, setzt abgestimmte Prioritäten um und erkennst, welche Schritte als Nächstes erforderlich sind.
- Beruflicher Hintergrund: Erfahrung aus Büroassistenz, Backoffice, Kundenbetreuung oder Vertrieb ist hilfreich. Ein Quereinstieg mit starken Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten ist möglich. Immobilienerfahrung ist ein Plus, keine Voraussetzung.
- Digitale Arbeitsmittel: Du bringst digitale Affinität mit, nutzt gängige Anwendungen sicher und hast bereits Erfahrung mit KI-Tools wie Claude oder ChatGPT. Bei uns arbeitest du mit Microsoft 365 und Propstack als zentraler Schnittstelle für Kundenkontakte, Objektdaten und Arbeitsabläufe.
Das bieten wir dir
- Anstellung: Unbefristeter Arbeitsvertrag mit Probezeit; Teilzeit ab 25 Wochenstunden oder Vollzeit mit 40 Wochenstunden.
- Arbeitszeit: Kernarbeitszeit vor Ort in unserem Büro in der Martin-Luther-Straße 78 in 10825 Berlin-Schöneberg von Montag bis Freitag, 9–14 Uhr. Zusätzliche Stunden flexibel und mit Homeoffice-Option nach Vereinbarung.
- Vergütung und Bonus: Festgehalt nach Absprache und Qualifikation plus Bonus für jeden gewandelten Eigentümer-Lead, sobald der Maklervertrag unterzeichnet ist.
- Zusammenarbeit: Eigenverantwortliches Arbeiten im kleinen Team – mit direkter Abstimmung, regelmäßigen Absprachen und gemeinsamer Planung.
- Einarbeitung und Weiterbildung: Persönliche, konzentrierte Einarbeitung, vorhandene Textbausteine und Vorlagen sowie betriebliche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Urlaub: Wir vereinbaren deinen Urlaubsanspruch individuell mit dir und berücksichtigen dabei dein gewähltes Arbeitszeitmodell.
Ansprechpartner: Tobias Gruschla
E-Mail: immobilien@spezialisten.de
Betreff: Bewerbung Büro-/Teamassistenz
Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.
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Kontaktdaten:
Immobilienspezialisten GmbH Recruiting-Team
