(Werkstudent:in) - Office Management 12-16h/w

immocloud digitalisiert die Immobilienverwaltung – mit über 18.000 Kunden und starkem Wachstum. Damit unser Team jeden Tag reibungslos arbeiten kann, suchen wir eine:n Werkstudent:in im Office Management, der:die unser Düsseldorfer Büro am Laufen hält und als gute Seele des Hauses für Ordnung, Versorgung und ein angenehmes Arbeitsumfeld sorgt. Und das Wichtigste: Du sorgst dafür, dass unsere Kolleg:innen richtig gern ins Büro kommen. Deine Rolle ist nicht nur Administration – du bist die Person, die für gute Stimmung, ein lebendiges Miteinander und den Wohlfühlfaktor im Office sorgt. Du bist die zentrale Anlaufstelle vor Ort: Du hast den Überblick, packst an und sorgst dafür, dass alles da ist, wo es hingehört. Ca. 20 Stunden pro Woche – Montag bis Donnerstag, immer vor Ort im Büro. Wenn du Organisationstalent hast, gerne Verantwortung übernimmst und Lust hast, in ein modernes SaaS-Unternehmen reinzuschnuppern – dann ist das deine Chance.

Aufgaben

• Wohlfühlfaktor & Team-Spirit
• Du sorgst dafür, dass sich alle im Büro wohlfühlen und gerne vor Ort sind.
• Du planst und organisierst kleine Team-Events, Aktivitäten und gemeinsame Momente (z. B. Frühstück, After-Work, Feiern zu Geburtstagen & Anlässen).
• Du bringst Ideen ein, wie wir das Büro noch einladender und lebendiger machen.
• Du bist erste Ansprechperson mit offenem Ohr für die Anliegen und Wünsche der Kolleg:innen.
• Büroversorgung & Facility vor Ort
• Du behältst den Bestand im Blick und sorgst für Nachschub: Kaffee, Tee, Getränke, Hygiene- und Reinigungsmittel & Co.
• Du nimmst Bestellungen und Lieferungen entgegen, koordinierst Lieferanten und planst Großbestellungen.
• Du hältst Küche und Sanitärbereiche in Ordnung (ergänzend zur Reinigungskraft) und pflegst Kaffee- und Sprudlermaschine.
• Du kümmerst dich um Pflanzen, Ordnung und eine sichere, ergonomische Möbel- und Raumaufteilung.
• Du hältst unsere Meetingräume top ausgestattet und einsatzbereit.
• Du behältst das Büro im Griff: Fenster zu, Ordnung im Abstell-/Serverraum, alle wissen, wo was ist.
• Reparaturen & Gebäude
• Du bist zentrale Ansprechperson, wenn im Haus etwas kaputtgeht.
• Du koordinierst Handwerker und bist Schnittstelle zum Facility Management des Vermieters.
• Du achtest darauf, dass Arbeitssicherheit und Brandschutz vor Ort eingehalten werden.
• Post, Empfang & Organisation
• Täglicher Briefkasten-Check sowie Sortierung und Verteilung der Post (inkl. Untermieter).
• Weiterleitung handlungsrelevanter Schreiben an die richtigen Ansprechpartner:innen.
• Schlüsselverwaltung und -vergabe.
• Tür- und Empfangshoheit im Office, solange du vor Ort bist.

Was du bei uns lernen kannst (kein fester Bestandteil der Rolle)

Je nach Studiengang, Interesse und aktueller Auslastung im Office Management kannst du in andere Bereiche reinschnuppern und punktuell unterstützen – z. B. im Customer Support, in der IT/Entwicklung oder in der Buchhaltung (etwa OPOS-Prüfung, Mahnwesen, Prüfung des Rechnungseingangs oder Nachhalten von Belegen). Ein guter Weg, ein modernes SaaS-Unternehmen von mehreren Seiten kennenzulernen.

Qualifikation

• Du bist eingeschriebene:r Student:in (m/w/d).
• Du bist hands-on, packst gerne an und denkst mit.
• Selbstständige, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Freundliches, offenes Auftreten und Geduld für die vielen kleinen Anfragen aus dem Team.
• Sicheres Auftreten gegenüber Lieferanten und externen Dienstleistern (z. B. Vermieter-Facility, Handwerker).
• Du sorgst für ein gutes Klima und eine zuverlässige Versorgung im Büro.
• Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du bist betrieblicher Ersthelfer und/oder Brandschutzhelfer – oder bereit, dich dazu ausbilden zu lassen (übernehmen wir).

Benefits

• Echte Verantwortung: Du bist die zentrale Person fürs Büro – kein reines Zuarbeiten, sondern Ownership.
• Direkte Zusammenarbeit: Kurze Entscheidungswege und direkte Abstimmung im Team – deine Arbeit hat unmittelbaren Impact.
• Wachstumsumfeld: Ein dynamisches SaaS-Unternehmen mit über 18.000 Kunden und großen Ambitionen.
• Reinschnuppern erwünscht: Die Chance, ein modernes SaaS-Unternehmen kennenzulernen und je nach Studienrichtung angrenzende Aufgaben zu unterstützen.
• Faire Vergütung: 15 € pro Stunde.
• Starkes Team: Kolleginnen und Kollegen, die Verantwortung übernehmen und gemeinsam wachsen.

Klingt nach dir? Wenn du Büroorganisation nicht als lästige Pflicht siehst, sondern als das Fundament, auf dem ein gutes Team funktioniert – und du Lust hast, in einem schnell wachsenden Unternehmen Verantwortung zu übernehmen – dann worauf wartest du noch?