Office Manager (50–100%) – International HQ, Lucerne

Voll- oder Teilzeit

Ihre Mission

Als unser Office Manager sind Sie das organisatorische Rückgrat unseres internationalen Hauptsitzes in Luzern. In dieser vielfältigen und praktischen Rolle stellen Sie sicher, dass unser Büro reibungslos läuft, während Sie unsere globalen HR-Operationen unterstützen und einen effizienten, einladenden Arbeitsplatz für unser Team schaffen. Sie genießen Abwechslung, übernehmen Verantwortung und gedeihen in einem schnelllebigen internationalen Umfeld, in dem kein Tag dem anderen gleicht.

Ihre Verantwortlichkeiten umfassen:

• Büromanagement: Sicherstellen des reibungslosen täglichen Betriebs unseres Hauptsitzes, einschließlich Büroinfrastruktur, Versorgung, Einrichtungen und Lieferantenmanagement.
• Globale HR-Koordination: Koordinieren und Unterstützen administrativer HR-Prozesse an unseren internationalen Standorten, einschließlich Onboarding, Mitarbeitendendokumentation, Vertragsverwaltung und Zusammenarbeit mit externen HR-Partnern und lokalen Teams.
• Administrative Unterstützung: Organisatorische und administrative Unterstützung für das Management bereitstellen, Meetings koordinieren, Dokumente vorbereiten und Korrespondenz verwalten.
• Kommunikation & Koordination: Zentraler Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder, Lieferanten, Dienstleister und Mitarbeitende weltweit sein.
• Veranstaltungen & Kultur: Teamveranstaltungen, interne Meetings und Büroaktivitäten organisieren, die Zusammenarbeit und eine positive Unternehmenskultur fördern.
• Prozessverbesserung: Kontinuierlich Möglichkeiten zur Verbesserung administrativer und HR-Prozesse identifizieren und pragmatische, effiziente Lösungen umsetzen.

Ihr Profil

Sie sind eine hochorganisierte und proaktive Fachkraft, die es genießt, Verantwortung zu übernehmen und die Dinge im Hintergrund am Laufen zu halten. Sie kombinieren eine pragmatische, praktische Denkweise mit einem hohen Maß an Genauigkeit und Detailgenauigkeit.

Sie bringen mit:

• Mehrere Jahre Erfahrung im Büromanagement, in der Assistenz der Geschäftsführung, in der HR-Administration oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem dynamischen Umfeld zu managen.
• Ein gutes Auge für Details und eine strukturierte, präzise Arbeitsweise, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren.
• Eine pragmatische, lösungsorientierte Denkweise mit einem praktischen Ansatz.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten mit einer starken Serviceorientierung.
• Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit HR-Systemen ist von Vorteil.
• Fließendes Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.

Warum wir?

• Internationales und schnell wachsendes Unternehmen mit Perspektiven, transparenter Kommunikation und kurzen Entscheidungswegen.
• Moderne Arbeitsbedingungen mit einem hohen Maß an Verantwortung.
• Hohe Dynamik, motivierte Kolleginnen und Kollegen, eine flache Organisationsstruktur und ehrgeizige Wachstumsziele.
• Diverses und klimaneutrales Unternehmen mit Herz für Menschen und den Planeten.
• Flexible Arbeitsbelastung zwischen 50–100% je nach Verfügbarkeit und Profil.

Über uns

Gegründet im Jahr 2019, ist Impact Acoustic ein wegweisendes Schweizer Unternehmen, das sich auf maßgeschneiderte, hochdesignte akustische Lösungen spezialisiert hat. Das Unternehmen bedient renommierte Kunden weltweit und definiert die Zukunft von Schallabsorbern durch Innovation, Nachhaltigkeit und kreislauffähige Designprinzipien neu. Impact Acoustic ist ein Pionier der Nachhaltigkeit, verwendet recycelte Materialien und setzt sich aktiv für ein globales Verbot von PET-Flaschen ein. Im Jahr 2025 wurde das Unternehmen von BILANZ als eines der innovativsten Unternehmen der Schweiz ausgezeichnet. Mit über 180 Mitarbeitenden operiert Impact Acoustic von seinem Hauptsitz in Luzern aus, mit Produktionsstätten in Mailand, San Diego und Manila sowie Geschäftsentwicklungsteams in Europa, Amerika, dem Nahen Osten und Asien.