Assistante de Projets PPE

En tant que prestataire leader dans le domaine de la construction et de l'immobilier en Suisse, Implenia développe, réalise et gère des espaces de vie, des environnements de travail et des infrastructures pour les générations futures en Suisse et en Allemagne. Implenia propose également des projets de construction de tunnels et d'infrastructures connexes sur d'autres marchés.

Dans le cadre de notre travail sur la construction d'appartements au titre du programme de propriété par étages (PPE), on cherche un(e) Assistant(e) PPE. Au début, tu apporteras un soutien administratif essentiel à l'équipe PPE et tu contribueras à garantir un niveau élevé de qualité dans la gestion des dossiers. Enfin, tu veilleras à une traçabilité rigoureuse en tenant tous les documents à jour, en les validant et en les classant de manière structurée.

Missions principales

• Edition, gestion et suivi des documents contractuels liés au projet (contrat, avenant, décompte final)
• Seconder les chefs-fes de projets et conducteurs-rices de travaux pour les tâches administratives
• Gérer les bureaux de chantier sur site (accueil, courrier, commandes de fournitures, gestion des salles de conférences, …)
• Rédiger des correspondances diverses, courriels, notes.
• Gérer et saisir les soumissions, contrats, avenants d’entreprises (devis, rapports…)
• Relecture, correction et diffusion des divers procès-verbaux (séances MO, séances chantiers)
• Créer et suivre des bases de données, des informations internes et externes, ...
• Enregistrer, classer, ordonnancer, archiver des dossiers, pièces, notes et courriers.
• Veiller à la mise à jour de documents selon certaines règlementations et directives
• Organiser les évènements de chantier (première pierre, bouquet de chantier, inauguration, autres)
• Préparation de support de présentation du projet (ex. Powepoint)
• Établir et préparer les devis destinés aux clients
• Assurer le suivi administratif des dossiers PPE
• Mettre à jour et tenir à jour les tableaux de suivi et bases de données
• Assurer le suivi administratif des acquéreurs tout au long du processus
• Coordonner les échanges entre acquéreurs, entreprises, partenaires et gestionnaires
• Assurer le suivi des modifications acquéreurs et de leur documentation

Finance et logistique

• Établir des factures et suivre la facturation débiteur / créancier
• Soutenir la comptabilité des projets
• Exporter les données financières depuis SAP vers le tableau de gestion
• Contrôler des documents tels que factures, garanties bancaires
• Collaborer avec le service comptable : suivi des paiements urgents, renseignements divers, relances.
• Suivre les budgets et aider à la préparation des rapports financiers
• Veiller au respect des délais et à la bonne circulation des informations
• Edition et suivi de la facturation clients/fournisseurs

Communication et relationnel

• Être un point de contact et de référence pour les équipes internes et externes
• Communiquer de manière régulière les informations importantes
• Collaborer avec une autre assistante et assurer le remplacement lors d’absences (y. incluant réception)
• Aider à la formation et l’intégration de nouveaux collaborateurs
• Participer à l’amélioration continue des processus de suivi et de communication

Vous apportez :

• Formation commerciale, administrative ou équivalente ;
• Première expérience confirmée dans une fonction administrative, idéalement dans l’accompagnement d’acquéreurs PPE / choix de finition / showrooms en Suisse, la construction ou un environnement de gestion de projets ;
• Solides compétences en lecture de plans et coordination technique.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel ;
• Rigueur documentaire, sens de la planification et respect strict des jalons.
• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Aisance relationnelle et sens du service ;
• Esprit d'équipe, discrétion et fiabilité ;
• Capacité à travailler de manière méthodique et autonome.
• Orientation client et résultats; aptitude à gérer plusieurs lots/appartements en parallèle

Ce que nous vous offrons :

• Un environnement de travail multiculturel avec la possibilité de contribuer à façonner un avenir viable
• Des technologies de pointe et un lieu de travail moderne au sein d'une entreprise durable
• Une entreprise qui encourage les talents et la formation continue de ses collaborateurs.rices
• La sécurité d'un groupe financièrement solide, largement diversifié et fortement ancré en Suisse
• Des modèles de travail flexibles et des outils de travail modernes avec possibilité de télétravail
• Une sélection intéressante d'avantages : 5 semaines de vacances et 9 jours compensés par année
• Une caisse de pension interne avec un très bon taux de couverture et 3 niveaux de cotisation
• De nombreuses réductions chez des fournisseurs renommés de produits et de services

Si vous vous reconnaissez dans cette description et souhaitez rejoindre Implenia, nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Chez Implenia, nous apprécions et vivons la diversité. Notre processus de recrutement est donc axé sur la promotion de la diversité, de l'égalité et de l'inclusion.