Assistant(e) PPE Au début, tu apporteras un soutien administratif essentiel à l'équipe PPE et tu contribueras à garantir un niveau élevé de qualité dans la gestion des dossiers. Enfin, tu veilleras à une traçabilité rigoureuse en tenant tous les documents à jour, en les validant et en les classant de manière structurée.
Missions Principales Administratif et organisationnel
Edition, gestion et suivi des documents contractuels liés au projet (contrat, avenant, décompte final)
Seconder les chefs de projets et conducteurs de travaux pour les tâches administratives
Gérer les bureaux de chantier sur site (accueil, courrier, commandes de fournitures, gestion des salles de conférences, …)
Rédiger des correspondances diverses, courriels, notes.
Gérer et saisir les soumissions, contrats, avenants d’entreprises (devis, rapports…)
Relecture, correction et diffusion des divers procès-verbaux (séances MO, séances chantiers)
Créer et suivre des bases de données, des informations internes et externes, …
Enregistrer, classer, ordonnancer, archiver des dossiers, pièces, notes et courriers.
Veiller à la mise à jour de documents selon certaines règlementations et directives
Organiser les évènements de chantier (première pierre, bouquet de chantier, inauguration, autres)
Préparation de support de présentation du projet (ex. PowerPoint)
Établir et préparer les devis destinés aux clients
Assurer le suivi administratif des dossiers PPE
Mettre à jour et tenir à jour les tableaux de suivi et bases de données
Assurer le suivi administratif des acquéreurs tout au long du processus
Coordonner les échanges entre acquéreurs, entreprises, partenaires et gestionnaires
Assurer le suivi des modifications acquéreurs et de leur documentation
Finance et logistique
Etablir des factures et suivre la facturation débiteur / créancier
Soutenir la comptabilité des projets
Exporter les données financières depuis SAP vers le tableau de gestion
Contrôler des documents tels que factures, garanties bancaires,
Collaborer avec le service comptable : suivi des paiements urgents, renseignements divers, relances.
Suivre les budgets et aider à la préparation des rapports financiers
Veiller au respect des délais et à la bonne circulation des informations
Edition et suivi de la facturation clients/fournisseurs
Communication et relationnel
Être un point de contact et de référence pour les équipes internes et externes
Communiquer de manière régulière les informations importantes
Collaborer avec une autre assistante et assurer le remplacement lors d’absences (y. incluant réception)
Aider à la formation et l’intégration de nouveaux collaborateurs
Participer à l'amélioration continue des processus de suivi et de communication
Vous Apportez
Formation commerciale, administrative ou équivalente ;
Première expérience confirmée dans une fonction administrative, idéalement dans l’accompagnement d’acquéreurs PPE / choix de finition / showrooms en Suisse, la construction ou un environnement de gestion de projets ;
Solides compétences en lecture de plans et coordination technique.
Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel ;
Rigueur documentaire, sens de la planification et respect strict des jalons.
Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
Aisance relationnelle et sens du service ;
Esprit d'équipe, discrétion et fiabilité ;
Capacité à travailler de manière méthodique et autonome.
Orientation client et résultats; aptitude à gérer plusieurs lots/appartements en parallèle
Ce Que Nous Vous Offrons
Un environnement de travail multiculturel avec la possibilité de contribuer à façonner un avenir viable
Des technologies de pointe et un lieu de travail moderne au sein d'une entreprise durable
Une entreprise qui encourage les talents et la formation continue de ses collaborateurs
La sécurité d'un groupe financièrement solide, largement diversifié et fortement ancré en Suisse
Des modèles de travail flexibles et des outils de travail modernes avec possibilité de télétravail
Une sélection intéressante d'avantages :
5 semaines de vacances et 9 jours compensés par année
Une caisse de pension interne avec un très bon taux de couverture et 3 niveaux de cotisation
De nombreuses réductions chez des fournisseurs renommés de produits et de services
Les membres de notre équipe partagent en vidéo ce qui rend leur expérience chez Implenia unique : https://youtu.be/wtuhlIfjJq8
Si vous vous reconnaissez dans cette description et souhaitez rejoindre Implenia, nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.
Chez Implenia, nous apprécions et vivons la diversité. Notre processus de recrutement est donc axé sur la promotion de la diversité, de l'égalité et de l'inclusion.
Nous n’acceptons pas les candidatures transmises par des agences de placement ou tout autre intermédiaire. Toute candidature envoyée par ce biais ne sera pas prise en compte et ne constitue aucun engagement de notre part.
#J-18808-Ljbffr
Missions Principales Administratif et organisationnel
Edition, gestion et suivi des documents contractuels liés au projet (contrat, avenant, décompte final)
Seconder les chefs de projets et conducteurs de travaux pour les tâches administratives
Gérer les bureaux de chantier sur site (accueil, courrier, commandes de fournitures, gestion des salles de conférences, …)
Rédiger des correspondances diverses, courriels, notes.
Gérer et saisir les soumissions, contrats, avenants d’entreprises (devis, rapports…)
Relecture, correction et diffusion des divers procès-verbaux (séances MO, séances chantiers)
Créer et suivre des bases de données, des informations internes et externes, …
Enregistrer, classer, ordonnancer, archiver des dossiers, pièces, notes et courriers.
Veiller à la mise à jour de documents selon certaines règlementations et directives
Organiser les évènements de chantier (première pierre, bouquet de chantier, inauguration, autres)
Préparation de support de présentation du projet (ex. PowerPoint)
Établir et préparer les devis destinés aux clients
Assurer le suivi administratif des dossiers PPE
Mettre à jour et tenir à jour les tableaux de suivi et bases de données
Assurer le suivi administratif des acquéreurs tout au long du processus
Coordonner les échanges entre acquéreurs, entreprises, partenaires et gestionnaires
Assurer le suivi des modifications acquéreurs et de leur documentation
Finance et logistique
Etablir des factures et suivre la facturation débiteur / créancier
Soutenir la comptabilité des projets
Exporter les données financières depuis SAP vers le tableau de gestion
Contrôler des documents tels que factures, garanties bancaires,
Collaborer avec le service comptable : suivi des paiements urgents, renseignements divers, relances.
Suivre les budgets et aider à la préparation des rapports financiers
Veiller au respect des délais et à la bonne circulation des informations
Edition et suivi de la facturation clients/fournisseurs
Communication et relationnel
Être un point de contact et de référence pour les équipes internes et externes
Communiquer de manière régulière les informations importantes
Collaborer avec une autre assistante et assurer le remplacement lors d’absences (y. incluant réception)
Aider à la formation et l’intégration de nouveaux collaborateurs
Participer à l'amélioration continue des processus de suivi et de communication
Vous Apportez
Formation commerciale, administrative ou équivalente ;
Première expérience confirmée dans une fonction administrative, idéalement dans l’accompagnement d’acquéreurs PPE / choix de finition / showrooms en Suisse, la construction ou un environnement de gestion de projets ;
Solides compétences en lecture de plans et coordination technique.
Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel ;
Rigueur documentaire, sens de la planification et respect strict des jalons.
Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
Aisance relationnelle et sens du service ;
Esprit d'équipe, discrétion et fiabilité ;
Capacité à travailler de manière méthodique et autonome.
Orientation client et résultats; aptitude à gérer plusieurs lots/appartements en parallèle
Ce Que Nous Vous Offrons
Un environnement de travail multiculturel avec la possibilité de contribuer à façonner un avenir viable
Des technologies de pointe et un lieu de travail moderne au sein d'une entreprise durable
Une entreprise qui encourage les talents et la formation continue de ses collaborateurs
La sécurité d'un groupe financièrement solide, largement diversifié et fortement ancré en Suisse
Des modèles de travail flexibles et des outils de travail modernes avec possibilité de télétravail
Une sélection intéressante d'avantages :
5 semaines de vacances et 9 jours compensés par année
Une caisse de pension interne avec un très bon taux de couverture et 3 niveaux de cotisation
De nombreuses réductions chez des fournisseurs renommés de produits et de services
Les membres de notre équipe partagent en vidéo ce qui rend leur expérience chez Implenia unique : https://youtu.be/wtuhlIfjJq8
Si vous vous reconnaissez dans cette description et souhaitez rejoindre Implenia, nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.
Chez Implenia, nous apprécions et vivons la diversité. Notre processus de recrutement est donc axé sur la promotion de la diversité, de l'égalité et de l'inclusion.
Nous n’acceptons pas les candidatures transmises par des agences de placement ou tout autre intermédiaire. Toute candidature envoyée par ce biais ne sera pas prise en compte et ne constitue aucun engagement de notre part.
#J-18808-Ljbffr
Assistant.e PPE (Crissier, VD, CH, 1023) Arbeitgeber: Implenia
Implenia ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern ein multikulturelles Arbeitsumfeld in Zürich-Opfikon bietet. Mit attraktiven Benefits wie 5 Wochen Urlaub und umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten fördert das Unternehmen die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter. Hier haben Sie die Möglichkeit, an spannenden Digitalisierungsprojekten zu arbeiten und Ihre Führungskompetenzen in einem dynamischen Team einzubringen.
