HR Business Partner Operations & Facilities Manager (m/w/d)

Bereit, einem Team beizutreten, das alles gibt? Bei Imprivata bieten wir einheitliche Zugangs- und Sicherheitsmanagementprogramme an, die Reibungen beseitigen und es Gesundheits- und mission-kritischen Organisationen ermöglichen, intelligenter, schneller und sicherer zu arbeiten. Wir glauben, dass Arbeit mehr sein kann als nur ein Job oder eine Aufgabe – es ist ein kollektiver Geist; der Typ, der Kreativität stärkt, Herausforderungen annimmt und Begeisterung fördert. Wir setzen ständig neue Maßstäbe für das, was möglich ist, übernehmen die Verantwortung für unsere Erfolge und Misserfolge, bleiben flexibel inmitten von Veränderungen und kultivieren ein Umfeld, in dem wir gemeinsam gewinnen. Hier zählen Ihre Ideen, Ihre Unterschiede werden gefeiert, und Ihre Arbeit erzielt echte Ergebnisse – für Ihre Karriere, Ihre Kollegen und unsere Kunden. Wenn Sie einen Ort suchen, an dem Ihre Leidenschaft mit Ihrem Zweck übereinstimmt – und an dem Sie jeden Tag einen Einfluss ausüben können – werden Sie ihn hier finden.

Wir suchen einen Senior HR Business Partner Operations & Facilities Manager, der unser Team verstärkt. Dies ist eine hybride Position, die von unserem Büro in Langenfeld, Deutschland, aus arbeitet.

Job Zusammenfassung

Der Senior HR Business Partner Operations & Facilities Manager ist eine praktische, beratende und operativ ausgerichtete Rolle, die für die Ausführung und Verwaltung der täglichen HR-Operationen in Deutschland sowie in Österreich, der Schweiz, Benelux und den Nordics verantwortlich ist. Diese Position berichtet direkt an den Chief People Officer, der sich in Waltham, Massachusetts (USA), befindet, und arbeitet eng mit der Geschäftsleitung zusammen, um die Umsetzung von HR-Praktiken zu unterstützen und mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen, um eine Hochleistungskultur zu gewährleisten und das Engagement der Mitarbeiter zu fördern.

Der HR Business Partner Operations & Facilities Manager wird in die Erstellung von Verträgen und Richtlinien, die Verwaltung von Leistungen, die Mitarbeiterbeziehungen, die Koordination der Talentakquise, das Leistungsmanagement und das Onboarding eingebunden sein. Darüber hinaus ist diese Position verantwortlich für die Verwaltung unserer deutschen Einrichtung, einschließlich des Einkaufs von Materialien, der Organisation von Teamaktivitäten und der Zusammenarbeit mit dem Vermieter und den Dienstleistern.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Beratung bei komplexen HR-Angelegenheiten, Unterstützung des Leistungsmanagements, disziplinarische Maßnahmen, Beschwerdeverfahren und Konfliktlösung.
• Regelmäßige 1-1-Gespräche mit den jeweiligen Geschäftsführern (Führungsteam).
• Verwaltung von Drittanbietern, einschließlich lokaler Dienstleister, Leistungsbroker, Systemanbieter und anderen Beratern nach Bedarf.
• Sicherstellung, dass die HR-Praktiken den deutschen und anderen internationalen Arbeitsgesetzen, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sowie anderen geltenden Standards entsprechen.
• Aktualisierung über rechtliche Anforderungen und Beratung zu Risikominderungsstrategien.
• Unterstützung bei der Umsetzung von HR-Initiativen und -Programmen sowie der Erreichung der Ziele und Vorgaben der HR-Abteilung.
• Pflege von HR-Daten und Bereitstellung von Berichten zur Unterstützung von HR-Entscheidungen und betrieblichen Verbesserungen.
• Teilnahme an Rekrutierungs- und Talentakquisitionsaktivitäten, einschließlich der Koordination von Interviews und Unterstützung der Einstellungsleiter bei der Anwerbung starker Talente.
• Mitwirkung an der Entwicklung und Durchführung von Orientierungs- und Onboarding-Prozessen für neue Mitarbeiter, einschließlich der Vorbereitung von Materialien und der Präsentation des Unternehmensüberblicks und der Mitarbeiterleistungen.
• Forschung, Benchmarking, Entwicklung und Verwaltung wettbewerbsfähiger Mitarbeiterleistungs- und Wellnessprogramme für internationale Mitarbeiter in Zusammenarbeit mit lokalen Dienstleistern.
• Sicherstellung, dass Programme den lokalen Arbeitsgesetzen entsprechen, Pflege der entsprechenden Aufzeichnungen, Dokumentation und Aktualisierung von Verfahren.
• In Zusammenarbeit mit den Teams für Lernen & Entwicklung und Mitarbeitererfahrung Schulungsbedarfe für Teams und Einzelpersonen identifizieren.
• Zusammenarbeit mit dem globalen HR Business Partner-Team zur Implementierung und Überwachung von Leistungsmanagementprozessen, einschließlich Zielsetzung, Mitarbeiterbewertungen und Feedbackzyklen, um die Mitarbeiterentwicklung und den Geschäftserfolg voranzutreiben.
• Entwicklung und Umsetzung von Initiativen zur Förderung des Engagements, der Zufriedenheit und des Wohlbefindens der Mitarbeiter.
• Durchführung der täglichen Leistungsverwaltung – Beantwortung von Mitarbeiteranfragen, Änderungsberichterstattung, Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigaben und Kommunikation von Leistungsinformationen an Mitarbeiter.
• Überwachung und Verwaltung von Anträgen auf Abwesenheit von Mitarbeitern – enge Zusammenarbeit mit Dienstleistern, um sicherzustellen, dass alle Abwesenheiten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und Unternehmensrichtlinien kommuniziert und bearbeitet werden.
• Pflege des deutschen Mitarbeiterhandbuchs und der geltenden deutschen Richtlinien.
• Verwaltung der deutschen Büroeinrichtung – Schnittstelle zur Gebäudeverwaltung, Sicherstellung, dass die Bedürfnisse der Einrichtung erfüllt werden, Überwachung lokaler Lieferanten und laufender Büro- und Küchenkäufe.
• Überwachung aller Büroveranstaltungen, Meetings und lokalen Funktionen.
• Erledigung anderer verwandter Aufgaben nach Bedarf.

Erforderliche Qualifikationen

• Abschluss in Betriebswirtschaft, Personalwesen oder einem verwandten Bereich oder gleichwertige Qualifikation.
• CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development) Level 7 Qualifikation oder gleichwertige HR-Qualifikation ist sehr wünschenswert.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in HR-Operationen, HR-Generalistenrollen mit fundiertem Verständnis für Mitarbeiterbeziehungen, deutsches Arbeitsrecht und internationale Leistungen in EMEA.
• Erfahrung mit globalen Best Practices, aktuellen Trends und Marktbenchmarks in der Technologiebranche.
• Erfahrung in einem internationalen Multi-Standort-Umfeld ist von Vorteil.
• Detailgenauigkeit und Fähigkeit, Programme und Projekte mit minimaler Anleitung zu verwalten.
• Sehr effektive mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sowie zwischenmenschliche Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, auf allen Ebenen der Organisation zu beeinflussen und zusammenzuarbeiten.
• Starke analytische Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, Daten zu interpretieren und informierte Entscheidungen zu treffen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere operative HR-Prozesse gleichzeitig zu verwalten.
• Selbstmotiviert, flexibel, energiegeladen, fähig, mehrere Aufgaben zu bewältigen und in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
• Fähigkeit, unabhängig und im Team zu arbeiten.
• Hohe Vertraulichkeit und Integrität, Diskretion und Fähigkeit, angemessen mit vertraulichen Daten umzugehen.
• Versiert im Umgang mit verschiedenen Computeranwendungen, einschließlich Microsoft Office.
• Fließend in Englisch.

Bei Imprivata haben wir ein erstklassiges Arbeitsumfeld, Entwicklungsmöglichkeiten, ein wettbewerbsfähiges Gesamtvergütungspaket und den Wunsch, Spaß zu haben. Wenn Sie die oben beschriebenen Fähigkeiten und Qualifikationen besitzen, möchten wir von Ihnen hören!

Imprivata bietet Chancengleichheit bei der Beschäftigung, unabhängig von Rasse, Religion, Alter, Geschlecht, nationaler Herkunft, Behinderungsstatus, geschütztem Veteranenstatus, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck oder einer anderen durch Bundes-, Landes- oder lokale Gesetze geschützten Eigenschaft.