Executive Assistant (m/w/d)

Du verwaltest nicht. Du bringst Dinge ins Ziel. Bei echtesNLP steuerst du das Tagesgeschäft im direkten Umfeld der Geschäftsführung. Du machst andere produktiver, denkst voraus und baust Systeme, die zuverlässig tragen. Wir arbeiten in Start-up-ähnlichen Strukturen mit hohem Tempo und noch höherem Qualitätsanspruch. Wir lernen von den Besten und geben dieses Niveau weiter. Ob du diese Rolle schon einmal hattest, ist zweitrangig. Was zählt, ist deine Arbeitsweise: strukturiert, sehr genau, vorausdenkend – und dein Tempo beim Lernen. Wenn du Checklisten liebst, Prozesse gerne zu Ende denkst und KI systematisch zu deinem Werkzeug machen willst, bist du hier richtig.

Wer wir sind

Die Impulsgrad GmbH steht hinter der Marke echtesNLP, dem führenden Weiterbildungsunternehmen für NLP und Coaching im deutschsprachigen Raum, das jährlich über 1000 Teilnehmer ausbildet und begleitet. Mit Sitz in Schwetzingen führen Dr. med. Olga Igel und Michael Wurst Ausbildungen an mehreren Standorten in Deutschland durch und veranstalten Events mit bis zu 500 Teilnehmenden. Einen Eindruck davon bekommst du auf NLP.de. Wer bei uns arbeitet, ist nah dran an Themen wie Kommunikation, Verhalten und persönlichem Wachstum, und das bleibt nicht nur Theorie. Viele im Team merken: Das Umfeld wirkt auch auf einen selbst. Uns gibt es seit 2018. Wir machen gerade den Sprung ins Scale-up: flache Hierarchien, direkte Kommunikation, keine Konzernpolitik. Wir stehen an einem Punkt, an dem wir gezielt A-Player aufbauen wollen, die mit uns wachsen, nicht nebenherlaufen.

Deine Rolle bei echtesNLP

Du sorgst für Klarheit, wenn es unübersichtlich wird, baust Abläufe, die beim nächsten Mal von allein funktionieren, und erkennst Engpässe, bevor sie zum Problem werden. Weil wir ein kleines Team sind, läuft fast jedes Thema über den Schreibtisch der Geschäftsführung und damit auch über deinen: Customer Support, Sales, Marketing, Eventmanagement, Social Media. Du bekommst dadurch Einblick und Verantwortung in Bereichen, für die du woanders Jahre brauchen würdest. Die Lernkurve ist immens.

Konkret heißt das:

• Du führst Inbox und Kalender im Umfeld der Geschäftsführung, setzt Prioritäten und hältst nach, was offen ist.
• Du bereitest Entscheidungen vor: Informationen, Optionen, Risiken und eine klare Empfehlung.
• Du baust Checklisten und SOPs und entwickelst Standards für alles, was sich wiederholt, mit klaren Verantwortlichkeiten, damit die Abläufe auch bei Wachstum tragen.
• Du koordinierst Projekte, ziehst rechtzeitig die Reißleine, wenn etwas hängt, und sorgst dafür, dass sie erfolgreich abgeschlossen werden.
• Du schaust bei Übergaben genau hin, damit nichts durchrutscht.
• Du nutzt KI-Tools als festen Bestandteil deiner Arbeit: für Dokumentation, Vorbereitung und bessere Prozesse.

Was du mitbringen solltest

Must-have

• mindestens zwei bis drei Jahre Berufserfahrung in einem strukturierten, verantwortungsvollen Arbeitsumfeld – idealerweise als Executive Assistent, im Büromanagement, im Eventmanagement oder in einer vergleichbaren Tätigkeit.
• hohe Genauigkeit und eine echte Liebe zu Checklisten und sauberer Dokumentation.
• Du denkst voraus und bringst Prozesse gedanklich zu Ende, statt Aufgaben nur abzuhaken.
• Du willst die Geschäftsführung produktiver machen und siehst genau darin deinen Hebel.
• Du hast Ehrgeiz und einen hohen Anspruch an deine eigene Arbeit – und willst von Menschen umgeben sein, die genauso denken.
• Du kommunizierst direkt und pragmatisch, ohne Umwege.
• Deutschkenntnisse auf C2-Niveau.
• Du willst dich in KI weiterentwickeln und Tools wie ChatGPT, Claude, NotebookLM oder Obsidian systematisch in deinen Arbeitsalltag holen.

Nice-to-have (kein Muss)

• Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant, im Büromanagement oder in der Projektkoordination.
• Erfahrung in der Event- oder Hospitality-Branche.
• sicherer Umgang mit Tools wie Notion, Asana, ClickUp oder Trello.
• Interesse an NLP, Coaching, Weiterbildung oder persönlicher Entwicklung.

Quereinstieg ist möglich. Du solltest schon mit SOPs, Checklisten oder festen Abläufen gearbeitet haben und solche Systeme gerne selbst einführen.

Einarbeitung & Entwicklung

Wir arbeiten dich zügig als Executive Assistant ein. In der ersten Woche lernst du unsere bestehenden Prozesse kennen, danach übernimmst du eigene Aufgaben und Verantwortung. Eingearbeitet wirst du von der Geschäftsführung persönlich, in der Anfangszeit mit täglicher Rücksprache. Von dort führt der Weg über das Schreiben eigener SOPs bis zu dem Punkt, an dem du selbst beurteilst, was Priorität hat und was warten kann. Genau dieses Urteilsvermögen unterscheidet einen guten Executive Assistant von einem exzellenten. Dazu bilden wir dich in den KI-Tools weiter, die du für diese Verantwortung brauchst. Danach übernimmst du Themen, die heute noch auf dem Tisch der Geschäftsführung liegen – mit eigener Entscheidungsbefugnis, nicht als Zuarbeit. Daraus wird bei uns die Rolle des Chief of Staff.

Was du bei uns bekommst

• 30 Urlaubstage.
• kostenfreie Teilnahme an unseren NLP-Ausbildungen – dieselben Programme, für die unsere Teilnehmenden mehrere tausend Euro zahlen.
• Weiterbildung in KI-Tools.
• tägliche Zusammenarbeit direkt mit der Geschäftsführung.
• verlässliche Kernzeiten und keine Stechuhr.
• ein komplett kommunikationsgeschultes Team – und Kunden, die es spätestens nach ihrer Ausbildung bei uns ebenfalls sind: positiv, lösungsorientiert, direkt.
• Büro direkt im Bahnhofsgebäude Schwetzingen, kostenlose Parkplätze vor der Tür.
• klimatisierte Räume, höhenverstellbare Schreibtische und moderne Hardware.

Arbeitsumfeld & Standort

• Arbeitsort: Impulsgrad GmbH, Bahnhofanlage 18, Schwetzingen.
• Vor Ort. Mobiles Arbeiten ist die Ausnahme und nach Absprache möglich.
• kleines, ambitioniertes Team mit direkter Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
• easy-going Kulturfit: pragmatisch, klar, menschlich und umsetzungsorientiert.

So läuft deine Bewerbung ab

1. Kurze Online-Bewerbung.
2. Erstes Kennenlernen in einem kurzen Telefongespräch.
3. 45-minütige Online-Arbeitsprobe.
4. Bewerbungsgespräch.
5. Schnuppertag zur Einschätzung von Struktur, KI-Kompetenz und Arbeitsweise, mit gemeinsamem Mittagessen.
6. Entscheidung innerhalb von ein bis zwei Wochen.

Du willst eine Rolle, in der Struktur, Mitdenken und KI-Kompetenz wirklich zählen? Dann bewirb dich jetzt als Executive Assistant (m/w/d) bei der Impulsgrad GmbH. Fragen vorab? Schreib uns an jobs@echtesnlp.de.

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