Operations Assistant (m/w/d)

Vollzeit oder Teilzeit ab 20 Std. | Standort Schwetzingen

Damit Seminare mühelos wirken, braucht es im Hintergrund jemanden, der nichts dem Zufall überlässt. Bei echtesNLP begleitest du unsere Teilnehmer von der Anmeldung bis zum Seminartag. Du beantwortest ihre Fragen am Telefon und im Postfach, schickst rechtzeitig die Informationen, die sie brauchen, und sorgst dafür, dass am Seminartag alles bereitsteht. Dass sie sich vom ersten Kontakt an gut aufgehoben fühlen, ist deine Mission.

Wir arbeiten in Start-up-ähnlichen Strukturen mit hohem Tempo und noch höherem Qualitätsanspruch. Wir lernen von den Besten und geben dieses Niveau weiter. Was zählt, ist deine Arbeitsweise: außerordentlich genau, strukturiert und herzlich. Wenn du Listen sauber hältst, Kundenanfragen gerne beantwortest und Abläufe gerne aufräumst und so dokumentierst, dass auch andere sie befolgen können, bist du hier richtig.

Die Impulsgrad GmbH steht hinter der Marke echtesNLP, dem führenden Weiterbildungsunternehmen für NLP und Coaching im deutschsprachigen Raum, das jährlich über 1000 Teilnehmer ausbildet und begleitet. Mit Sitz in Schwetzingen führen Dr. med. Olga Igel und Michael Wurst Ausbildungen an mehreren Standorten in Deutschland durch und veranstalten Events mit bis zu 500 Teilnehmenden.

Wer bei uns arbeitet, ist nah dran an Themen wie Kommunikation, Verhalten und persönlichem Wachstum, und das bleibt nicht nur Theorie. Viele im Team merken: Das Umfeld wirkt auch auf einen selbst. Uns gibt es seit 2018. Wir machen gerade den Sprung ins Scale-up: flache Hierarchien, direkte Kommunikation, keine Konzernpolitik. Wir stehen an einem Punkt, an dem wir gezielt A-Player aufbauen wollen, die mit uns wachsen, nicht nebenherlaufen.

Bei dir laufen die Fäden zusammen. Du bist die Verbindung zwischen Teilnehmern, Trainern und Team: Wer eine Frage hat, schreibt oder ruft dich an — und du sorgst dafür, dass am Ende alles zusammenpasst, von der Anmeldung über die Rechnung bis zum Material im Seminarraum. Weil wir ein kleines Team sind, bleibt es nicht beim Seminarbetrieb. Du bekommst Einblick in Kundenkommunikation, Abrechnung und Eventorganisation und lernst einen Betrieb kennen, der jedes Jahr über 1000 Menschen durch Ausbildungen weiterbringt.

Konkret heißt das:

• Du betreust unsere Teilnehmer am Telefon und im Postfach und beantwortest Fragen zu Ausbildungen, Terminen und Rechnungen — freundlich, klar und verlässlich schnell.
• Du verwaltest Anmeldungen und hältst Teilnehmerlisten aktuell und vollständig.
• Du bereitest Rechnungen vor und behältst offene Posten im Blick.
• Du prüfst Buchungszahlen, planst Materialien und verschickst Kursinfos rechtzeitig vor dem Seminar.
• Du stimmst dich mit Trainern und Teamern ab, damit alle wissen, was wann gebraucht wird.
• Du kümmerst dich um das, was im Büro anfällt: Belege für die Buchhaltung, Bestellungen, Post und Ablage.
• Du dokumentierst die Abläufe, die du selbst verantwortest, und machst sie mit jedem Durchlauf besser.

Was du mitbringen solltest:

Must-have

• Erfahrung im Büromanagement oder einer vergleichbaren Office-Rolle.
• Außerordentliche Genauigkeit und Freude an Listen, Checklisten und sauberer Dokumentation.
• Du bleibst freundlich und klar, auch wenn viele Anfragen gleichzeitig hereinkommen — am Telefon wie im Postfach.
• Du arbeitest verbindlich: Was du zusagst, passiert — und was offen ist, hältst du nach.
• Du vermeidest Fehler lieber, als sie später zu korrigieren.
• Du gehst sicher mit Microsoft Office um, vor allem mit Outlook und Excel, und arbeitest dich schnell in neue Onlineprogramme ein.
• Deutschkenntnisse auf C2-Niveau.

Nice-to-have (kein Muss)

• Erfahrung im Event- oder Seminarbereich.
• Erfahrung im direkten Kundenkontakt, etwa im Support, an der Rezeption oder in der Hotellerie.
• Erfahrung mit Systemen wie Elopage, HubSpot, Notion oder Asana.
• Interesse an NLP, Coaching, Weiterbildung oder persönlicher Entwicklung.

Ob du diese Rolle schon einmal hattest, ist zweitrangig. Quereinstieg ist möglich. Du solltest schon mit Listen, Checklisten oder festen Abläufen gearbeitet haben und solche Systeme gerne sauber halten.

In der ersten Woche lernst du unsere bestehenden Abläufe kennen und arbeitest dich in unsere Systeme ein. Eingearbeitet wirst du von der Geschäftsführung persönlich, in der Anfangszeit mit täglicher Rücksprache. Danach betreust du deine ersten Seminare eigenverantwortlich und hältst fest, wie die Abläufe dahinter funktionieren. Von dort führt der Weg dahin, dass du nicht mehr einzelne Seminare betreust, sondern den Ausbildungsbetrieb im Blick behältst: Du siehst, welche Termine wie ausgelastet sind, wo es regelmäßig hakt und was sich ändern muss. Daraus wird bei uns die Verantwortung für den gesamten Ausbildungsbetrieb.

Was du bei uns bekommst:

• 30 Urlaubstage.
• kostenfreie Teilnahme an unseren NLP-Ausbildungen – dieselben Programme, für die unsere Teilnehmenden mehrere tausend Euro zahlen.
• Weiterbildung in KI-Tools.
• tägliche Zusammenarbeit direkt mit der Geschäftsführung.
• verlässliche Kernzeiten, flexible Ränder, keine Stechuhr.
• ein komplett kommunikationsgeschultes Team – und Kunden, die es spätestens nach ihrer Ausbildung bei uns ebenfalls sind: positiv, lösungsorientiert, direkt.
• Büro direkt im Bahnhofsgebäude Schwetzingen, kostenlose Parkplätze vor der Tür.
• klimatisierte Räume, höhenverstellbare Schreibtische und moderne Hardware.

Arbeitsort: Impulsgrad GmbH, Bahnhofanlage 18, Schwetzingen. Vor Ort. Mobiles Arbeiten ist die Ausnahme und nach Absprache möglich. Kleines, ambitioniertes Team mit direkter Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Easy-going Kulturfit: pragmatisch, klar, menschlich und umsetzungsorientiert.

So läuft deine Bewerbung ab:

1. Kurze Online-Bewerbung.
2. Erstes Kennenlernen in einem kurzen Telefongespräch.
3. 45-minütige Online-Arbeitsprobe.
4. Bewerbungsgespräch.
5. Schnuppertag zur Einschätzung von Struktur, Kundenkommunikation und Arbeitsweise, mit gemeinsamem Mittagessen.
6. Entscheidung innerhalb von ein bis zwei Wochen.

Du willst eine Rolle, in der Genauigkeit, Verlässlichkeit und guter Kundenkontakt wirklich zählen? Dann bewirb dich jetzt als Operations Assistant (m/w/d) bei der Impulsgrad GmbH.