Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro und unterstütze den CEO im Tagesgeschäft.
- Unternehmen: Innovatives Software-Unternehmen im Bereich Compliance & Automation.
- Vorteile: Internationale Teamkultur, neues Office und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege in einem wachsenden RegTech-Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv ein neues Büro und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Hotelfachschule, Erfahrung im Guest Service von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Wir sind ein Software-Unternehmen im Bereich Compliance & Automation und entwickeln innovative RegTech-Lösungen mit starkem Fokus auf Anti-Money-Laundering (AML), Know Your Customer (KYC) und Anti-Fraud. Gerade stehen wir als Unternehmen vor dem nächsten grossen Schritt: dem Einzug in unser eigenes, neues Office in Zürich! Um diesen Space mit Leben zu füllen und gleichzeitig den CEO sowie das gesamte Team im operativen Alltag wirkungsvoll zu entlasten, suchen wir ein Organisationstalent, das Struktur liebt, gerne Verantwortung übernimmt und Gastfreundschaft lebt. Die Rolle ist primär vor Ort angesiedelt und bildet eine zentrale Schnittstelle im täglichen Office- und Teambetrieb.
- Office Manager (60%)
- Du bist die erste Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeitende und sorgst für einen professionellen Empfang sowie einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag.
- Du stellst sicher, dass unsere Büroräumlichkeiten jederzeit optimal funktionieren: von Kaffee, Getränken und Arbeitsmaterialien bis hin zu IT, Infrastruktur und externen Dienstleistern.
- Du erkennst Bedürfnisse frühzeitig und sorgst proaktiv dafür, dass im Office alles bereitsteht und reibungslos funktioniert.
- Du planst und organisierst interne Events, Team-Lunches, Apéros sowie externe Veranstaltungen und koordinierst dabei Räume, Technik und Catering.
- CEO Assistant (40%)
- Du unterstützt den CEO im Tagesgeschäft und sorgst für eine effiziente Termin- und Kalenderorganisation.
- Du erstellst und optimierst Präsentationen und stellst sicher, dass Inhalte strukturiert und professionell aufbereitet sind.
- Du koordinierst Geschäftsreisen sowie die damit verbundene Organisation und erstellst Spesenabrechnungen.
- Du arbeitest eng mit HR zusammen und unterstützt bei administrativen und organisatorischen Themen, wo nötig.
Qualifikationen
- Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung an einer Hotelfachschule abgeschlossen.
- Idealerweise hast du bereits Erfahrung im Guest Service, in der Hotellerie oder in einer vergleichbaren Assistenz- bzw. Office-Management-Rolle gesammelt.
- Du packst gerne mit an, bist offen, empathisch und hast Freude am Umgang mit Menschen.
- Effizienz, Genauigkeit und ein hohes Qualitätsbewusstsein sind für dich selbstverständlich.
- Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch in hektischen Situationen den Überblick.
- Du kommunizierst stilsicher in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift); Französischkenntnisse sind ein Plus.
Dich erwartet ein internationales Team und ein brandneues Office, das du aktiv mitgestalten kannst. Wir bieten dir eine Schlüsselrolle in einem wachsenden RegTech-Umfeld, in dem Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege gelebt werden.
Office Manager & CEO Assistant Posted 1 week ago Arbeitgeber: IMTF Software GmbH
Als innovatives Software-Unternehmen im Bereich Compliance & Automation bieten wir dir die Möglichkeit, in einem dynamischen und internationalen Team zu arbeiten. Unser neues Büro in Zürich schafft eine inspirierende Arbeitsumgebung, in der du nicht nur deine organisatorischen Fähigkeiten einbringen kannst, sondern auch aktiv zur Gestaltung unserer Unternehmenskultur beiträgst. Wir fördern Eigenverantwortung, bieten zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten und legen großen Wert auf ein kollegiales Miteinander, was uns zu einem ausgezeichneten Arbeitgeber macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager & CEO Assistant Posted 1 week ago erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager & CEO Assistant bewirbst, zeige Initiative. Besuche unser Büro, wenn möglich, und sprich mit dem Team. So kannst du einen ersten Eindruck hinterlassen und deine Begeisterung zeigen.
✨Tip Nummer 2
Networking ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte in der Branche zu knüpfen. Vielleicht gibt es jemanden in deinem Netzwerk, der uns kennt oder sogar im Unternehmen arbeitet. Empfehlungen können oft den entscheidenden Unterschied machen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere RegTech-Lösungen und die Herausforderungen im Bereich Compliance. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du aktiv zur Lösung beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir schätzen es, wenn du direkt über unsere Plattform bewirbst. Das zeigt dein Interesse an der Position und an unserem Unternehmen. Außerdem hast du so die Möglichkeit, dich optimal zu präsentieren.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager & CEO Assistant Posted 1 week ago mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es strukturiert!:Da wir jemanden suchen, der Organisation liebt, achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Qualifikationen übersichtlich darzustellen.
Zeig deine Motivation!:Erkläre uns, warum du gerade bei StudySmarter arbeiten möchtest. Was begeistert dich an unserer Mission im Bereich Compliance & Automation? Deine Leidenschaft wird uns überzeugen!
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei IMTF Software GmbH vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über die Werte und die Mission des Unternehmens. Zeige im Interview, dass du die Vision von dem Software-Unternehmen verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu verwirklichen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder deine Gastfreundschaft unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Rolle als Office Manager & CEO Assistant zu untermauern.
✨Stelle Fragen zur Teamdynamik
Zeige Interesse an der Zusammenarbeit im Team, indem du Fragen zur Teamstruktur und den täglichen Abläufen stellst. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du dich ins Team einfügen kannst.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle sowohl Deutsch als auch Englisch erfordert, sei bereit, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Übe, deine Gedanken klar und strukturiert auszudrücken, um deine stilsichere Kommunikation zu demonstrieren.
