Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro und unterstütze den CEO im Tagesgeschäft.
- Unternehmen: Innovatives Software-Unternehmen im Bereich Compliance & Automation.
- Vorteile: Internationales Team, neues Office und Gestaltungsspielraum.
- Weitere Informationen: Strukturierte Arbeitsweise und Freude am Umgang mit Menschen sind wichtig.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines wachsenden RegTech-Umfelds mit Eigenverantwortung.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Hotelfachschule, Erfahrung im Guest Service.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 60000 € pro Jahr.
Wir sind ein Software-Unternehmen im Bereich Compliance & Automation und entwickeln innovative RegTech-Lösungen mit starkem Fokus auf Anti-Money-Laundering (AML), Know Your Customer (KYC) und Anti-Fraud. Gerade stehen wir als Unternehmen vor dem nächsten grossen Schritt, dem Einzug in unser eigenes, neues Office in Zürich! Um diesen Space mit Leben zu füllen und gleichzeitig den CEO sowie das gesamte Team im operativen Alltag wirkungsvoll zu entlasten, suchen wir ein Organisationstalent, das Struktur liebt, gerne Verantwortung übernimmt und Gastfreundschaft lebt. Die Rolle ist primär vor Ort angesiedelt und bildet eine zentrale Schnittstelle im täglichen Office- und Teambetrieb.
- Office Manager (60%): Du bist die erste Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeitende und sorgst für einen professionellen Empfang sowie einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag. Du stellst sicher, dass unsere Büroräumlichkeiten jederzeit optimal funktionieren: von Kaffee, Getränken und Arbeitsmaterialien bis hin zu IT, Infrastruktur und externen Dienstleistern. Du erkennst Bedürfnisse frühzeitig und sorgst proaktiv dafür, dass im Office alles bereitsteht und reibungslos funktioniert. Du planst und organisierst interne Events, Team-Lunches, Apéros sowie externe Veranstaltungen und koordinierst dabei Räume, Technik und Catering.
- Executive Assistant (40%): Du unterstützt den CEO im Tagesgeschäft und sorgst für eine effiziente Termin- und Kalenderorganisation. Du erstellst und optimierst Präsentationen und stellst sicher, dass Inhalte strukturiert und professionell aufbereitet sind. Du koordinierst Geschäftsreisen sowie die damit verbundene Organisation und erstellst Spesenabrechnungen. Du arbeitest eng mit HR zusammen und unterstützt bei administrativen und organisatorischen Themen, wo nötig.
Requirements: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung an einer Hotelfachschule abgeschlossen. Idealerweise hast du bereits Erfahrung im Guest Service, in der Hotellerie oder in einer vergleichbaren Assistenz- bzw. Office-Management-Rolle gesammelt. Du packst gerne mit an, bist offen, empathisch und hast Freude am Umgang mit Menschen. Effizienz, Genauigkeit und ein hohes Qualitätsbewusstsein sind für dich selbstverständlich. Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch in hektischen Situationen den Überblick. Du kommunizierst stilsicher in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift); Französischkenntnisse sind ein Plus.
Benefits: Dich erwartet ein internationales Team und ein brandneues Office, das du aktiv mitgestalten kannst. Wir bieten dir eine Schlüsselrolle in einem wachsenden RegTech-Umfeld, in dem Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege gelebt werden.
Office Manager & Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: IMTF
Als innovatives Software-Unternehmen im Bereich Compliance & Automation bieten wir dir die Möglichkeit, in einem dynamischen und internationalen Team zu arbeiten. Unser neues Büro in Zürich schafft nicht nur eine inspirierende Arbeitsumgebung, sondern ermöglicht dir auch, aktiv an der Gestaltung unserer Unternehmenskultur teilzuhaben. Wir fördern Eigenverantwortung, bieten zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten und legen großen Wert auf ein kollegiales Miteinander, was uns zu einem ausgezeichneten Arbeitgeber macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager & Executive Assistant (m/w/d) erhalten könnten
✨Netzwerken in der IT-Community
In der IT-Consulting-Welt sollten wir regelmäßig auf Veranstaltungen wie Tech-Meetups oder Konferenzen gehen. Hier können wir nicht nur unser Netzwerk erweitern, sondern auch direkt mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch kommen und unser Interesse an einer Vollzeitstelle zeigen.
✨Online-Foren und Gruppen nutzen
Sich in Online-Foren und Communities wie Stack Overflow oder LinkedIn-Gruppen umzusehen, kann uns helfen, Insider-Tipps zu erhalten und Informationen über offene Stellen in der IT-Beratung zu sammeln. Vergiss nicht, aktiv zu werden und Fragen zu stellen oder dein Wissen zu teilen – das erhöht unsere Sichtbarkeit!
✨Direkt bei IMTF bewerben
Viele Unternehmen, wie IMTF, stemmen ihre Vollzeitstellen bevorzugt über ihre eigenen Karriere-Webseiten. Also, lass uns regelmäßig auf deren Seite vorbeischauen und uns direkt bewerben, statt nur die üblichen Jobportale zu nutzen.
✨Überzeugende Projekte zeigen
Wir sollten unser Portfolio oder relevante Projekte gut sichtbar machen, egal ob das auf Github, persönlich oder auf LinkedIn ist. Bei IT-Consulting-Stellen kommt es oft auf praktische Erfahrungen an, also lass uns zeigen, was wir können!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager & Executive Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine technischen Skills!:In der IT-Beratung zählen deine technischen Kenntnisse und Fähigkeiten. Achte darauf, relevante Programmiersprachen, Tools und Systeme in deinem Lebenslauf aufzulisten. Zeig auch, wenn du Zertifikate hast, die deine Kompetenz unterstützen – das könnte dir einen echten Vorteil verschaffen!
Verstehe die Branche!:Unterstreiche in deinem Anschreiben, dass du ein gutes Verständnis für aktuelle Trends und Herausforderungen in der IT-Branche hast. Zeig, dass du nicht nur die technischen Aspekte beherrschst, sondern auch die Bedürfnisse der Kunden erkennen und lösen kannst!
Deine Projekte zählen!:Falls du bereits an IT-Projekten gearbeitet hast, verlinke diese oder beschreibe sie in deinem Lebenslauf. Praktische Erfahrungen – sei es in Form von Praktika oder privaten Projekten – sind besonders wertvoll in der IT-Beratung. Zeige uns, was du kannst!
Individuelle Bewerbung ist der Schlüssel!:Jede Bewerbung sollte individuell auf IMTF und die ausgeschriebene Position Office Manager & Executive Assistant (m/w/d) zugeschnitten sein. Teile uns mit, warum gerade du eine gute Wahl für unser Team bist. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation, die über eine Standardbewerbung hinausgeht.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei IMTF vorbereitet
✨Technische Vorbereitung ist alles!
Da du dich auf eine Vollzeitstelle in der IT-Beratung bewirbst, solltest du dir wirklich einen Überblick über die wichtigsten Tools und Technologien verschaffen, die in der Branche verwendet werden. Sei bereit, technische Fragen zu beantworten, die sich auf Software-Architektur oder Systemintegration beziehen könnten.
✨Praxisbeispiele parat haben
In der IT-Beratung ist es wichtig, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu bringen. Überlege dir Projekte, bei denen du erfolgreich einen Kunden beraten hast oder Herausforderungen gelöst hast. Das zeigt, dass du nicht nur theoretisches Wissen hast, sondern auch in der Praxis erfolgreich sein kannst.
✨Soft Skills betonen
Ein großer Teil der IT-Beratung ist die Kommunikation mit Kunden und das Verständnis ihrer Bedürfnisse. Bereite dich darauf vor, über deine zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu sprechen, wie du mit herausfordernden Kunden umgehst oder wie du in Teams arbeitest. Das wird den Interviewern zeigen, dass du mehr als nur technisches Wissen mitbringst!
✨Fragen zum Unternehmen vorbereiten
Schau dir spezifisch die Projekte von IMTF an und überlege dir, welche Fragen du dazu stellen möchtest. Zeig Interesse an den aktuellen Herausforderungen, vor denen das Unternehmen steht, und wie du dazu beitragen könntest. Das hebt dich von anderen Bewerbern ab und zeigt, dass du wirklich motiviert bist.
