Auf einen Blick
- Aufgaben: Steuere administrative Abläufe und unterstütze das Team in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Incentage, ein etabliertes Unternehmen im globalen Finanzmarkt mit flachen Hierarchien.
- Vorteile: Attraktives Vergütungspaket, flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches internationales Arbeitsumfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte den Unternehmensalltag aktiv mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in administrativen Aufgaben, HR-Kenntnisse von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4500 - 6000 € pro Monat.
An unserem Hauptsitz in Fehraltorf (ZH) suchen wir zur Verstärkung der Abteilung Business Administration eine selbstständige, engagierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit als Office Manager.
Über uns
Incentage ist seit über 20 Jahren im globalen Finanzmarkt etabliert und bietet flexible, hochwertige Softwarelösungen, die Unternehmen helfen, in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten. Finanzinstitute wie Euronext, UBS, Nomura oder Strate setzen auf unsere massgeschneiderten Produkte. Wir arbeiten in einem agilen Umfeld mit flachen Hierarchien und angenehmer Teamkultur. Dank unserer internationalen Erfolgsgeschichte mit Kunden in Städten wie Toronto, Wien, Frankfurt, London oder Johannesburg bieten wir Stabilität und eine langfristige Perspektive.
Mit einer 40-Stunden-Woche im Gleitzeitmodell und einem hybriden Home-Office/Präsenz-Setup bietet Incentage ein attraktives, marktgerechtes Vergütungspaket. Dazu gehören zusätzliche Beiträge an die Pensionskasse, die Übernahme der UVG-Prämien sowie weitere Benefits.
Im Fokus
In deiner Rolle als Office Manager steuerst Du die zentralen administrativen Abläufe innerhalb der Abteilung Business Administration (ohne Buchhaltungsaspekte) und trägst wesentlich zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei.
Deine Aufgaben
- Du unterstützt die Geschäftsleitung sowie HR in administrativen und organisatorischen Belangen.
- Du übernimmst sämtliche Sekretariatsaufgaben mit hoher Eigenverantwortung.
- Du fungierst als zentrale Anlaufstelle für interne Anliegen - vernetzt, lösungsorientiert und vorausdenkend.
- Du planst und koordinierst Reisen, Meetings und Veranstaltungen.
- Du unterstützt aktiv im Marketing-Umfeld und wirkst punktuell bei Projekten mit.
- Du pflegst Kundendaten und verwaltest Verträge mit Kunden und Partnern.
- Du kümmerst dich um den Einkauf und stellst sicher, dass intern alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
- Du bist flexibel einsetzbar und genau dort zur Stelle, wo im Tagesgeschäft Prioritäten entstehen.
Dein Profil
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung in einem ähnlichen Umfeld (HR-Erfahrung von Vorteil).
- Weiterbildung im Bereich HR oder Direktionsassistenz ist ein Plus, aber kein Muss.
- Pragmatische umsetzungsstarke Persönlichkeit mit ausgeprägter Hands-on-Mentalität.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
- Freude an einem dynamischen, internationalen Arbeitsumfeld.
- Selbstständige sowie zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägter Eigeninitiative.
- Hohe IT-Affinität und sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
Interesse? Dann sollten wir uns kennen lernen! Bewirb dich jetzt bei Wick, Director Finance & Administration. Er steht Dir gerne für weitere Informationen zur Verfügung und freut sich darauf, Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (inklusive Zeugnisse, Diplome und Foto) zu prüfen.
Office Manager 60%-80% Arbeitgeber: Incentage AG
Incentage ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Fehraltorf ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld bietet. Mit flachen Hierarchien, flexiblen Arbeitszeiten und einem hybriden Arbeitsmodell fördert das Unternehmen eine angenehme Teamkultur und bietet zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten. Die attraktiven Zusatzleistungen, wie Beiträge zur Pensionskasse und die Übernahme von UVG-Prämien, machen Incentage zu einem besonders attraktiven Arbeitsplatz für engagierte Fachkräfte.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager 60%-80% erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Bewerbungsprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement!
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon bei Incentage arbeiten oder im Finanzsektor tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über Incentage, ihre Produkte und die Unternehmenskultur. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Rolle des Office Managers passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Und vergiss nicht, deine Unterlagen gut zu strukturieren – das macht einen guten Eindruck!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager 60%-80% mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also sei authentisch in deiner Bewerbung. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, bei uns zu arbeiten. Das macht einen großen Unterschied!
Anpassung ist der Schlüssel:Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben sowie deinen Lebenslauf an. Hebe die Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die für die Rolle als Office Manager besonders relevant sind.
Struktur ist wichtig:Achte darauf, dass deine Bewerbungsunterlagen gut strukturiert und übersichtlich sind. Verwende klare Absätze und eine lesbare Schriftart, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können.
Bewirb dich über unsere Website:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schneller bearbeiten und dich besser kennenlernen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Incentage AG vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir Zeit nehmen, um mehr über Incentage und deren Produkte zu erfahren. Schau dir an, welche Softwarelösungen sie anbieten und welche Kunden sie bedienen. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten als Office Manager unter Beweis stellen. Denk an Situationen, in denen du administrative Abläufe optimiert oder erfolgreich Projekte koordiniert hast. So kannst du deine Hands-on-Mentalität und Eigenverantwortung gut präsentieren.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und präzise sprichst. Übe, wie du deine Gedanken strukturiert und verständlich ausdrücken kannst. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst. Sei proaktiv!
