Auf einen Blick
- Aufgaben: Steuere administrative Abläufe und unterstütze das Team in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Incentage, ein etabliertes Unternehmen im globalen Finanzmarkt mit flachen Hierarchien.
- Vorteile: Attraktives Vergütungspaket, flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches, internationales Arbeitsumfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde die treibende Kraft im Hintergrund und gestalte den Unternehmensalltag aktiv mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im administrativen Bereich und gute Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 5000 - 7000 € pro Monat.
An unserem Hauptsitz in Fehraltorf (ZH) suchen wir zur Verstärkung der Abteilung Business Administration eine selbstständige, engagierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit als Office Manager.
Über uns
Incentage ist seit über 20 Jahren im globalen Finanzmarkt etabliert und bietet flexible, hochwertige Softwarelösungen, die Unternehmen helfen, in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten. Finanzinstitute wie Euronext, UBS, Nomura oder Strate setzen auf unsere massgeschneiderten Produkte. Wir arbeiten in einem agilen Umfeld mit flachen Hierarchien und angenehmer Teamkultur. Dank unserer internationalen Erfolgsgeschichte mit Kunden in Städten wie Toronto, Wien, Frankfurt, London oder Johannesburg bieten wir Stabilität und eine langfristige Perspektive. Mit einer 40-Stunden-Woche im Gleitzeitmodell und einem hybriden Home-Office/Präsenz-Setup bietet Incentage ein attraktives, marktgerechtes Vergütungspaket. Dazu gehören zusätzliche Beiträge an die Pensionskasse, die Übernahme der UVG-Prämien sowie weitere Benefits.
Im Fokus
In deiner Rolle als Office Manager steuerst Du die zentralen administrativen Abläufe innerhalb der Abteilung Business Administration (ohne Buchhaltungsaspekte) und trägst wesentlich zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei.
Deine Aufgaben:
- Du unterstützt die Geschäftsleitung sowie HR in administrativen und organisatorischen Belangen.
- Du übernimmst sämtliche Sekretariatsaufgaben mit hoher Eigenverantwortung.
- Du fungierst als zentrale Anlaufstelle für interne Anliegen - vernetzt, lösungsorientiert und vorausdenkend.
- Du planst und koordinierst Reisen, Meetings und Veranstaltungen.
- Du unterstützt aktiv im Marketing-Umfeld und wirkst punktuell bei Projekten mit.
- Du pflegst Kundendaten und verwaltest Verträge mit Kunden und Partnern.
- Du kümmerst dich um den Einkauf und stellst sicher, dass intern alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
- Du bist flexibel einsetzbar und genau dort zur Stelle, wo im Tagesgeschäft Prioritäten entstehen.
Kurz gesagt: Du bist die treibende Kraft im Hintergrund, hältst mehrere Fäden gleichzeitig in der Hand und sorgst dafür, dass im Unternehmensalltag alles reibungslos ineinandergreift.
Dein Profil:
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung in einem ähnlichen Umfeld (HR-Erfahrung von Vorteil).
- Weiterbildung im Bereich HR oder Direktionsassistenz ist ein Plus, aber kein Muss.
- Pragmatische umsetzungsstarke Persönlichkeit mit ausgeprägter Hands-on-Mentalität.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
- Freude an einem dynamischen, internationalen Arbeitsumfeld.
- Selbstständige sowie zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägter Eigeninitiative.
- Hohe IT-Affinität und sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
Office Manager 60%-80% Arbeitgeber: Incentage AG
Incentage ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Fehraltorf ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld bietet. Mit flachen Hierarchien, flexiblen Arbeitszeiten und einem hybriden Arbeitsmodell fördert das Unternehmen eine angenehme Teamkultur und bietet zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten. Die attraktiven Zusatzleistungen, wie Beiträge zur Pensionskasse und die Übernahme von UVG-Prämien, machen Incentage zu einem idealen Ort für engagierte Fachkräfte, die ihre Karriere im Finanzsektor vorantreiben möchten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager 60%-80% erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Auswahlprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement!
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits bei Incentage arbeiten oder in der Branche tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen. Networking ist oft der Schlüssel zum Erfolg!
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Rolle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen zur Stelle und zum Unternehmen direkt erhältst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager 60%-80% mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Sei authentisch in deinem Anschreiben und lass uns wissen, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Betone deine Erfahrungen:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im administrativen Bereich. Welche Aufgaben hast du übernommen? Wie hast du Herausforderungen gemeistert? Das gibt uns einen guten Einblick in deine Fähigkeiten.
Achte auf die Details:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig! Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung sorgfältig zu überprüfen. Ein gut strukturiertes Dokument zeigt, dass du Wert auf Qualität legst.
Bewirb dich über unsere Website:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist über unsere Website. Dort findest du alle Informationen und kannst deine Bewerbung direkt einreichen. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Incentage AG vorbereitet
✨Informiere dich über Incentage
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über Incentage und deren Produkte verschaffen. Schau dir an, welche Softwarelösungen sie anbieten und welche Kunden sie haben. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten als Office Manager unter Beweis stellen. Sei bereit, Situationen zu beschreiben, in denen du administrativen Herausforderungen begegnet bist und wie du diese erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und präzise sprichst. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und achte darauf, aktiv zuzuhören, wenn dir Fragen gestellt werden.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Teamkultur bei Incentage zu erfahren. Frage nach den Werten des Unternehmens und wie das Team zusammenarbeitet. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch an der Integration in das Team.
