Auf einen Blick
- Aufgaben: Steuere administrative Abläufe und unterstütze das Team in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Incentage, ein etabliertes Unternehmen im globalen Finanzmarkt mit flachen Hierarchien.
- Vorteile: Attraktives Vergütungspaket, flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches, internationales Arbeitsumfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde die treibende Kraft im Hintergrund und gestalte den Unternehmensalltag aktiv mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in administrativen Rollen, HR-Kenntnisse von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4500 - 6000 € pro Monat.
An unserem Hauptsitz in Fehraltorf (ZH) suchen wir zur Verstärkung der Abteilung Business Administration eine selbstständige, engagierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit als Office Manager.
Über uns: Incentage ist seit über 20 Jahren im globalen Finanzmarkt etabliert und bietet flexible, hochwertige Softwarelösungen, die Unternehmen helfen, in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten. Finanzinstitute wie Euronext, UBS, Nomura oder Strate setzen auf unsere massgeschneiderten Produkte. Wir arbeiten in einem agilen Umfeld mit flachen Hierarchien und angenehmer Teamkultur. Dank unserer internationalen Erfolgsgeschichte mit Kunden in Städten wie Toronto, Wien, Frankfurt, London oder Johannesburg bieten wir Stabilität und eine langfristige Perspektive. Mit einer 40-Stunden-Woche im Gleitzeitmodell und einem hybriden Home-Office/Präsenz-Setup bietet Incentage ein attraktives, marktgerechtes Vergütungspaket. Dazu gehören zusätzliche Beiträge an die Pensionskasse, die Übernahme der UVG-Prämien sowie weitere Benefits.
Im Fokus: In deiner Rolle als Office Manager steuerst Du die zentralen administrativen Abläufe innerhalb der Abteilung Business Administration (ohne Buchhaltungsaspekte) und trägst wesentlich zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei.
Deine Aufgaben:
- Du unterstützt die Geschäftsleitung sowie HR in administrativen und organisatorischen Belangen.
- Du übernimmst sämtliche Sekretariatsaufgaben mit hoher Eigenverantwortung.
- Du fungierst als zentrale Anlaufstelle für interne Anliegen - vernetzt, lösungsorientiert und vorausdenkend.
- Du planst und koordinierst Reisen, Meetings und Veranstaltungen.
- Du unterstützt aktiv im Marketing-Umfeld und wirkst punktuell bei Projekten mit.
- Du pflegst Kundendaten und verwaltest Verträge mit Kunden und Partnern.
- Du kümmerst dich um den Einkauf und stellst sicher, dass intern alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
- Du bist flexibel einsetzbar und genau dort zur Stelle, wo im Tagesgeschäft Prioritäten entstehen.
Kurz gesagt: Du bist die treibende Kraft im Hintergrund, hältst mehrere Fäden gleichzeitig in der Hand und sorgst dafür, dass im Unternehmensalltag alles reibungslos ineinandergreift.
Dein Profil:
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung in einem ähnlichen Umfeld (HR-Erfahrung von Vorteil).
- Weiterbildung im Bereich HR oder Direktionsassistenz ist ein Plus, aber kein Muss.
- Pragmatische umsetzungsstarke Persönlichkeit mit ausgeprägter Hands-on-Mentalität.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
- Freude an einem dynamischen, internationalen Arbeitsumfeld.
- Selbstständige sowie zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägter Eigeninitiative.
- Hohe IT-Affinität und sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
Interesse? Dann sollten wir uns kennen lernen! Bewirb dich jetzt bei Daniel Wick, Director Finance & Administration. Er steht Dir gerne für weitere Informationen zur Verfügung und freut sich darauf, Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (inklusive Zeugnisse, Diplome und Foto) zu prüfen.
Office Manager (w/m/d) 60%-80% Arbeitgeber: Incentage AG
Incentage ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Fehraltorf ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld bietet. Mit flachen Hierarchien, flexiblen Arbeitszeiten und einem hybriden Arbeitsmodell fördert das Unternehmen eine angenehme Teamkultur und bietet zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten. Die attraktiven Zusatzleistungen, wie Beiträge zur Pensionskasse und die Übernahme von UVG-Prämien, machen Incentage zu einem besonders attraktiven Arbeitsplatz für engagierte Talente.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (w/m/d) 60%-80% erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager interessierst, zögere nicht, direkt mit Daniel Wick in Kontakt zu treten. Ein persönliches Gespräch kann oft mehr bewirken als eine E-Mail.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon bei Incentage arbeiten oder im Finanzsektor tätig sind. Empfehlungen können dir einen echten Vorteil verschaffen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über Incentage und deren Produkte. Zeige, dass du die Branche verstehst und wie du zur Verbesserung der administrativen Abläufe beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und deine Motivation. Außerdem hast du so die besten Chancen, dass deine Bewerbung schnell bearbeitet wird.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (w/m/d) 60%-80% mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich so kennenlernen, wie du bist. Zeige in deinem Anschreiben deine Persönlichkeit und was dich motiviert, bei uns zu arbeiten. Authentizität kommt immer gut an!
Pass dein Anschreiben an:Nimm dir die Zeit, dein Anschreiben auf die Stelle als Office Manager zuzuschneiden. Gehe auf die spezifischen Anforderungen im Jobangebot ein und zeige, wie deine Erfahrungen dazu passen.
Achte auf die Details:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig! Lies deine Unterlagen mehrmals durch oder lass sie von jemand anderem gegenlesen. Ein fehlerfreies Dokument zeigt, dass du sorgfältig arbeitest.
Bewirb dich über unsere Website:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Incentage AG vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, um mehr über Incentage und deren Produkte zu erfahren. Schau dir an, welche Softwarelösungen sie anbieten und welche Kunden sie bedienen. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten als Office Manager unter Beweis stellen. Sei bereit, über deine Erfahrungen in der Organisation von Meetings oder der Unterstützung von HR zu sprechen. So kannst du deine Hands-on-Mentalität und Eigenverantwortung demonstrieren.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle gute Kommunikationsfähigkeiten erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Übe, wie du deine Gedanken strukturiert präsentierst, und sei offen für Rückfragen. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews ist es immer gut, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.
