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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroalltag und unterstütze bei der Digitalisierung.
- Arbeitgeber: Gemeinnützige INDEPENDENT LIVING Stiftung mit innovativen Bildungsangeboten.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und betriebliche Altersvorsorge.
- Andere Informationen: Intensive Einarbeitung und regelmäßige Fortbildungen für Deine persönliche Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Kinder- und Jugendhilfe in einem kooperativen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute MS-Office-Kenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Die gemeinnützige INDEPENDENT LIVING Stiftung bündelt eine Vielzahl innovativer, hochwertiger und verlässlicher Bildungs- und Betreuungsangebote für Kinder- und Jugendliche in Berlin, Brandenburg, Sachsen und Sachsen-Anhalt. In unserer Verwaltung lösen wir Aufgaben in den Bereichen Buchhaltung, Sachbearbeitung und Kommunikation für die Kinder- und Jugendhilfeeinrichtungen der Stiftung mit über 1.400 Beschäftigten. Wir sind über 40 Fachkräfte, die nach inhaltlichen Schwerpunkten in Teams mit 3-10 Mitgliedern zusammenarbeiten. Wir suchen für den Bereich Finanzen und Verwaltung Unterstützung im Bereich Office-Management/Sekretariat.
Du arbeitest eng mit der Bereichs- und Teamleitung sowie erfahrenen Kolleginnen und Kollegen zusammen und profitierst von einer intensiven Einarbeitung und fortlaufendem fachlichen Austausch. Flexible Arbeitszeiten und ein kooperatives Arbeitsumfeld ermöglichen Dir eine ausgewogene Work-Life-Balance.
Vielseitigkeit ist Dein Programm
Deine Aufgaben:
- In Deinem Team „Information und Kommunikation“ (IuK) hältst Du die Fäden in der Hand und sorgst für Struktur.
- Office Management & Empfang
- Du treibst die Digitalisierung voran: Arbeit im Dokumentenmanagementsystems (DMS), Bearbeitung Rechnungseingänge, Verteilung von Dokumenten, Unterstützung bei der Erarbeitung neuer Workflows.
- Du unterstützt: bei der Archivierung und Dokumentation.
- Du bist die zentrale Anlaufstelle: Empfang von Gästen, Telefonbetreuung und interne Kommunikation.
- Du organisierst den Büroalltag: Postbearbeitung (digital/analog), Materialbestellungen, Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Koordination von Handwerkern und Dienstleistern.
- Du unterstützt: die Bereichsleitung und Teamleitung.
Das bringst Du mit:
- Fundament: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement oder Bürokommunikation).
- IT-Skills: Sicherer Umgang mit MS-Office (z. B. Erstellung von Serienbriefen, Grundkenntnisse in Excel) und Offenheit für neue Softwaretools.
- Persönlichkeit: Du arbeitest selbstständig, strukturiert und bewahrst auch in turbulenten Momenten die Ruhe und Dein freundliches Auftreten.
- Mobilität: Dein Hauptarbeitsort ist Berlin, gelegentlich besuchst Du unseren Stiftungssitz in Frankfurt (Oder).
Warum wir?
- Wir schätzen Deine Arbeit und fördern Deine Work-Life-Balance: Flexibilität: Gleitzeitmodell mit Kernarbeitszeit und die Möglichkeit zu hybridem Arbeiten (mobiles Arbeiten).
- Gesundheit & Vorsorge: betriebliche Altersvorsorge, Urban Sports Club Zuzahlung und ein Massagestuhl im Büro in Frankfurt (Oder).
- Extras: Fahrkostenzuschuss, 30 Tage Urlaub, frisches Obst sowie Heiß- und Kaltgetränke, regelmäßige Teamevents, Sommerfest und Weihnachtsfeier.
- Für uns selbstverständlich: Eine gründliche Einarbeitung sowie regelmäßige Fort- und Weiterbildungen sind für uns selbstverständlich, wir stellen die IT-Ausstattung (Laptop, Headset, Maus-Tastatur).
- Perspektive: Deine Weiterentwicklung ist uns wichtig. Wir schauen zusammen nach Stärken und Schwächen und bieten intern die Möglichkeit die richtigen Aufgaben für Dich zu finden.
Bist Du bereit für eine Aufgabe mit Mehrwert? Wir freuen uns auf Deine Bewerbung! Sende uns Deine Unterlagen inklusive Deines frühestmöglichen Eintrittstermins und Deiner Gehaltsvorstellung.
Kaufmännische/-r Mitarbeiter/-in im Office-Management/Sekretariat (m/w/d) Arbeitgeber: Independentliving
Kontaktperson:
Independentliving HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Kaufmännische/-r Mitarbeiter/-in im Office-Management/Sekretariat (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Stiftung.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Vielleicht kennst du jemanden, der bereits bei der INDEPENDENT LIVING Stiftung arbeitet. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Stiftung und ihre Projekte. Zeige, dass du die Werte und Ziele der Organisation verstehst und unterstützen möchtest.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen direkt an die richtige Stelle sendest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Kaufmännische/-r Mitarbeiter/-in im Office-Management/Sekretariat (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende in deinem Anschreiben eine lockere, aber professionelle Sprache und erzähle uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Anpassung ist der Schlüssel: Schau dir die Stellenanzeige genau an und passe dein Bewerbungsschreiben an die Anforderungen an. Hebe deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die zu den Aufgaben im Office-Management passen.
Struktur ist wichtig: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtlicher Lebenslauf macht einen guten Eindruck!
Bewirb dich über unsere Website: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und dich zeitnah kontaktieren.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Independentliving vorbereitest
✨Informiere Dich über die Stiftung
Bevor Du zum Interview gehst, solltest Du Dich intensiv über die INDEPENDENT LIVING Stiftung informieren. Verstehe ihre Mission, die angebotenen Programme und die Zielgruppe. Das zeigt Dein Interesse und Deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege Dir konkrete Beispiele aus Deiner bisherigen Berufserfahrung, die Deine Fähigkeiten im Office-Management und in der Kommunikation unter Beweis stellen. Zeige, wie Du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die Du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, zu den Erwartungen an die Rolle oder zu den digitalen Tools sein, die verwendet werden. Das zeigt, dass Du aktiv an der Position interessiert bist.
✨Präsentiere Deine IT-Kenntnisse
Da der Umgang mit MS-Office und neuen Softwaretools wichtig ist, sei bereit, Deine Kenntnisse in diesen Bereichen zu demonstrieren. Vielleicht kannst Du sogar ein Beispiel nennen, wo Du diese Tools erfolgreich eingesetzt hast.