Sales Service Coordinator in Bremen

Indiana Carton Company ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. ICC diskriminiert nicht aufgrund von Rasse, Religion, Farbe, Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter, nicht ausschließender körperlicher oder geistiger Behinderung, nationaler Herkunft, Veteranenstatus oder aus anderen Gründen, die durch das geltende Recht abgedeckt sind. Alle Beschäftigungen werden auf der Grundlage von Qualifikationen, Verdienst und geschäftlichem Bedarf entschieden.

Die Position des Sales Service Coordinators dient als wichtige Schnittstelle zwischen den Kunden der Indiana Carton Company, den Account Managern und den internen Abteilungen, um eine effiziente Koordination der Kundenaufträge von Anfang bis Ende sicherzustellen. Diese Position spielt eine entscheidende Rolle bei der Pflege starker Kundenbeziehungen durch reaktionsschnelle Kommunikation, genaue Auftragserfassung, proaktive Bestandsverwaltung und zeitnahe Problemlösung. Die Rolle erfordert eine Balance aus Kundenservice-Expertise, Detailgenauigkeit sowie starken organisatorischen und analytischen Fähigkeiten, um Bedürfnisse vorherzusehen, Fristen einzuhalten und die allgemeine Geschäftseffizienz zu unterstützen.

Der Sales Service Coordinator trägt auch zur Aufrechterhaltung der Cybersicherheitskonformität, zur Einhaltung der Unternehmenswerte und zur Förderung einer positiven und kollaborativen Arbeitsplatzkultur bei.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Kundenanfragen und -erwartungen verwalten
• Auftragserfassung
• Bestandsmanagement – Nachbestellpunkte und Prognosen
• Unterstützung bei der Jobkoordination
• Schnittstelle zwischen Account Manager (Vertrieb) und Kunde

Primäre Aufgaben:

• IT-Sicherheitskonformität – Teilnahme an und Einhaltung der vom Unternehmen bereitgestellten Schulungen zur Cybersicherheit, um die Einhaltung der IT-Sicherheitsrichtlinien und bewährten Verfahren zum Schutz von Unternehmensdaten und -systemen sicherzustellen.
• Teilnahme an der EOS-Plattform – Teilnahme an geplanten Einzelgesprächen, vierteljährlichen Diskussionen, jährlichen Bewertungen und Abteilungsbesprechungen. Ausfüllen von Leistungsmanagementdokumenten und vierteljährlichen ROCKs sowie wöchentliche Berichterstattung über Scorecard-Metriken nach Vorgabe.
• Unterstützung und aktive Teilnahme an Kultur- und Mitarbeiterengagement-Initiativen, die ein positives Arbeitsumfeld fördern.
• Koordination der Produktionsbedarfe intern von Anfang bis Ende, Zusammenarbeit mit dem zuständigen Verkäufer, Planer, Produktion, Künstler, Schätzer und Kunde zur Erfüllung eines Vertrags und von Bestellungen.
• Aufbau nachhaltiger Beziehungen und Vertrauen zu neuen und bestehenden Kundenkonten und externen Vertriebspartnern durch offene, reaktionsschnelle und interaktive Kommunikation.
• Schnittstelle zwischen Kundenkonten und dem nationalen Vertriebsteam.
• Beantwortung von Kundenanfragen zu Bestellungen, Angeboten, Beständen, Preisen, Rechnungsstellung und Versandinformationen.
• Allgemeines Verständnis von Fracht- und Transportzeiten.
• Manuelle und genaue Verarbeitung eines hohen Volumens von Kundenbestellungen täglich in das ERP-System.
• Detailgenauigkeit und kritisches Denken sind erforderlich, wenn Aufträge eingegeben und verarbeitet werden.
• Analyse der Bestandsniveaus zur Sicherstellung neuer Verträge für Nachbestellungen. Interne Kommunikation, wann und wie viele zusätzliche Produktläufe noch auf einem Vertrag verbleiben. Verfolgen der Auftragsfreigaben durch den Prozess, um die pünktliche Erfüllung sicherzustellen. Verarbeitung unterzeichneter Verträge.
• Probleme der Kunden lösen, geeignete Lösungen und Alternativen schnell anbieten und sicherstellen, dass die Probleme gelöst werden.
• Sekundäre Aufgaben: Unterstützung bei der Beantwortung des Telefons, Ablage, Überprüfung von Rechnungen, Entgegennahme von Frachtterminen und Durchführung von Kreditkartentransaktionen nach Bedarf.
• Kommunikation mit anderen Abteilungen, um die Nachverfolgung von Kundenartikeln und -anfragen wie Teilenummern, Sonderbestellungen, Produktionsausnahmen usw. sicherzustellen.
• Cross-Training innerhalb der Abteilung zur Unterstützung von Teammitgliedern.
• Kommunikation von Rückstandbenachrichtigungen an Kunden, wenn dies angemessen ist, während Vorschläge für Substitutionen und Alternativen gemacht werden, wenn verfügbar.
• Erledigung anderer erforderlicher Aufgaben.

Erforderliche Fähigkeiten/Fähigkeiten:

• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, Informationen prägnant und klar zu präsentieren.
• Schnelles und genaues Tippen sowie 10-Ziffern-Fähigkeiten.
• Ausgezeichnete aktive Zuhörfähigkeiten.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und Verhandlungsfähigkeiten.
• Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten (intern und extern).
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit.
• Ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten mit nachgewiesener Fähigkeit, Fristen einzuhalten.
• Effiziente Priorisierung der Arbeitslast.
• Fähigkeit, effektiv mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
• Fähigkeit, bevorstehende Bedürfnisse vorherzusehen und anzusprechen.
• Starke analytische und problemlösende Fähigkeiten.
• Fähigkeit, neue Konzepte schnell und genau zu lernen.
• Fähigkeit, unabhängig mit wenig Aufsicht zu arbeiten.
• Hohe Zuverlässigkeit und Identifikation mit den Unternehmenswerten.
• Fähigkeit, sich an die Bedürfnisse der Organisation und der Mitarbeiter anzupassen.
• Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und gegebenenfalls zu delegieren.
• Kenntnisse in Microsoft Office Suite 365 (Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen, Präsentationsmodelle, Kalenderanwendung).
• Kenntnisse in CRM (Zendesk), ERP (Advantzware), MES/OEE (Vorne), IMS (Netstock), PMS (PrimaLogik).

Bildung und Erfahrung:

• Abschluss der Sekundarstufe erforderlich, postsekundärer Abschluss wird stark bevorzugt.
• Vorherige Erfahrung im Kundenservice und/oder Vertriebsbereich.

Körperliche Anforderungen:

• Allgemeine körperliche Anforderungen: Stehen/Sitzen – Der Job kann längeres Stehen, Sitzen oder beides erfordern. Gehen – Fähigkeit, sich über das Büro und den Produktionsbereich über längere Zeiträume oder über lange Strecken zu bewegen. Erreichen/Handhabung – Häufiges Erreichen, Greifen oder feine motorische Fähigkeiten sind erforderlich.
• Sinne und Kommunikationsfähigkeiten: Höranforderungen – Fähigkeit, Alarme, Maschinen oder verbale Anweisungen in einer lauten Umgebung zu hören. Visuelle Anforderungen – Sehbedürfnisse wie Farberkennung, Tiefenwahrnehmung, Naharbeit und Computerbetrieb. Sprache/Kommunikation – Notwendigkeit einer klaren verbalen Kommunikation mit Teammitgliedern oder Kunden. Geschicklichkeit und Koordination: Manuelle Geschicklichkeit – Feine motorische Fähigkeiten sind für Aufgaben wie Montage, Dateneingabe und/oder Tippen erforderlich.
• Arbeitszeit und Ermüdungsüberlegungen: Schichtarbeit – Erforderliche Stunden am Schreibtisch sind Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 16:00 Uhr und freitags von 8:00 bis 15:00 Uhr. *Die Stunden am Freitag können saisonal variieren. Überstundenanforderungen – Die Position ist so konzipiert, dass sie in 40 Stunden pro Woche abgeschlossen wird; jedoch können einige Überstunden erforderlich sein, um den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.
• PPE (Persönliche Schutzausrüstung) Anforderungen: Geschlossene Schuhe sind aus Sicherheitsgründen erforderlich.

*Dieses Dokument besagt in keiner Weise, dass dies die einzigen Aufgaben sind, die von dem Mitarbeiter, der diese Position innehat, ausgeführt werden müssen.