Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Rechtsabteilung bei administrativen Aufgaben und der Organisation von Prozessen.
- Unternehmen: Multinationale EU-Agentur für Geldwäschebekämpfung in Frankfurt am Main.
- Vorteile: Überdurchschnittliches Gehalt, flexibles Arbeitsumfeld und internationale Teamkultur.
- Weitere Informationen: Tolle Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zur Bekämpfung von Geldwäsche bei.
- Qualifikationen: Mindestens 1 Jahr administrative Erfahrung und gute Englischkenntnisse (C1).
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 39600 - 48400 € pro Jahr.
Wir suchen einen Verwaltungsassistenten (M/W/D) für eine multinationalen Kunden in Frankfurt/Main, die EU-Agentur für Geldwäschebekämpfung und Terrorismusfinanzierung (AMLA). Die AMLA ist eine dezentralisierte EU-Agentur, die nationale Behörden koordiniert, um die korrekte und einheitliche Anwendung der EU-Vorschriften sicherzustellen. Ziel der EU-Behörde ist es, die Aufsicht über die Geldwäschebekämpfung und die Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung (AML/CFT) in der EU zu transformieren und die Zusammenarbeit zwischen den Finanzermittlungseinheiten (FIUs) zu verbessern.
Hauptaufgaben:
- Bereitstellung von administrativer und koordinierender Unterstützung für die Rechtsabteilung, einschließlich der Unterstützung bei der Planung, Organisation, Nachverfolgung und Umsetzung der internen Prozesse und Aktivitäten der Abteilung.
- Verwaltung, Pflege und Überwachung von rechtlichen Dokumenten und Aufzeichnungen im Dokumentenrepository und den Fall-/Dokumentenmanagementsystemen der Abteilung, um eine genaue Registrierung, Klassifizierung, Ablage, Versionskontrolle und zeitnahe Aktualisierung der Aufzeichnungen sicherzustellen.
- Unterstützung des täglichen Managements und der Koordination des Arbeitsablaufs der Abteilung, einschließlich der Registrierung, Zuweisung und Überwachung von Aufgaben; Pflege von Arbeitsplänen und Trackern; Nachverfolgung von Fristen; Koordination von Anpassungen an Prioritäten und Zeitplänen; und Überwachung der fristgerechten Lieferung rechtlicher Ergebnisse.
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Finalisierung rechtlicher Ergebnisse zur Einreichung bei den Entscheidungsorganen der AMLA, einschließlich der Sicherstellung, dass Dokumente vollständig, ordnungsgemäß formatiert, angemessen referenziert und mit der erforderlichen Verfahrensdokumentation versehen sind.
- Organisation und Bereitstellung administrativer Unterstützung für Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen im Zusammenhang mit den Aktivitäten der Rechtsabteilung, einschließlich der Terminplanung, Vorbereitung und Verteilung von Dokumentationen, Koordination mit Teilnehmern, logistische Arrangements und Nachverfolgung von Maßnahmen.
- Unterstützung bei administrativen und Beschaffungsverfahren im Zusammenhang mit der Auslagerung von Rechtsdienstleistungen, einschließlich externer Rechtsberatung, Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten und Übersetzungsdiensten, sowie Unterstützung bei der Vorbereitung und Verarbeitung von Beschaffungsdokumentationen, Verträgen, Bestellungen und verwandten administrativen Aufzeichnungen.
- Unterstützung der Wissensmanagementaktivitäten der Rechtsabteilung, einschließlich der Anwendung und Pflege von Metadaten für rechtliche Produkte, systematische Klassifizierung und Ablage von rechtlichen Materialien, Abruf und Organisation von rechtlichen Informationen sowie Pflege der Wissensdatenbanken und -werkzeuge der Abteilung.
- Unterstützung bei der Überwachung und Berichterstattung über die administrativen Aktivitäten der Abteilung, einschließlich der Pflege relevanter Statistiken, Tracker und Dashboards sowie der Erstellung periodischer Informationen über Arbeitslast, Fristen, Ergebnisse und die Nutzung externer Rechtsdienstleistungen.
Qualifikationen:
- Sekundarschulbildung
- Berufserfahrung: 1-5 Jahre administrative Erfahrung
- IT-Kenntnisse: MS Office-Paket: Outlook, Word, Excel, PPT. Erfahrung im Dokumentenmanagement. Management von Arbeitsabläufen.
- Sprachkenntnisse: Englisch ist die Standardsprache und daher wird ein C1-Niveau vorausgesetzt.
- Weitere Fähigkeiten und Kompetenzen:
- Technische Kompetenzen: Fähigkeit, klare, präzise und gut strukturierte Dokumente in Englisch zu verfassen. Fähigkeit, Besprechungen effektiv zu organisieren und zu koordinieren, einschließlich Planung, Terminierung und logistischen Arrangements. Fähigkeit, komplexe Arbeitsabläufe zu verwalten. Erstellung von Managementberichten.
- Interpersonelle Kompetenzen: Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Fähigkeit, autonom und unter Druck und/oder Zeitdruck zu arbeiten. Ausgezeichnete Kunden-/Serviceorientierung. Fähigkeit, Probleme mit einer lösungsorientierten Einstellung anzugehen. Starke Kommunikationsfähigkeiten.
Vergütung: Über dem Marktniveau liegendes Gehalt. Deutscher Zeitarbeitsvertrag (Zeitarbeitsvertrag/Arbeitnehmerüberlassung).
Standort: Frankfurt/Messeturm
Startdatum: asap
Enddatum: 9 Monate + mögliche Verlängerung
Referenz: 28/2026ADMASILEG
Administrative Assistant Legal Unit for the EU Agency AMLA in Frankfurt am Main – Interim/Zeitarbeit Arbeitgeber: infeurope S.A
EIOPA bietet eine herausragende Arbeitsumgebung in Frankfurt am Main, die von einem internationalen und multikulturellen Team geprägt ist. Als Teil dieser Organisation profitieren Sie von überdurchschnittlicher Vergütung, einer dynamischen Arbeitsatmosphäre und der Möglichkeit, aktiv zur Stabilität der europäischen Versicherungs- und Pensionsmärkte beizutragen. Zudem fördert EIOPA die persönliche und berufliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter, was diese Position besonders attraktiv macht.
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✨Nutze die Hochschul-Karrieremessen
Das ist unsere Chance, direkt mit Recruitern von verschiedenen Unternehmensberatungen in Kontakt zu treten. Schau dir die Messen an, die an deiner Uni stattfinden und bring dein bestes Lächeln mit – oft haben sie für befristete Stellen spezielle Programme oder Praktika in Planung!
✨Vernetze dich in spezifischen Online-Communities
Schau dir Plattformen wie LinkedIn oder spezielle Foren für Unternehmensberatung an. Engagiere dich in Diskussionen, teile deine Gedanken zu aktuellen Trends und zeige, dass du ein aktives Mitglied der Beratungswelt bist. Oft erfährt man hier auch von befristeten Möglichkeiten, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Kleinere Beratungsgespräche simulieren
Mach dir ein paar Gedanken, wie man typische Cases aus der Unternehmensberatung angehen kann. Übe diese mit Freunden oder Kommilitonen! Das kann dir das Vertrauen geben, bei echten Bewerbungsgesprächen zu glänzen, auch wenn die Zeit begrenzt ist.
✨Bewerbe dich über unsere Website!
Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung schnell auf dem Tisch landet. Auf unserer Seite gibt es immer aktuelle Angebote und so verpasst du keine befristete Stelle, die perfekt zu dir passt. Also, lass uns gemeinsam die Beratungsszene rocken!
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist es wichtig, dass du deine analytischen Fähigkeiten unter Beweis stellst. Nutze in deinem CV konkrete Beispiele, wie du Probleme strukturiert angegangen bist und welche Lösungen du entwickelt hast. Das zeigt, dass du das richtige Mindset für diese Branche hast.
Passe deinen Lebenslauf an!:Egal ob Praktikum oder befristete Anstellung, dein Lebenslauf sollte auf die spezifischen Anforderungen der Unternehmensberatung zugeschnitten sein. Hebe relevante Praktika, Projekte und Erfahrungen hervor, die deine Beratungsfähigkeiten und Teamarbeit zeigen.
Motivation in der Bewerbung!:Gerade bei einer befristeten Position ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, warum du unbedingt bei infeurope S.A arbeiten möchtest. Zeig, dass du bereit bist, deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln und einen Mehrwert für das Team zu schaffen.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist Kommunikation das A und O. Mach deutlich, wie du komplexe Informationen zusammenfassen und effektiv präsentieren kannst. Vielleicht hast du ein Projekt geleitet, bei dem du deine Fähigkeiten verbessern konntest – das sollte unbedingt in deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei infeurope S.A vorbereitet
✨Fokussiert auf Problemlösung
In der Unternehmensberatung dreht sich alles um das Lösen von Problemen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deinem Studium oder vorherigen Praktika zu nennen, wo du analytische Fähigkeiten und kreative Lösungsansätze unter Beweis gestellt hast. Denk an echte Fälle, die du durchleuchten könntest, um deine Denkweise zu verdeutlichen!
✨Teamwork und Kommunikation
Beratungsprojekte laufen oft im Team ab. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrungen in der Teamarbeit betreffen. Wie hast du Konflikte gelöst oder Ideen effektiv kommuniziert? Hier kannst du während des Interviews deinen persönlichen Stil und wie du zur Team-Dynamik beiträgt, hervorheben.
✨Flexibel und lernbereit
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, könnte dein zukünftiger Arbeitgeber auf der Suche nach jemandem sein, der sich schnell in neue Themen einarbeiten kann. Bereite dich darauf vor, zu zeigen, wie du in der Vergangenheit Lernkurven gemeistert hast oder schnell neue Fähigkeiten erworben hast. Das zeigt dein Engagement und Potenzial für Wachstum.
✨Praktische Cases und Rollenspiele
Erwarte, dass du in deinem Interview an praktischen Fallstudien oder Rollenspielen teilnehmen musst. Übe diese Formate im Voraus. Überlege dir, wie du strukturiert an Fragestellungen herangehen kannst und wie du deine Ergebnisse überzeugend präsentieren würdest. Das wird dir helfen, in der Beratung den richtigen Eindruck zu hinterlassen!
