Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die zentrale Ansprechperson und organisiere alles im Office Management.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen im Bereich Risk & Fraud mit einem tollen Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten und zahlreiche Gesundheitsangebote.
- Weitere Informationen: Langfristige Entwicklungsperspektiven und coole Teamevents.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag und kommuniziere mit Kunden und Kollegen.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und gute MS Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 22950 - 28050 € pro Jahr.
Du behältst den Überblick, organisierst gerne und bist ein echtes Kommunikationstalent? Dann bist du bei uns genau richtig! Für unseren Geschäftsbereich Risk & Fraud suchen wir eine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit, die unser Team im Office Management unterstützt und als zentrale Ansprechperson für unsere Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen agiert. Die Position ist in Teilzeit mit 25–30 Stunden pro Woche zu besetzen.
Was du bei uns bewegen kannst:
- Du bist zentrale Ansprechperson für Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen und übernimmst die professionelle Kommunikation – auch am Telefon.
- Du prüfst und erstellst Rechnungen, bearbeitest Bestellungen und übernimmst das Mahnwesen.
- Du organisierst Dienstreisen, Besprechungen, externe Meetings sowie kleinere Veranstaltungen und Bewirtungen.
- Du übernimmst administrative Aufgaben rund um Einkauf, Büromaterial und Dokumentenverwaltung.
- Du pflegst und aktualisierst Kunden-, Stamm- und interne Daten und unterstützt bei der Optimierung administrativer Prozesse.
- Du arbeitest eng mit Vertrieb, Controlling und Projektmanagement zusammen.
Was du dafür mitbringst:
Must-Haves:
- Eine Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- 2–3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder einem vergleichbaren Bereich
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise und ein freundliches, professionelles Auftreten
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und gute Englischkenntnisse (mind. B1)
Nice-to-Haves:
- Erfahrung mit einem Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare
- Kenntnisse in Odoo
Wie wir deine Arbeit wertschätzen:
- Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten, Workation, Sabbatical
- Kinderbetreuungszuschuss und weitere familienfreundliche Angebote
- Urban Sports Club Mitgliedschaft und weitere Gesundheits-/Sportangebote z. B. Bike-Leasing
- Langfristige Entwicklungsperspektiven mit vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten
- Vielfältiges, gesundes und bezuschusstes Mittagessen in unserer Kantine
- Großes INFORM-Sommerfest, Betriebs- und Teamausflüge sowie eine Weihnachtsfeier
Office Manager (all genders) - Teilzeit (25-30 Std./Woche) in Aachen Arbeitgeber: INFORM Institut für OR und Management
Als Arbeitgeber bietet INFORM ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld, in dem Teamarbeit und offene Kommunikation großgeschrieben werden. Mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit, bis zu 75 % remote zu arbeiten, fördern wir eine ausgewogene Work-Life-Balance. Zudem investieren wir in die langfristige Entwicklung unserer Mitarbeiter durch vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und bieten zahlreiche familienfreundliche Vorteile, die das Arbeiten bei uns besonders attraktiv machen.
Kontaktdaten:
INFORM Institut für OR und Management Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager (all genders) - Teilzeit (25-30 Std./Woche) in Aachen erhalten könntest
✨Lerne die Branche kennen!
Im Bereich Einkauf und Beschaffung ist es super wichtig, die gängigen Trends und Tools zu kennen. Tritt einschlägigen LinkedIn-Gruppen und Online-Foren bei, um dich mit Fachleuten zu vernetzen, die in der Branche arbeiten. Schau dir auch Webinare oder Workshops an, um mehr über die neuesten Entwicklungen zu erfahren.
✨Nutze lokale Messen und Networking-Events
Gehe auf lokale Messen oder Jobmessen, die spezifisch auf den Einkauf ausgerichtet sind. Hier kannst du direkt mit Firmen in Kontakt treten, die Teilzeitkräfte suchen. Solche Events sind eine tolle Gelegenheit, um persönliche Beziehungen aufzubauen und sichtbar zu werden.
✨Sichtbarkeit durch praxisnahe Erfahrungen
Da es sich um einen Teilzeitjob handelt, könntest du überlegen, dich in Praktika oder bei kleineren Projekten einzubringen. Das zeigt dein Engagement und deine praktischen Fähigkeiten. Nutze Plattformen wie StudySmarter, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten sichtbar zu machen.
✨Bewirb dich gezielt über unsere Website!
Vergiss nicht, dass die direkte Bewerbung über unsere Website oft die beste Möglichkeit ist, sicherzustellen, dass dein Profil gesehen wird. Es ist eine einfache Möglichkeit, um zu zeigen, dass du an einem Teilzeitjob im Einkauf interessiert bist und motiviert bist, uns kennenzulernen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (all genders) - Teilzeit (25-30 Std./Woche) in Aachen mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine Verhandlungsfähigkeiten!:Im Einkauf-Beschaffung ist es wichtig, dass du deine Verhandlungsfähigkeiten unter Beweis stellst. Erwähne in deinem CV konkrete Beispiele, wie du erfolgreich Preise verhandelt oder Lieferbedingungen optimiert hast. Das zeigt, dass du die Schlüsselkompetenzen für diesen Bereich mitbringst.
Lege deinen Fokus auf deine analytischen Fähigkeiten:Einkauf erfordert eine starke analytische Denkweise. Wenn du praktische Erfahrungen mit Datenanalysen oder Marktanalysen hast, zieh das in deiner Bewerbung hervor. Beschreibe, wie du Entscheidungen mit Hilfe von Daten getroffen hast - das wird eine große Pluspunkte bei INFORM Institut für OR und Management bringen!
Motivation ist der Schlüssel in Teilzeit:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben klar machst, warum du an dieser Position interessiert bist und was du lernen möchtest. Zeig, dass du bereit bist, dich in das Team von INFORM Institut für OR und Management einzubringen und gleichzeitig deine Fähigkeiten im Einkauf weiterzuentwickeln.
Präsentiere vorangegangene Erfahrungen im Einkauf:Wenn du bereits Erfahrungen im Einkauf oder in der Beschaffung hast, vergiss nicht, diese in deine Bewerbung aufzunehmen. Früher durchgeführte Praktika, Nebenjobs oder relevante Studienprojekte können dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben. Qualifikationen oder Zertifikate im Bereich Einkauf sind ebenfalls ein Plus, also fang an, deine Dokumente zusammenzustellen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei INFORM Institut für OR und Management vorbereitet
✨Verstehe die Einkaufsstrategien
Im Einkaufs- und Beschaffungsbereich ist es wichtig, die gängigen Einkaufsstrategien wie Just-in-Time oder das ABC-Analyse-Prinzip zu verstehen. Sei bereit, während des Interviews Beispiele zu geben, wie du solche Strategien in der Praxis angewendet hast oder anwenden würdest.
✨Bereite dich auf praktische Szenarien vor
Oft werden bei Teilzeit-Jobs im Einkauf praktische Szenarien gefragt. Überlege dir, wie du mit Lieferanten verhandeln würdest oder wie du mit Problemen in der Lieferkette umgehst. Es kann hilfreich sein, konkrete Lösungsvorschläge vorzubereiten.
✨Flexibilität und Motivation zeigen
Als Teilzeitkraft ist es wichtig, deine Flexibilität zu betonen. Unternehmen suchen oft jemanden, der bereit ist, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten oder sich schnell in neue Projekte einzuarbeiten. Überlege dir Beispiele aus der Vergangenheit, bei denen du dies unter Beweis stellen konntest.
✨Tools und Softwarekenntnisse verstehen
Mach dich mit den gängigen Einkaufstools und Softwarelösungen vertraut, die in der Branche verwendet werden, wie SAP Ariba oder Oracle Procurement Cloud. Wenn du mit diesen Tools Erfahrung hast, ist das ein großer Pluspunkt und solltest du unbedingt ansprechen.
