Du behältst den Überblick, organisierst gerne und bist ein echtes Kommunikationstalent? Dann bist du bei uns genau richtig! Für unseren Geschäftsbereich Risk & Fraud suchen wir eine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit, die unser Team im Office Management unterstützt und als zentrale Ansprechperson für unsere Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen agiert. Die Position ist in Teilzeit mit 25–30 Stunden pro Woche zu besetzen.
- Du bist zentrale Ansprechperson für Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen und übernimmst die professionelle Kommunikation – auch am Telefon.
- Du prüfst und erstellst Rechnungen, bearbeitest Bestellungen und übernimmst das Mahnwesen.
- Du organisierst Dienstreisen, Besprechungen, externe Meetings sowie kleinere Veranstaltungen und Bewirtungen.
- Du übernimmst administrative Aufgaben rund um Einkauf, Büromaterial und Dokumentenverwaltung.
- Du pflegst und aktualisierst Kunden-, Stamm- und interne Daten und unterstützt bei der Optimierung administrativer Prozesse.
- Du arbeitest eng mit Vertrieb, Controlling und Projektmanagement zusammen.
Must-Haves:
- Eine Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- 2–3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder einem vergleichbaren Bereich
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise und ein freundliches, professionelles Auftreten
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und gute Englischkenntnisse (mind. B1)
Nice-to-Haves:
- Erfahrung mit einem Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare
- Kenntnisse in Odoo
- Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten, Workation, Sabbatical
- Kinderbetreuungszuschuss und weitere familienfreundliche Angebote
- Urban Sports Club Mitgliedschaft und weitere Gesundheits-/Sportangebote z. B. Bike-Leasing
- Langfristige Entwicklungsperspektiven mit vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten
- Vielfältiges, gesundes und bezuschusstes Mittagessen in unserer Kantine
- Großes INFORM-Sommerfest, Betriebs- und Teamausflüge sowie eine Weihnachtsfeier
Kevin Kiesling . kevin.kiesling(at)inform-software.com . Tel. +49 (0) 2408 9456 0
Office Manager (all genders) – Teilzeit (25-30 Std./Woche) in Aachen Arbeitgeber: INFORM
Als Arbeitgeber bietet INFORM Software eine inspirierende Arbeitsumgebung, in der Innovation und Teamarbeit im Mittelpunkt stehen. Mit flexiblen Arbeitszeiten, hybriden Arbeitsmodellen und umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten fördern wir die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Mitarbeiter. Zudem profitieren Sie von einem familienfreundlichen Angebot, gesundem Essen in der Kantine und regelmäßigen Teamevents, die das Miteinander stärken und für ein positives Arbeitsklima sorgen.
