Administrative Assistant Part-Time in Wien

Allocator One Group ist eine globale Investitionsplattform, die neu definiert, wie institutionelles Kapital private Märkte erreicht. Wir betreiben zwei synergistische Geschäftsbereiche: Allocator One unterstützt außergewöhnliche Erst- und Zweitfondsmanager weltweit als Ankerinvestor und fungiert effektiv als „Seed-Investor + Plattform“ für aufstrebende VC-Fonds. Infra One, unser Fund-Operations- und Technologiearm, bietet die regulatorische, administrative und technische Infrastruktur, die es diesen neuen Fonds ermöglicht, schnell und global zu wachsen. Wir sind bereits aktiv und bedienen Kunden im Vereinigten Königreich, den USA, Österreich, Deutschland und starten bald in Singapur, Indien und Luxemburg.

Gemeinsam liefern wir sowohl das Kapital als auch die Struktur, die Fondsmanager benötigen, und schaffen so ein globales Ökosystem von Plattformen, Menschen und Ideen, das die privaten Märkte umgestaltet.

Ihre Mission: Als Administrative Assistant bieten Sie tägliche administrative und operative Unterstützung für die Führungsebene und tragen dazu bei, dass unser Büro in Wien reibungslos läuft. Sie unterstützen bei der Bürokordination, Terminplanung, Reisevorbereitungen, Dokumentation und internen Abläufen, während Sie eng mit den leitenden Teammitgliedern zusammenarbeiten. Diese Rolle bietet hervorragende Möglichkeiten, in breitere operationale Verantwortlichkeiten zu wachsen, während das Unternehmen weiterhin expandiert.

Ihre Aufgaben:

• Administrative Unterstützung für die Führungsebene und das erweiterte Team bereitstellen.
• Kalender, Meetings, Reisevorbereitungen und Logistik koordinieren.
• Büroverwaltung und tägliche Abläufe unterstützen.
• Interne Veranstaltungen, Meetings und Unternehmensinitiativen unterstützen.
• Administrative Aufzeichnungen und Unternehmensdokumentation pflegen.
• Mit Anbietern, Lieferanten und Dienstleistern koordinieren.
• Bei Onboarding-Aktivitäten und Bürologistik helfen.
• Finanzen bei Rechnungen, Ausgabenverfolgung und administrativen Aufgaben unterstützen.
• Administrative Prozesse verbessern und bei Bedarf operationale Unterstützung bieten.
• Zusätzliche Verantwortlichkeiten übernehmen, während sich die Rolle entwickelt und das Unternehmen wächst.

Ihr Profil:

• Vorherige Erfahrung in der Administration, als Executive Assistant, Bürohilfe, im Gastgewerbe, im Kundenservice oder in einer ähnlichen, menschenorientierten Rolle.
• Kandidaten mit einem Hintergrund im Gastgewerbe werden nachdrücklich ermutigt, sich zu bewerben, da herausragender Kundenservice, Professionalität und zwischenmenschliche Fähigkeiten hoch geschätzt werden.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten mit starkem Augenmerk auf Details.
• Freundliche, proaktive und serviceorientierte Denkweise.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch (Deutsch ist von Vorteil).
• Vertraut im Umgang mit Google Workspace und Microsoft Office.
• Bereit zu lernen, anpassungsfähig und begeistert, im Laufe der Zeit in eine breitere operationale Rolle zu wachsen.

Warum wir: Werden Sie Teil einer der am schnellsten wachsenden Plattformen für private Märkte in Europa. Arbeiten Sie mit einem internationalen Team in Europa, Asien und Amerika zusammen. Hybrides Arbeitsumfeld mit Sitz in Wien. Hohe Eigenverantwortung und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Wettbewerbsfähige Vergütung.