Office Manager:in (m/w/d)

Für Administration, Organisation & Kommunikation im Unternehmensverbund suchen wir eine/n Office Manager:in (m/w/d). Für unsere Unternehmensgruppe suchen wir dich als strukturierte Persönlichkeit mit Überblick, Organisationstalent und Freude an abteilungsübergreifender Zusammenarbeit. Als Teil der InfraSolution AG unterstützt du unsere Tochtergesellschaften im administrativen Tagesgeschäft. Dich erwartet ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum mit Verantwortung, Eigeninitiative und engem Austausch mit technischen und kaufmännischen Fachbereichen. Ob du schon Berufserfahrung hast oder dich nach einer erfolgreichen kaufmännischen Ausbildung weiterentwickeln möchtest: Entscheidend ist dein Wunsch, Dinge aktiv mitzugestalten und Strukturen mit Leben zu füllen. Du bekommst eine strukturierte Einarbeitung und ein Team, das dich mit Erfahrung und Wertschätzung begleitet.

Die InfraSolution AG mit Sitz in Langen ist die Holdinggesellschaft einer starken Unternehmensgruppe rund um Kälte-, Klima-, Lüftungs- und MSR-Technik. Unsere Spezialisten liefern ganzheitliche Lösungen für anspruchsvolle Branchen, darunter Pharma-, Food-, Halbleiter- und Hightech-Industrie. Als zentraler Bestandteil unserer Vertriebsstrategie übernimmst du Verantwortung für den gesamten Vertriebsprozess. Vom ersten Kontakt bis zur Übergabe an die Projektleitung.

Deine Aufgaben:

• Du behältst den Überblick über Postfächer, Termine, Listen und Bereitschaftsplanung.
• Du bearbeitest eingehende Bestellungen, erstellst Auftragsbestätigungen und sorgst für die reibungslose Kommunikation mit internen Teams.
• Du überwachst den Posteingang und leitest Informationen effizient weiter oder übernimmst deren Bearbeitung direkt.
• Du pflegst Stammdaten und bereitest Unterlagen für die Buchhaltung vor.
• Du organisierst die digitale Ablage in ELO, pflegst Excel-Übersichten und unterstützt bei der strukturierten Datenverwaltung.
• Du bestellst Büromaterial, Hygieneartikel sowie Arbeitskleidung und kümmerst dich um die Ausgabe an unsere Teams.
• Du übernimmst Reisebuchungen für Techniker und Monteure, mit Blick für Effizienz und Budget.
• Du hältst wichtige Bescheinigungen aktuell und koordinierst deren Einreichung bei Bedarf.
• Ergänzend unterstützt du bei der Bearbeitung von Ausschreibungen und Angebotsvorbereitungen, eine Aufgabe, in die du Schritt für Schritt eingearbeitet wirst.

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau/-kaufmann, Industriekauffrau/-kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbar.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und Word.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent.
• Kommunikationsstärke und Freude an teamübergreifender Zusammenarbeit.
• Erste Berufserfahrung im Bereich Sachbearbeitung, Assistenz oder Verwaltung.
• Kenntnisse in ELO, Time4, PASST.prime oder anderen ERP-Systemen sowie Erfahrung mit technischen Projekten.
• Interesse an der Arbeit in einer Unternehmensgruppe mit vielseitigen Schnittstellen.

Deine Benefits:

• Ein unbefristeter Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten Unternehmen, ausgestattet mit zeitgemäßen Tools und Technologien.
• Gestaltungsfreiheit und Entwicklung durch spezialisierte Schulungen, zertifizierte Fortbildungen oder gezielte Karrierepfade.
• Flexible Arbeitszeiten und je nach Position die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
• 30 Tage Urlaub und Raum zum Abschalten.
• Transparente und leistungsgerechte Bezahlung, mit klaren Entwicklungsmöglichkeiten.
• Dienstrad-Leasing über BusinessBike für alle, die nachhaltig unterwegs sein möchten.
• Teamevents, bei denen du wirklich gerne dabei bist.
• Kleine Extras, die im Alltag wirklich helfen, wie kostenlose Getränke.