Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CEO und VP HR in einem dynamischen Umfeld und manage Büroabläufe.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen in München mit internationalem Flair.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben und ein unterstützendes Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil des Top-Managements und gestalte wichtige Entscheidungen mit.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Assistenz auf Management-Ebene und starke Teamfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 55000 - 75000 € pro Jahr.
Standort
München
Wir suchen eine strukturierte, vorausschauende und hochprofessionelle Persönlichkeit für eine kombinierte Assistenzrolle.
In dieser Funktion unterstützen Sie sowohl den CEO als auch den VP HR und übernehmen gleichzeitig Verantwortung im Office Management am Standort München – in enger Zusammenarbeit mit weiteren
Assistenzkolleg: innen.
Sie agieren als zentrale Schnittstelle, sorgen für effiziente Abläufe und tragen maßgeblich dazu bei, dass sich das Top-Management auf strategische Themen fokussieren kann.
Dabei arbeiten Sie eigenständig in Ihrem Verantwortungsbereich und stimmen sich gleichzeitig eng mit dem bestehenden Assistenz-Team ab.
Dank Ihrer ausgeprägten Resilienz, Ihres pragmatischen Urteilsvermögens und Ihrer strukturierten Arbeitsweise behalten Sie auch bei hoher Dynamik und zahlreichen parallelen Themen stets den Überblick und sorgen für Verlässlichkeit sowie reibungslose Abläufe.
- Ihre Aufgaben
- Executive Assistance CEO – proaktive, eigenverantwortliche Unterstützung des CEO im operativen Tagesgeschäft.
- Management eines komplexen Kalenders inkl. Priorisierung von Terminen.
- Planung und Koordination von Reisen, Abrechnung von Reisekosten.
- Vor- und Nachbereitung von Meetings (Erstellung von Präsentationen, Briefings, Entscheidungsunterlagen und Reports).
- Vorbereitung und Organisation von Leadership Meetings, Investor-Terminen, inkl. Gästebetreuung.
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen CEO und internen/externen Stakeholdern.
- Nachverfolgung von Entscheidungen und To-dos.
- Enge Abstimmung und Koordination mit einer weiteren Executive Assistentin bei gleichzeitig klar definierter eigener Zuständigkeit.
- Executive Assistance VP HR – Unterstützung des VP HR in organisatorischen und administrativen Belangen.
- Unterstützung bei der Koordination von HR-Terminen sowie Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Auswertungen im HR-Kontext.
- Mitarbeit an strategischen & lokalen HR-Initiativen sowie Tracking von Maßnahmen und Meilensteinen.
- Vertrauliche Bearbeitung sensibler HR-Themen.
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter für den Standort München.
- Enge Abstimmung und Koordination mit einer weiteren Executive Assistentin bei gleichzeitig klar definierten eigenen Aufgabengebieten.
- Erstellen und Abwickeln von Purchase Orders inklusive abteilungsübergreifender Abstimmung, Supplier-Kommunikation und Rechnungsfreigaben im System.
- Office Management & Team Assistance (München) – Mitverantwortung für einen reibungslosen Büroalltag am Standort München.
- Organisation und Koordination von Büroabläufen, Dienstleistern und Infrastruktur.
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Meetings und internen Events.
- Empfang und Betreuung von Gästen sowie Sicherstellung eines professionellen Office-Auftritts.
- Allgemeine administrative Unterstützung für die INNIO N. V. (Rechnungsabwicklung, Bestellung von Materialien etc.).
- Enge Zusammenarbeit und gegenseitige Vertretung innerhalb des lokalen Office-Management-Teams.
- Ihr Profil
- Mehrjährige Erfahrung in einer Executive‑Assistenzfunktion auf Top-Management-Ebene, idealerweise in einem internationalen Unternehmen.
- Ausgeprägte Fähigkeit, eigenständig, strukturiert und vorausschauend zu arbeiten sowie Prioritäten souverän zu setzen.
- Gleichzeitig starker Teamgedanke mit der Kompetenz, sich eng mit einem bestehenden Assistenzteam abzustimmen und gemeinsam effiziente Abläufe sicherzustellen.
- Hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld mit wechselnden Anforderungen und Stakeholdern.
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten sowie sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen.
- Ausgeprägtes Organisationsvermögen und Fähigkeit, mehrere Themen parallel und zuverlässig zu steuern.
- Hohe Diskretion, Verlässlichkeit und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise mit einem hohen Qualitätsanspruch.
- Sicheres Auftreten, hohe Stressresistenz und die Fähigkeit auch unter Zeitdruck besonnen und pragmatisch zu handeln.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie routinierter Umgang mit MS Office.
- #J-18808-Ljbffr
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant to the CEO & VP HR (m/w/d) erhalten könnten
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie INNIO Group, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei INNIO Group im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei INNIO Group echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von INNIO Group zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant to the CEO & VP HR (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an INNIO Group reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei INNIO Group vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der INNIO Group tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
