Senior Manager Group Audit Coordination & External Reporting (m/f/d)

Um als organisatorisches Rückgrat der externen Prüfung der Gruppe zu fungieren, um sicherzustellen, dass alle vierteljährlichen Überprüfungen und Jahresprüfungen rechtzeitig abgeschlossen werden, durch rigorose End-to-End-Koordination zwischen internen Finanzfunktionen und externen Prüfern. Diese Rolle schützt direkt die Integrität und Glaubwürdigkeit der öffentlichen Finanzberichterstattung der Gruppe.

Wesentliche Verantwortlichkeiten

• Audit-Koordination
  • Eigenverantwortung für den Gruppenprüfungsprozess von Anfang bis Ende für IFRS und US GAAP: von der ersten Planung und Abgrenzung über die Feldarbeit, Überprüfung und endgültige Genehmigung — sowohl für vierteljährliche Überprüfungen als auch für die jährliche Gruppenprüfung.
  • Entwicklung und Pflege des Master-Audit-Koordinationsplans, einschließlich eines detaillierten Zeitplans, Meilensteinverfolgung und Eskalationspfade — abgestimmt auf SEC-Abgabetermine (40 Tage für 10-Q, 60 Tage für 10-K).
  • Als primäre Schnittstelle zu den externen Prüfern für alle gruppenbezogenen Angelegenheiten fungieren; tägliche Prüfkommunikation verwalten, offene Punkte klären und sicherstellen, dass die Prüfer rechtzeitig Zugang zu allen angeforderten Informationen haben.
  • Die Vorbereitungsprozesse der Gruppe für die Prüfung über alle Gruppeneinheiten hinweg orchestrieren: lokale Controller und Buchhaltungsteams koordinieren, um sicherzustellen, dass die PBC (Prepared by Client) Lieferungen vollständig, genau und rechtzeitig eingereicht werden.
  • Ein internes Vorprüfungsverfahren einrichten und durchsetzen, um ein ausreichendes Qualitätsniveau vor dem Engagement des externen Prüfers sicherzustellen — Überraschungen und Nacharbeiten während der Feldarbeit minimieren.
  • Planung und Durchführung von Kick-off-Meetings, Statusüberprüfungen und Abschlusskonferenzen; alle relevanten Materialien vorbereiten und sicherstellen, dass das obere Management über offene Fragen jederzeit informiert ist.
  • Verfolgung und Verwaltung der Lösung von Prüfungsfeststellungen, Überprüfungsnotizen und Anfragen der Prüfer über Arbeitsströme hinweg; ein zentrales Issues-Log mit Verantwortlichen, Fälligkeitsterminen und Status pflegen.
  • Überwachung des PBC-Listenmanagements von Anfang bis Ende: Anfragen an die entsprechenden internen Verantwortlichen verteilen, Vollständigkeit überwachen und Qualität vor der Lieferung an die Prüfer sicherstellen.
  • Koordination der Beziehungen zu Big 4 oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften auf operativer Ebene; Effizienz des Engagements verwalten und den Umfang oder die Zeitpläne konstruktiv in Frage stellen, wo es angemessen ist.
  • Audit Committees in enger Abstimmung mit dem VP Group Accounting bei der Prüfungsplanung, wesentlichen Rechnungslegungsurteilen und dem Fortschritt der Prüfung unterstützen; Unterstützung bei der Vorbereitung von Materialien für das Audit Committee.
• Interne Stakeholder-Management & bereichsübergreifende Koordination
  • Als zentrale Koordinationsstelle zwischen Gruppenbuchhaltung, lokalen Finanzteams, Steuer, Treasury, Recht und FP&A während des Prüfungs- und Berichterstattungszyklus fungieren.
  • Strenge Verwaltung des internen Abschlusskalenders vorantreiben, um sicherzustellen, dass alle upstream Eingaben mit ausreichendem Vorlauf vor den Fristen der externen Prüfung eintreffen.
  • Eine Kultur der Prüfungsbereitschaft in der gesamten Finanzorganisation der Gruppe aufbauen und pflegen — nicht nur zum Jahresende, sondern als kontinuierlichen Zustand der Bereitschaft.
• Prozessverbesserung & Projektarbeit
  • Den Prozess der Audit-Koordination kontinuierlich bewerten und verbessern — einschließlich Werkzeuge, Vorlagen, Kommunikationsflüsse und Eskalationsmechanismen.
  • Leitung oder Unterstützung von Ad-hoc-Finanz- und Buchhaltungsprojekten (z.B. Einführung neuer Rechnungslegungsstandards, M&A-Integration, ERP/Konsolidierungssystemverbesserungen).
  • Unterstützung beim Aufbau einer skalierbaren Infrastruktur für Prüfungen und Berichterstattung, die den laufenden Anforderungen eines börsennotierten Unternehmens gerecht wird.

Qualifikationen / Anforderungen

• Abschluss in Finanzen / Rechnungswesen oder gleichwertig (Master geschätzt) oder wirtschaftliche Ausbildung mit ausreichenden Jahren Berufserfahrung (HAK oder gleichwertig).
• Mindestens 7–10 Jahre relevante Erfahrung, wobei ein erheblicher Teil in Rollen mit direkter Exposition gegenüber externen Prüfungsprozessen liegt — entweder in der öffentlichen Rechnungslegung oder als interne Prüfungskoordinatorin in einer multinationalen Gruppe.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Eigenverantwortung und Verwaltung komplexer externer Prüfungsengagements von Anfang bis Ende, einschließlich Gruppenprüfungen mit mehreren Einheiten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, eine große Anzahl interner Stakeholder unter strengen, nicht verhandelbaren Fristen zu koordinieren.
• Solides Wissen über US GAAP und IFRS.
• Erfahrung in multinationalen, mehrseitigen Gruppenstrukturen mit grenzüberschreitender Prüfungskoordination.
• Sehr gute Microsoft 365 Kenntnisse.
• Ausgezeichnete Excel-Kenntnisse, erfahren im Umgang mit großen Datensätzen.
• Vorherige Erfahrung in einer Big 4 Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (Prüfungspraxis), idealerweise gefolgt von einer internen Rolle in einem börsennotierten Unternehmen.
• Erfahrung mit Konsolidierungssystemen (z.B. SAP, Hyperion/HFM, LucaNet, Oracle FCCS oder ähnliches).
• Hervorragende organisatorische und projektmanagementfähigkeiten — in der Lage, mehrere parallele Arbeitsströme zu verwalten, ohne den Überblick über Details oder Fristen zu verlieren.
• Fließend in Englisch, zusätzliche Sprachen sind von Vorteil.