Junior Office Service Manager

Schließen Sie sich uns als Junior Office Service Manager an und werden Sie das organisatorische Herzstück unseres Office Services-Teams! Sie sorgen dafür, dass unsere täglichen Abläufe reibungslos funktionieren und bieten entscheidende Unterstützung für Ihre Kollegen, damit sich jeder auf die Erstellung großartiger Spiele konzentrieren kann. Sie sind ein Allround-Talent, das sich für eine Vielzahl von Themen begeistert, von Facility Operations und Mitarbeitererfahrung bis hin zu Veranstaltungen und digitalen Tools. Wenn Sie gerne im Büro präsent sind, es genießen, Dinge praktisch umzusetzen, und in einem dynamischen internationalen Umfeld wachsen möchten, ist diese Rolle genau das Richtige für Sie.

Ihre Mission

• Operational Backbone: Sie unterstützen das Office Services-Team bei täglichen operativen Aufgaben und fungieren als zuverlässiger Ansprechpartner für interne administrative Anfragen.
• Front Desk Coverage: Gelegentlich übernehmen Sie die Rolle eines Empfangsmitarbeiters, begrüßen Gäste, verwalten eingehende Pakete und sorgen für einen reibungslosen ersten Eindruck von InnoGames für Besucher und neue Mitarbeiter.
• Facility & Office Operations: Sie sind verantwortlich für den täglichen Betrieb unseres Büros: Management von Besprechungs- und Konferenzräumen, Verwaltung von Schließfächern, Zugangskontrolle (net2), Besuchermanagement (Envoy), interne Beschilderung und Getränkelieferung. Sie halten alles ordentlich, gut bestückt und funktionsfähig.
• Administrative Unterstützung: Sie helfen bei der Rechnungsverwaltung, der Vertragsablage und der allgemeinen Korrespondenz und stellen sicher, dass unsere Dokumentation immer auf dem neuesten Stand ist.
• Event & Projektunterstützung: Sie helfen bei der Organisation von Teamevents und unterstützen spezielle Projekte innerhalb der Abteilung Office Services - bringen Sie einen kreativen Blick und eine praktische Einstellung mit, um Dinge zu realisieren.
• Vendor Coordination: Sie kommunizieren mit externen Dienstleistern und Lieferanten und koordinieren diese, um reibungslose Facility-Services und pünktliche Lieferungen sicherzustellen.
• Procurement & Invoice Handling: Sie kümmern sich um die Bestellung von Büromaterialien, Hardware und Teamausrüstung und sind verantwortlich für den ersten Genehmigungsschritt in unserem Rechnungsmanagementprozess (INVAT).
• People Support: Sie unterstützen unser People & Culture-Team bei administrativen Aufgaben, einschließlich HVV-ÖPNV-Zuschüsse, A1-Zertifikate, Mitarbeiteranerkennung und monatliche Berichterstattung.
• Office IT Support: Unser Office IT-Team ist in unsere Abteilung eingebettet, sodass Sie gelegentlich bei sehr grundlegenden technischen Aufgaben helfen - denken Sie daran, den Unterschied zwischen einem USB-C- und einem HDMI-Kabel zu kennen, einem Kollegen zu helfen, den richtigen Adapter zu finden, oder einen reibungslosen Hardwareübergang während des Onboardings zu unterstützen. Kein tiefes IT-Wissen erforderlich, nur Neugier für Technik und die Bereitschaft, mitzuhelfen.

Ihr Skillset

• Erste Erfahrung: Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen (z.B. Büromanagement, Hotelmanagement, Eventmanagement oder ähnliches) und bringen bis zu 1 Jahr Berufserfahrung - oder ein relevantes Praktikum - in einer administrativen oder Assistenzrolle mit.
• Neugier zu lernen: Sie haben vielleicht noch keine tiefen Erfahrungen im Reise-Management, aber Sie sind neugierig, schnell darin, neue Tools und Prozesse zu erlernen, und motiviert, in die Rolle hineinzuwachsen.
• Allround-Talent: Sie sind neugierig und vielseitig - fühlen sich wohl dabei, zwischen der Organisation einer Veranstaltung, der Bearbeitung von Rechnungen, dem Management von Zugangssystemen und der Unterstützung der IT an einem einzigen Tag zu wechseln.
• Organisationstalent: Sie lieben Struktur und haben ein Gespür dafür, Aufgaben zu priorisieren; Sie behalten auch bei mehreren Anfragen gleichzeitig den Überblick.
• Kommunikation: Sie verfügen über gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch und fühlen sich wohl im Umgang mit Kollegen und Anbietern.
• Service-Mindset: Sie gehen Aufgaben mit einer proaktiven, lösungsorientierten Einstellung an und genießen es, anderen zum Erfolg zu verhelfen.
• Digitale Kompetenz: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und allgemein technikaffin; Erfahrung mit Tools wie Jira oder Beschaffungssystemen ist von Vorteil, aber nicht erforderlich.
• Vorausschauendes Denken: Sie sind kreativ, stellen Fragen und sind bestrebt, bessere Wege zu finden, um Dinge zu erledigen - selbst als Neuling.

Ihre Power-Ups

• Lernmöglichkeiten: Entwickeln Sie sich mit hervorragenden Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten weiter, wie z.B. E-Learning, Hard- und Soft-Skill-Trainings von unserer InnoVersity oder Branchenevents.
• Hervorragende Vorteile: Erhalten Sie 28 Urlaubstage, ein Sabbatical, ein mobiles Gerät, einen Beitrag zu Ihrem ÖPNV-Ticket und mehr.
• Vergütung & Fair Play: Als Unternehmen legen wir Wert auf Fairness und Transparenz, weshalb wir anstreben, öffentliche Gehaltsgitter für so viele Positionen wie möglich zu haben. Die Voraussetzung für ein definiertes Gehaltsgitter ist, dass mindestens sechs Mitarbeiter dasselbe Karrieremodell teilen. Da diese spezifische Rolle eine eher einzigartige Funktion ist, überprüfen wir regelmäßig die Gehaltsspanne basierend auf Marktdaten sowie Ihrem Erfahrungsgrad. Ihr Erfahrungsgrad (Junior, Regular, Senior) wird im Rahmen des Vorstellungsgesprächs bewertet.
• Essen & Getränke: Wir bieten kostenlose Getränke und frisches Obst, um zu Ihrer Gesundheit und Ihrem Wohlbefinden beizutragen; genießen Sie die Mahlzeiten, die von unserer hauseigenen Kantine zubereitet werden, oder kochen Sie selbst in einer unserer Mitarbeiterküchen.
• Dynamische Menschen: Arbeiten Sie in einem agilen, multikulturellen Team - das Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, Arbeitsprozesse aktiv zu gestalten und zu optimieren.
• Kreative Prozesse: Fühlen Sie sich wohl in einer Atmosphäre, die kreatives Denken und starke Ergebnisse fördert.
• Team von Spezialisten: Gestalten Sie die Erfolgsgeschichte von InnoGames und werden Sie Teil unseres internationalen Teams von Fachleuten in einem stabil wachsenden Unternehmen und ausgezeichneten Arbeitgeber.
• Unternehmensveranstaltungen: Nehmen Sie an regelmäßigen Unternehmensveranstaltungen teil, z.B. der InnoConf, Weinverkostungen, Kochen, Paintball, Grillen auf unserer Dachterrasse.

InnoGames ist einer der führenden deutschen Entwickler und Publisher von mobilen und Browser-Spielen und ein zertifizierter Great Place to Work. Das in Hamburg ansässige Unternehmen wurde 2007 gegründet und ist jetzt Teil der Modern Times Group (MTG). Gemeinsam mit etwa 350 Mitarbeitern aus 40 Nationen entwickeln die Unternehmensgründer einzigartige Spiele, die vielen Jahren Spaß für Millionen von Spielern auf der ganzen Welt bieten. InnoGames ist am besten bekannt für Forge of Empires, Elvenar und Tribal Wars, aber das Unternehmen erweitert kontinuierlich sein nunmehr 10-spieliges Portfolio über Plattformen und Genres hinweg. Zuletzt hat InnoGames Heroes of History, eine neuartige Mischung aus Städtebau und Helden-Sammel-RPG, und Cozy Coast, ein Wohlfühl-Strandabenteuer mit ausgeklügeltem Merge-2-Gameplay und fesselnder Geschichte, veröffentlicht.

Bereit, Ihre Reise mit InnoGames zu beginnen und unserem Team als Junior Office Service Manager beizutreten? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung sowie Ihre Gehaltsvorstellungen und frühestmöglichen Starttermin über unser Online-Bewerbungsformular. Sandra Wandschneider beantwortet gerne alle Fragen, die Sie haben könnten.