Junior Office Service Manager

Join uns als Junior Office Service Manager und sei das organisatorische Herzstück unseres Office Services Teams! Du sorgst dafür, dass unsere täglichen Abläufe reibungslos funktionieren und bietest entscheidende Unterstützung für deine Kollegen, damit sich alle auf die Erstellung großartiger Spiele konzentrieren können. Du bist ein Allroundtalent, das sich für eine Vielzahl von Themen begeistert, von Facility Operations und Mitarbeitererfahrung bis hin zu Veranstaltungen und digitalen Tools. Wenn du gerne im Büro präsent bist, es liebst, Dinge praktisch umzusetzen, und in einem dynamischen internationalen Umfeld wachsen möchtest, ist diese Rolle genau das Richtige für dich.

Mission

• Operational Backbone: Du unterstützt das Office Services Team bei täglichen operativen Aufgaben und fungierst als zuverlässiger Ansprechpartner für interne administrative Anfragen.
• Front Desk Coverage: Gelegentlich übernimmst du die Rolle eines Empfangsmitarbeiters, begrüßt Gäste, verwaltest eingehende Pakete und sorgst für einen reibungslosen ersten Eindruck von InnoGames für Besucher und neue Mitarbeiter.
• Facility & Office Operations: Du kümmerst dich um den täglichen Betrieb unseres Büros – Management von Besprechungs- und Konferenzräumen, Verwaltung von Schließfächern, Zugangskontrolle (net2), Besuchermanagement (Envoy), interne Beschilderung und Getränkelieferung. Du hältst alles ordentlich, gut bestückt und funktionsfähig.
• Administrative Support: Du hilfst bei der Rechnungsverwaltung, dem Ablage von Verträgen und allgemeiner Korrespondenz und stellst sicher, dass unsere Dokumentation immer auf dem neuesten Stand ist.
• Event & Project Assistance: Du hilfst bei der Organisation von Teamevents und unterstützt spezielle Projekte innerhalb der Abteilung Office Services – bringst einen kreativen Blick und eine praktische Einstellung mit, um Dinge zu realisieren.
• Vendor Coordination: Du kommunizierst mit externen Dienstleistern und Lieferanten, um einen reibungslosen Facility-Service und pünktliche Lieferungen sicherzustellen.
• Procurement & Invoice Handling: Du kümmerst dich um die Bestellung von Büromaterialien, Hardware und Teamausrüstung und bist verantwortlich für den ersten Genehmigungsschritt in unserem Rechnungsmanagementprozess (INVAT).
• People support: Du unterstützt unser People & Culture Team bei administrativen Aufgaben, einschließlich HVV-ÖPNV-Zuschüsse, A1-Zertifikate, Mitarbeiteranerkennung und monatlichen Berichterstattungen.
• Office IT Support: Unser Office IT-Team ist in unsere Abteilung eingebettet, daher wirst du gelegentlich bei sehr grundlegenden technischen Aufgaben helfen – denke daran, den Unterschied zwischen einem USB-C- und einem HDMI-Kabel zu kennen, einem Kollegen zu helfen, den richtigen Adapter zu finden, oder einen reibungslosen Hardwareübergang während des Onboardings zu unterstützen. Kein tiefes IT-Wissen erforderlich, nur Neugier für Technik und die Bereitschaft, mitzuhelfen.

Skills

• First Experience: Du hast eine kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement, Hotelmanagement, Eventmanagement oder ähnliches) abgeschlossen und bringst bis zu 1 Jahr Berufserfahrung oder ein relevantes Praktikum in einer administrativen oder Assistenzrolle mit.
• Eagerness to Learn: Du hast vielleicht noch keine tiefen Erfahrungen im Reise-Management, aber du bist neugierig, schnell darin, neue Werkzeuge und Prozesse zu erlernen, und motiviert, in die Rolle hineinzuwachsen.
• All-Round Talent: Du bist neugierig und vielseitig – fühlst dich wohl dabei, zwischen der Organisation einer Veranstaltung, der Bearbeitung von Rechnungen, dem Management von Zugangssystemen und der Unterstützung der IT an einem einzigen Tag zu wechseln.
• Organisational Talent: Du liebst Struktur und hast ein Gespür dafür, Aufgaben zu priorisieren; du behältst den Überblick, auch wenn du mehrere Anfragen gleichzeitig bearbeitest.
• Communication: Du verfügst über gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch und fühlst dich wohl dabei, mit Kollegen und Anbietern zu interagieren.
• Service Mindset: Du gehst Aufgaben mit einer proaktiven, lösungsorientierten Einstellung an und unterstützt andere gerne beim Erfolg.
• Digital Proficiency: Du bist sicher im Umgang mit MS Office und allgemein technikaffin; Erfahrung mit Tools wie Jira oder Beschaffungssystemen ist von Vorteil, aber nicht erforderlich.
• Forward Thinking: Du bist kreativ, stellst Fragen und bist bestrebt, bessere Wege zu finden, um Dinge zu erledigen – selbst als Neuling.

Benefits

• Lernmöglichkeiten: Entwickle dich mit hervorragenden Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten weiter, wie z.B. E-Learning, Hard- und Soft-Skill-Trainings von unserer InnoVersity oder Branchenkonferenzen.
• Hervorragende Vorteile: Erhalte 28 Urlaubstage, ein Sabbatical, ein mobiles Gerät, einen Zuschuss zu deinem ÖPNV-Ticket und mehr.
• Vergütung & Fair Play: Als Unternehmen legen wir Wert auf Fairness und Transparenz, weshalb wir öffentliche Gehaltsstrukturen für so viele Positionen wie möglich anstreben.
• Essen & Getränke: Wir bieten kostenlose Getränke und frisches Obst, um zu deiner Gesundheit und deinem Wohlbefinden beizutragen; genieße die Mahlzeiten, die von unserer hauseigenen Kantine zubereitet werden, oder koche selbst in einer unserer Mitarbeiterküchen.
• Dynamische Menschen: Arbeite in einem agilen, multikulturellen Team – das dir und deinem Team ermöglicht, Arbeitsprozesse aktiv zu gestalten und zu optimieren.
• Kreative Prozesse: Fühle dich wohl in einer Atmosphäre, die kreatives Denken und starke Ergebnisse fördert.
• Team von Spezialisten: Gestalte die Erfolgsgeschichte von InnoGames und sei Teil unseres internationalen Teams von Fachleuten in einem stabil wachsenden Unternehmen und preisgekrönten Arbeitgeber.
• Unternehmensveranstaltungen: Nimm an regelmäßigen Unternehmensveranstaltungen teil, z.B. der InnoConf, Weinverkostungen, Kochen, Paintball, Grillen auf unserer Dachterrasse.